У бухгалтерському балансі відображається стан майна організації та джерел його формування на певний момент часу. Тим часом в організаціях щодня відбуваються найрізноманітніші господарські операції, і кожна з них викликає зміни в стані господарських ресурсів, отже, і в самому балансі.
Виникаючі в процесі діяльності організації численні господарські операції не порушують рівності підсумків активу і пасиву, в той час як суми в розрізі окремих статей і підсумки балансу можуть змінюватися. Це пояснюється тим, що кожна операція зачіпає дві статті балансу, а саме: розмір складу майна або величину джерел його освіти. При цьому вони можуть перебувати одночасно як в активі, так і в пасиві. Залежно від характеру змін статей балансу господарські операції можна розділити на чотири типи.
Перший тип характеризується зміною статей активу при незмінній валюті балансу (плюс актив і мінус актив на однакову суму). До таких операцій відносяться всі факти використання матеріальних запасів в процесі виробництва; випуску готової продукції; її відвантаження; погашення дебіторської заборгованості; отримання грошових коштів з розрахункового рахунку в касу організації для видачі заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, відрядження та господарських витрат і т.п.
Приклад. Для видачі заробітної плати персоналу організації з розрахункового рахунку в касу надійшли готівкові гроші в сумі 28 000 тис. Р. При проведенні цієї операції будуть порушені дві статті активу балансу - «Розрахунковий рахунок» і «Каса». За рахунком «Каса» сума збільшується, а за рахунком «Розрахунковий рахунок» зменшується на рівну величину. В результаті господарської операції буде зроблено запис:
Дт рах. «Каса» - 28 000 тис. Р.
Кт рах. «Розрахунковий рахунок» - 28 000 тис. Р.
Другий тип характеризується зміною статей пасиву при незмінній валюті балансу (плюс пасив і мінус пасив на рівну суму). До другого типу відносяться операції щодо утримання податку на доходи з фізичних осіб; зарахування коштів прибутку, що залишається в розпорядженні підприємства, в резервний капітал тощо
Приклад. На підставі протоколу зборів засновників частина чистого прибутку, що залишилася в розпорядженні організації в сумі 4000 тис. Р. направляється на збільшення резервного капіталу. Відповідно до цієї операції, зачіпаються дві статті пасиву в третьому розділі балансу - «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» в сторону зменшення і «Резервний капітал» в бік збільшення.
В результаті проводка матиме такий вигляд:
Дт рах. «Нерозподілений прибуток (непокритий збиток)» - 4000 тис. Р.
Кт рах. «Резервний капітал» - 4000 тис. Р.
Таким чином, господарські операції першого і другого типів не змінюють валюту балансу, так як зміни відбуваються або всередині активу, або всередині пасиву.
Приклад. Від постачальників отримано і оприбутковано на склад організації матеріали на суму 20 000 тис. Р. в результаті збільшилися статті активу балансу «Матеріали» і пасиву балансу «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»; валюта балансу також збільшилася на цю суму. Бухгалтерська проводка буде мати вигляд:
Дт рах. «Матеріали» - 20 000 тис. Р.
Кт рах. «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» - 20 000 тис. Р.
Дт рах. «Розрахунки з персоналом з оплати праці» - 28 000 тис. Р.
Кт рах. «Каса» - 28 000 тис. Р.
Таким чином, господарські операції третього і четвертого типів змінюють одночасно і майно організації та джерела його формування (актив і пасив балансу), а також і валюту балансу.