Ви можете управляти записами «на місці», тобто залишати документ в поточному розташуванні на сайті або зберігати записи в певному архіві, наприклад на сайті центру записів.
Створення та налагодження сайту центру записів
Створення сайту центру записів за допомогою шаблону сайту центру записів.
Створення бібліотек або списків записів для управління записами всіх типів, зазначених у плані файлів, а також їх зберігання (план файлів описує типи документів і елементів, які вважаються в організації бізнес-записами, в ньому вказується місце зберігання записів і відмінні властивості різних типів записів) .
Створення та додавання стовпців сайту до відповідних типів контенту для зберігання і відображення метаданих, пов'язаних з кожним з типів записів, які вказані в плані файлів.
Налаштування організатора контенту для перенаправлення записів кожного типу в відповідне місце.
Створення сайту центру записів
У SharePoint Online можна створити сайт центру записів з вашого верхнього рівня сайту SharePoint. Клацніть + Створити сайт. а потім можна починати з кроку 4 нижче.
У розділі Керування програмами веб-сайту Центру адміністрування виберіть Створення сімейств веб-сайтів.
На сторінці Створення сімейства веб-сайтів в розділі Веб-додаток Якщо не вибрано веб-додаток, в якому ви хочете створити сімейство веб-сайтів, натисніть кнопку зі стрілкою вниз. В меню Веб-додатки натисніть кнопку Змінити веб-додаток і натисніть кнопку веб-додатки, в якому ви хочете створити сімейство веб-сайтів.
У розділі Тема і опис вкажіть заголовок і опис для сімейства веб-сайтів.
У розділі Вибір шаблону знайдіть список Виберіть версію інтерфейсу і виберіть версію інтерфейсу SharePoint для шаблонів, які ви плануєте використовувати.
Виберіть версію якості, якщо потрібно сімейства веб-сайтів для пошуку і запуску як сімейства веб-сайтів в SharePoint Server. Сімейства веб-сайтів, який використовує більш ранню версію якості виконується в пізнішій версії SharePoint, але інтерфейсу користувача і взаємодія з користувачем сімейства веб-сайтів будуть відображені у попередніх версіях. Сімейства веб-сайтів, які можуть бути оновлені в будь-який час до останньої версії якості.
У розділі Вибір шаблону відкрийте вкладку Корпоративний та виберіть Центр записів.
У розділі Головний адміністратор сімейства веб-сайтів введіть ім'я користувача (в форматі "ДОМЕН \ ім'я користувача"), який буде адміністратором сімейства веб-сайтів.
У розділі Додатковий адміністратор сімейства веб-сайтів вкажіть ім'я користувача, який буде додатковим адміністратором сімейства веб-сайтів. Призначити додаткового адміністратора сімейства сайтів - це найкращий спосіб забезпечити управління сімейством сайтів за відсутності головного адміністратора.
Якщо для управління зберіганням даних в родинах веб-сайтів ви використовуєте квоти, в розділі Шаблон квот виберіть шаблон зі списку Виберіть шаблон квот.
Натисніть кнопку ОК.
Створення бібліотек або списків для управління записами
Бібліотеки та списки є важливими елементами системи управління записами. Вони служать «картотеками» для записів кожного типу, що підлягають зберіганню і управлінню. Зв'язавши типи контенту з бібліотеками та списками (ця процедура описана нижче), можна більш детально класифікувати записи. Рекомендується створити по одній бібліотеці або списку для кожного типу контенту в плані файлів записів.
Додавання існуючого типу контенту в список або бібліотеку
Додавання типу контенту в список або бібліотеку дозволяє включати в них елементи цього типу. Записи, що відправляються в центр записів, направляються до відповідного списку або бібліотеку в залежності від типу контенту документа.
Створення та додавання стовпців сайту в списки, бібліотеки і типи контенту
Створення стовпця сайту
На сайті центру записів натисніть кнопку Параметри. а потім виберіть Параметри сайту.
На сайті SharePoint підключення групи клацніть Параметри. виберіть пункт Контент сайту і виберіть пункт Параметри сайту.
На сторінці Параметри сайту в групі Колекції веб-дизайнера клацніть стовпці сайту.
На сторінці Стовпці сайту виберіть команду Створити.
На сторінці «Створення стовпця сайту» в розділі Ім'я та тип введіть ім'я в полі Ім'я стовпця.
Виберіть тип відомостей, які будуть зберігатися в цьому стовпці (наприклад, грошова одиниця, дата і час або текст).
У розділі Група виберіть існуючу групу, в якій буде зберігатися новий стовпець сайту, або виберіть команду Створити групу. щоб створити нову групу для зберігання стовпчика. Групи допомагають систематизувати стовпці і спрощують їх пошук.
У розділі Додаткові параметри стовпчика задайте додаткові параметри. Наявні тут параметрів залежить від типу стовпця, обраного в розділі Ім'я та тип. Наприклад, для стовпця, в якому будуть зберігатися дані типу «Варіант», можна задати список варіантів, який буде відображатися в розділі Додаткові параметри стовпчика.
Натисніть кнопку ОК.
Додавання стовпця сайту в тип контенту для записів
На головній сторінці сайту центру записів натисніть кнопку Параметри і виберіть пункт Параметри сайту.
На сайті SharePoint підключення групи клацніть Параметри. виберіть пункт Контент сайту і виберіть пункт Параметри сайту.
У розділі Колекції веб-дизайнера виберіть типи контенту сайту.
На сторінці типів контенту сайту виберіть тип контенту, який потрібно налаштувати.
Вибравши тип контенту на батьківському сайті або створивши новий тип контенту, на сторінці обраного типу контенту сайту в розділі Стовпці виконайте команду Додати з існуючих стовпців сайту.
На сторінці «Додавання стовпців в тип контенту» в розділі Вибір стовпців вкажіть в списку Вибрати стовпці з групи, по якій потрібно виконати фільтрацію.
Виберіть стовпець, який ви хочете додати в списку Доступні стовпці і натисніть кнопку Додати.
У розділі Оновлення типів списків і типів контенту сайту вкажіть, чи повинні зміни вноситися в типи контенту дочірнього сайту, успадковують від типу контенту даного сайту.
Додавши всі стовпці, натисніть кнопку ОК.
Примітка: Якщо потрібний тип контенту не відображається на цій сторінці у вигляді посилання (затінений), це означає, що він належить батьківському сайту центру записів. Такий тип контенту необхідно вибрати і налаштувати на батьківському сайті. Для цього клацніть посилання в стовпці Джерело навпаки затіненого типу контенту в стовпці Тип контенту сайту.
Створення політик управління відомостями для записів
Політика управління відомостями являє собою набір правил для певного типу контенту. За допомогою політик управління відомостями організації можуть контролювати і відслідковувати ряд аспектів, наприклад період зберігання контенту або дії над ним, які доступні користувачам.
Примітка: Для виконання цього завдання необхідні дозволи групи «Власники» на сайті центру записів.
Додавання політики управління відомостями для типу контенту
Примітка: Задати політику управління відомостями для основного типу контенту неможливо. Основні типи контенту встановлюються при створенні сімейства веб-сайтів. Необхідно створити тип контенту, похідний від основного, і застосувати до нього політику управління відомостями.
На сайті клацніть Параметри і виберіть пункт Параметри сайту.
На сайті SharePoint підключення групи клацніть Параметри. виберіть пункт Контент сайту і виберіть пункт Параметри сайту.
На сторінці Параметри сайту в розділі Колекції веб-дизайнера виберіть пункт типи контенту сайту.
На сторінці «Типи контенту сайту» виберіть тип контенту, для якого потрібно додати політику управління відомостями.
На сторінці «Тип контенту» виберіть пункт Параметри політики управління відомостями.
На сторінці зміни політики введіть опис політики і короткий коментар, що пояснює користувачам її призначення. Максимальна довжина примітки - 512 символів.
Після цього необхідно додати одну або кілька функцій політики в політику управління відомостями. Як включити компоненти, будуть представлені додаткові параметри.
Додавання компонентів в політику управління відомостями
У політику управління відомостями можна додати такі компоненти, як мітки, аудит, термін дії та штрих-коди.
Додавання компонента зберігання вполітіку управління відомостями
На сторінці «Зміна політики» встановіть прапорець Включити зберігання.
Виберіть команду Додати етап зберігання і виберіть один з періодів зберігання, щоб визначити, коли закінчується термін зберігання документа. Щоб встановити дату закінчення терміну дії по властивості дати, виберіть варіант «Час запуску цього етапу визначається по властивості дати елемента», а потім вкажіть дію (Створено або змінено) і період (дні, місяці або роки).
Введіть в поле між списками значення, що визначає відповідний період.
Виберіть дію, яка повинна виконуватися при закінченні терміну дії документа.
Щоб обрану дію повторювалося, встановіть прапорець в розділі Повторення і виберіть період повторення.
Натисніть кнопку ОК.
Додавання компонента аудиту в політику управління відомостями
На сторінці «Зміна політики» в розділі Аудит встановіть прапорець Включити аудит. а потім встановіть прапорці для подій, для яких потрібно вести журнал аудиту.
Натисніть кнопку ОК.
Додавання компонента штрихкоду в політику управління відомостями
На сторінці «Зміна політики» в розділі Штрих-коди встановіть прапорець Включити штрих-коди.
Встановіть прапорець Запитувати вставку штрихкоду .... щоб клієнтські програми Office вимагали від користувачів вставляти штрихкод в документи.
Додавання компонента мітки в політику управління відомостями
На сторінці «Зміна політики» в розділі Мітки встановіть прапорець Включити мітки.
Щоб вимагати від користувачів вставки міток в документи перед їх збереженням і печаткою, встановіть прапорець Запитувати вставку мітки перед збереженням або печаткою.
Щоб заборонити зміну міток після додавання, встановіть прапорець Заборонити зміну міток після їх додавання.
В поле Формат мітки введіть текст, який повинен відображатися на мітці. Можна використовувати будь-яку комбінацію фіксованого тексту і властивостей документа, за винятком обчислюваних і вбудованих властивостей, таких як глобальний унікальний ідентифікатор (GUID) або поле «Ким створено». Щоб перейти на наступний рядок, введіть послідовність символів \ n.
Виберіть для тексту мітки шрифт, його розмір, стиль і вирівнювання.
Вкажіть висоту і ширину мітки в дюймах в полях Висота і Ширина.
Натисніть кнопку ОК.
Налаштування управління записами за місцем
При використанні центру записів робота виконується в закритому репозиторії. Для приміщення записів в такий репозиторій використовується операція «Відправити». Однак для будь-якого сайту можна включити управління записами за місцем і налаштувати систему управління записами. У такій системі (на відміну від центру записів) записи зберігаються разом з активними документами в просторі для спільної роботи. Нижче вказані інші переваги використання системи управління записами за місцем.
Можна використовувати записи і управляти ними на декількох сайтах.
Якщо включено управління версіями, воно здійснюється для записів автоматично.
Пошук eDiscovery можна виконувати одночасно по записах і активним документам.
Можна більш точно визначити поняття записи в організації і управляти правами на їх створення.
Налаштування системи управління записами за місцем включає три основних етапи.
Примітка: Щоб оголосити елементи як записи вручну, необхідно мати права учасника або адміністратора списку.
Активація функцій управління записами за місцем на рівні сімейства веб-сайтів
Примітка: Для виконання цього завдання необхідні дозволи адміністратора сімейства веб-сайтів.
На сайті самого верхнього рівня натисніть кнопку Параметри і виберіть пункт Параметри сайту.
На сайті SharePoint підключення групи клацніть Параметри. виберіть пункт Контент сайту і виберіть пункт Параметри сайту.
У розділі Адміністрування сімейства веб-сайтів клацніть посилання Можливості сімейства веб-сайтів.
Навпаки елемента Управління записами за місцем натисніть кнопку Активувати.
На сайті самого верхнього рівня натисніть кнопку Параметри і виберіть пункт Параметри сайту.
На сайті SharePoint підключення групи клацніть Параметри. виберіть пункт Контент сайту і виберіть пункт Параметри сайту.
Натисніть кнопку ОК.
У SharePoint Online натисніть кнопку Параметри і натисніть кнопку Параметри списку або Параметри бібліотеки.
чи слід дозволити користувачам завжди вручну оголошувати елементи як записи для даного списку або бібліотеки;
чи слід заборонити користувачам вручну оголошувати записи в цьому списку або бібліотеці.
Натисніть кнопку ОК.