На підставі Положення про державні нагороди та Інструкції про порядок видачі нагородженим дублікатів орденів, медалей, відзнак, нагрудних знаків до почесним звань Російської Федерації і документів до державних нагород Російської Федерації замість втрачених [25] допускається видача дублікатів або муляжів [26] державних нагород та документів до них у разі їх втрати в бойовій обстановці, в результаті стихійного лиха, розкрадання або «інших обставин, коли не було можливості запобігти втрату государственн х нагород ».
Заява про видачу дубліката нагороди подається до Комісії при Президентові Російської Федерації з державних нагород через орган місцевого самоврядування району, міста за місцем проживання нагородженого. До заяви додаються документи, що підтверджують нагородження заявника (копія посвідчення до ордена, медалі, почесного звання або архівна довідка про нагородження), довідка державного органу або установи про обставини втрати державних нагород, характеристика з місця роботи, а для непрацюючих - з місця проживання. У разі розкрадання державних нагород необхідно представити також довідку відповідного органу внутрішніх справ про звернення нагородженого з приводу розкрадання державних нагород та про результати їх розшуку (не раніше ніж через один рік з дня повідомлення органу внутрішніх справ про їх розкраданні).
Органи місцевого самоврядування району, міста після розгляду заяви нагородженого приймають по ньому своє рішення. Потім це рішення, заяву нагородженого та додані до нього документи подаються на розгляд глави відповідного суб'єкта Російської Федерації.
Глави суб'єктів РФ перевіряють обставини втрати і приймають рішення про порушення клопотання про видачу дублікатів державних нагород чи про відмову в порушенні такого клопотання, про що повідомляють нагородженому.
Остаточне рішення про видачу дубліката (муляжу) нагороди або відмову в цьому приймає Комісія при Президентові Російської Федерації з державних нагород за результатами розгляду клопотання голови суб'єкта РФ.
Дублікати документів до державних нагород видаються Управлінням Президента Російської Федерації з кадрових питань та державних нагород за заявою нагородженого, поданого через органи місцевого самоврядування за місцем його проживання.