Які виплати враховуються при розрахунку відпускних? Який брати розрахунковий період? Як рахувати відпускні, якщо працівник часто їздить у відрядження, іноді хворіє, отримав премію або йому підвищили зарплату?
С. Лаврикова, бухгалтер, м Кострома;
І. Нікітіна, бухгалтер, м Москва;
Е. Ширшова, бухгалтер, м Волгоград і ін.
Порядок розрахунку відпускних має свої особливості. Вони пов'язані в основному з тим, чи повністю працівник відпрацював розрахунковий період, виплачувалися чи в розрахунковому періоді премії, чи було в організації підвищення окладів і т. Д. Цей порядок стосується розрахунку оплачуваних чергових щорічних відпусток, як «стандартних», так і додаткових, навчальних відпусток, а також компенсацій за невикористану відпустку, які виплачуються при звільненні працівника.
Згідно з Трудовим кодексом, за працівником зберігається середній заробіток:
- при наданні оплачуваної відпустки (ст. 114, 173-176 ТК РФ);
- при виплаті вихідної допомоги (ст. 84, 178, 296 ТК РФ) і компенсації
Про розрахунковому періоді
Але, як правило, ці 12 місяців повністю не відпрацьовуються. Періоди, коли працівник був відсутній на роботі (і нараховані припадають на цей час суми), при розрахунку середнього заробітку виключають (п. 5 Положення). Це періоди, коли:
- за працівником зберігався середній заробіток відповідно до законодавства Російської Федерації, за винятком перерв для годування дитини, передбачених трудовим законодавством Російської Федерації (відпустки, відрядження і т. д.);
- працівник отримував допомогу з тимчасової непрацездатності або допомога по вагітності та пологах;
- працівник не працював у зв'язку з простоєм з вини роботодавця або з причин, не залежних від роботодавця і працівника;
- працівник участі в страйку, але у зв'язку з цим страйком не мав можливості виконувати свою роботу;
- працівникові надавалися додаткові оплачувані вихідні дні для догляду за дітьми-інвалідами та інвалідами з дитинства;
- працівник в інших випадках звільнявся від роботи з повним або частковим збереженням заробітної плати або без оплати відповідно до законодавства Російської Федерації.
Пояснимо на прикладі.
А як бути в разі, коли у співробітника за 12 місяців розрахункового періоду не було нарахованої зарплати або вони повністю складаються з виключаються періодів? Тоді для визначення середнього заробітку потрібно брати період, рівний розрахунковому, - 12 місяців, які передують виключає часу (п. 6 Положення).
Які приклади того на практиці? Мабуть, найпоширеніші пов'язані з відпустками по догляду за дитиною.
Буває, що не тільки протягом минулих 12 місяців, але і до цього у працівника немає фактично відпрацьованих днів і заробітної плати. Тоді середній заробіток потрібно розраховувати виходячи з сум, нарахованих за дні місяця, які співробітник відпрацював перед відходом у відпустку (п. 7 Положення). Якщо немає і цього, то відпускні потрібно вважати виходячи з окладу (тарифної ставки) працівника (п. 8 Положення).
Про підрахунку календарних днів у розрахунковому періоді
У пункті 10 Положення сказано, що для підрахунку середнього денного заробітку для оплати відпусток потрібно розділити суму заробітної плати, фактично нарахованої за розрахунковий період, на 12 і на середньомісячне число календарних днів, що дорівнює 29,4. Це в разі, коли розрахунковий період працівник відпрацював повністю (не було ні відряджень, ні лікарняних і т. Д.). Формула виглядає так:
сума нарахованої
за розрахунковий період
заробітної плати
Потім шляхом складання потрібно розрахувати загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Скористаємося даними прикладу 1.
У розрахунковому періоді працівник повністю відпрацював вісім місяців, а в повному обсязі відпрацьованих місяцях він відпрацював:
Потім потрібно визначити суму виплат працівника, з якої шляхом ділення на кількість календарних днів у розрахунковому періоді буде розрахований середній денний заробіток і далі в звичайному порядку - сума відпускних. Розглянемо приклад.
Скористаємося даними прикладів 1 і 3. Припустимо, оклад працівника - 15 000 руб. У повному обсязі відпрацьованих місяцях йому було нараховано за роботу:
Середній денний заробіток для розрахунку відпускних буде дорівнює:
(15 000 руб. × 8 міс. + 9000 руб. + 12 580,65 руб. + 1451,61 руб. + 9642,86 руб.). 295,04 дн. = 517,47 руб.
Співробітникові будуть нараховані відпускні в сумі 7244,58 руб. (517,47 руб. × 14 дн.).
У наведеному прикладі в розрахунку відпускних брали участь тільки оклад працівника і оплата відпрацьованого часу, розрахована виходячи з окладу.
Про інші виплати
На користь працівника можуть бути і інші виплати. Спочатку розглянемо, які з них не потрібно враховувати при розрахунку середнього заробітку, а які потрібно.
А пункт 2 Положення наказує при розрахунку відпускних враховувати всі виплати, передбачені системою оплати праці в організації, незалежно від джерел їх нарахування, зокрема:
- заробітну плату, нараховану будь-яким способом, включаючи видану в негрошовій формі;
- надбавки і доплати до окладів (тарифних ставок): за професійну майстерність, класність, стаж роботи, суміщення професій (посад), розширення зон обслуговування, збільшення обсягу виконуваних робіт, керівництво бригадою, вислугу років, знання іноземної мови і т. п .;
- виплати, пов'язані з умовами праці: районні надбавки і коефіцієнти, підвищена оплата праці на важких роботах, роботах зі шкідливими або небезпечними і іншими особливими умовами праці, за працю в нічні години, у вихідні та неробочі святкові дні, оплата за понаднормову роботу;
- гонорари штатним працівникам ЗМІ;
- премії і винагороди, передбачені системою оплати праці в організації;
- інші виплати, передбачені системою оплати праці в організації.
Цей перелік є відкритим. Виплати, що не названі в ньому, але які відносяться до системи оплати праці у роботодавця, в розрахунок потрібно брати.
На особливу увагу заслуговують премії.
Правила обліку премій при визначенні середнього заробітку встановлені в пункті 15 Положення. Вони залежать від виду премії і від того, повністю або не повністю відпрацьований розрахунковий період:
Оклад працівника - 15 000 руб. Відповідно до положення про преміювання працівників компанії виплачують щорічну премію в розмірі від одного до трьох окладів, а також квартальні премії в розмірі 25 відсотків від окладу з урахуванням фактично відпрацьованого часу.
Про підвищення зарплати
Якщо в організації була підвищена зарплата, середній заробіток співробітника за розрахунковий період потрібно підвищити: поряд з зарплатою потрібно «проіндексувати» і ті виплати, розмір яких розраховується виходячи з окладу (кратно або у відсотках).
Якщо надбавки, доплати, винагороди встановлені в діапазоні значень (від 1000 до 3000 руб. І т. П.) Або в абсолютних розмірах (1000 руб. 3000 руб. І т. П.), Середній заробіток не перераховують.
Пункт 16 Положення передбачає три випадки, коли може відбутися підвищення тарифних ставок або посадових окладів співробітників, і порядок дій бухгалтера в кожному з них. Отже, підвищення відбулося:
- в межах розрахункового періоду. Бухгалтер повинен збільшити виплати, нараховані в розрахунковому періоді. Коефіцієнт підвищення розраховують так: оклад, встановлений в місяці виходу у відпустку, ділять на колишні оклади, що діяли в кожному з місяців розрахункового періоду. Чи потрібно округляти отриманий коефіцієнт і до якого знака? Про це ніде прямо не написано. Найбільш прийнятний варіант - округляти отримане значення до сотої частки, адже розрахунки в Росії ведуться в рублях і копійках;
- після розрахункового періоду до першого дня відпустки. Бухгалтер повинен підвищити середній заробіток, обчислений за розрахунковий період;
- під час відпустки. Бухгалтер повинен підвищити середній заробіток для розрахунку відпускних, належних за дні з моменту збільшення окладу до закінчення відпустки.
Якщо протягом розрахункового періоду оклади (тарифні ставки) підвищувалися неодноразово, то виплати по зарплаті, що підлягають індексації, вироблені до кожного підвищення, потрібно скорегувати на «свій» коефіцієнт підвищення, що розраховується в звичайному порядку (новий оклад розділити на старий). Скільки було підвищень, стільки буде й коефіцієнтів.
Якщо за розрахунковий період співробітник отримував як і підлягають, так і підлягають індексації виплати, то бухгалтеру доведеться розраховувати окремо підвищує і неповишаемую частини середнього заробітку і індексувати підвищує частина.
Пояснимо на прикладі.
Продовжимо приклад 5.
Для розрахунку відпускних бухгалтер далі визначить кількість календарних днів у розрахунковому періоді (так, як показано в прикладі 3), середній денний заробіток (шляхом ділення одержаної суми заробітку на кількість календарних днів у розрахунковому періоді) і, нарешті, суму відпускних (шляхом множення середнього денного заробітку на кількість днів відпустки).
Які потрібні документи
Як правило, зібравшись у відпустку, людина пише заяву.
Спеціаліст кадрової служби готує наказ про надання відпустки, а керівник фірми підписує його (якщо у відпустку йде одна людина, то використовують уніфіковану форму № Т-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівнику», якщо у відпустку йдуть кілька людей одночасно, то оформляють спільний наказ за формою № Т-6а «Наказ (розпорядження) про надання відпустки працівникам»).
На підставі наказу на відпустку кадровик повинен зробити відмітки в особовій картці співробітника (уніфікована форма № Т-2). У розділі VIII «Відпустка» вказують вид відпустки; період роботи, за який надано відпустку (робочий рік); кількість календарних днів відпустки, дати його початку і закінчення; підставу для надання відпустки.
І останнє. Інспектор повинен заповнити уніфіковану форму № Т-60 «Записка-розрахунок про надання відпустки працівнику», на підставі якої бухгалтерія розрахує відпускні.
* У колективному договорі або в локальному нормативному акті роботодавця можуть бути передбачені інші, відмінні від «загальноустановлених» 12 місяців, періоди для розрахунку середньої заробітної плати, якщо це не погіршує становище конкретного працівника (ст. 139 ТК РФ).
Практична енциклопедія бухгалтера