Участь в тендері дає можливість різним організаціям або індивідуальним підприємцям укласти фінансово вигідну угоду і поліпшити репутацію компанії на ринку. У зв'язку з поганою поінформованістю організацій в процедурі участі в тендері, багато хто з них відмовляються брати участь в такого роду торгах.
Вся інформація про державні закупівлі, про графіки і плани проведення закупівель перебувати в єдиній інформаційній системі у сфері державних закупівель.
Що таке тендер?
Компанії, що мають у своїх активах державну частку, змушені використовувати тендери для закупівель різних товарів і послуг, починаючи від комп'ютерної та промислової техніки, закінчуючи комплектами канцелярських товарів для працівників бухгалтерії.
Приватний бізнес рідко користується тендерами часто, втрачаючи в якості закуповуваних товарів або в їхній ціні.
Тендером називають форму відбору на конкурентній основі заявок на виконання робіт, постачання продуктів або послуг.
Умови для виконання замовлення обумовлюються завчасно в документації і включають в себе терміни виконання.
Переможцем тендеру ставати претендент, пропозиція якого відповідає поставленим замовником вимогам і має найкращі умови.
Етапи проведення тендера:
- Підготовка - етап, на якому учасники отримують листи з критеріями відбору постачальника.
- Контакт замовника з учасниками. при якому відбувається оцінка товару або послуги, що надається. В результаті відсівається частина учасників.
- Остаточний вибір і підписання контракту з учасником - переможцем торгів.
Визначення поняття і види
Тендер - це конкурсне дію, за допомогою якого визначається компанія - переможець.
Ця компанія і буде здійснювати роботи для компанії-замовника.
Торги розрізняють по порядку проведення аукціону, за умовами відбору учасників тендеру, а також по ряду інших особливостей.
Класифікація тендерів за критеріями
- Відкриті торги.
Взяти участь у відкритому тендері має право будь-яка організація, що надає послуги, які вимагаються замовником. Про проведення таких торгів можна дізнатися на будь-який спеціалізованої інтернет майданчика або з ЗМІ. - Закриті торги.
Учасниками закритих торгів стають компанії, обрані замовником. Повідомлення про участь у тендері замовник надсилає у вигляді запрошень. - Селективні торги.
Про селективних тендерах можна дізнатися, так само як і про відкриті торги. Подати заявку має право будь-яка організація, що надає відповідні товари та послуги, але для участі в конкурсному відборі допускаються підприємства, обрані замовником.
- Проходив в один етап тендери.
Такий аукціон проводитися в один етап, на основі змагального підбору, і визначається співучасник - фаворит. - Багатоетапні тендери із закупівлі складних товарів або послуг.
У таких торгах перший етап - надання усіма виконавцями своїх комерційних пропозицій і на основі розгляду проекту замовник вносить зміни в документацію. На другому етапі кандидати пропонують нові проекти з урахуванням нових вимог. - Тендери з редукційний або переторжка.
На першому етапі відбуваються стандартні торги, в результаті яких вибираються претенденти. На другому - проводяться торги серед кандидатів, після яких співучасники або знижують ціни, або йдуть на поступки в договорі.
Державні тендери тільки відкриті і проходять в один етап.
Учасники торгів
- Державний замовник.
- Замовник.
- Підприємство, що належить до регульованого виду діяльності.
- Організації з муніципальним (державним) участю в капіталі.
- Підприємство, що має монопольний статус.
Учасниками тендеру стають все організації, які беруть участь у закупівлях. Для участі в торгах можуть бути відібрані приватні підприємці та юридичні особи, а також і фізичні особи.
Можливо також участь груп фізичних, юридичних осіб і товариств приватних підприємців, за умови, що вони будуть виступати в якості одного учасника торгів.
Всі претенденти повинні відповідати нормам і критеріям, які встановлює замовник незалежно від того якого походження капітал, яка правова форма існування організації, її місцезнаходження.
Процедура участі в тендері
Розглянемо поетапну процедуру участі в торгах:
- Етап 1-ий: вибір тендера, відповідного за профілем організації.
- Етап 2-ий: вивчити документацію, яка містить умови і правила участі в торгах.
- Етап 3-ий: зібрати необхідну документацію.
- Етап 4-ий: надати заявку на участь в тендері і забезпечити її.
Забезпеченої вважається оферта з розміром забезпечення до 5%. Найчастіше 5% від розміру замовлення - досить велика сума, тому передбачена можливість отримання банківської гарантії або тендерного кредиту.
Тендерний кредит - це грошовий продукт, що дозволяє не відхиляється оборотні кошти і брати участь відразу в декількох тендерах.
Банківська гарантія - це письмова обов'язок банку заплатити грошову суму особі, щодо якої видається дана гарантія в разі неналежного виконання іншою стороною своїх зобов'язань.
З чого почати участь в тендерах
Участь в тендері настає з подачі заявки, для цього потрібно:
- Завчасно підготувати всі папери. які підтвердять відповідність компанії вимогам закону для участі в торгах.
- Вивчити документи конкретної закупівлі і підготувати пакет документів, здатних надасть замовнику повну інформацію про товар / послугу підприємства.
- Щоб уникнути організаційних збоїв визначити перелік заходів. які необхідно провести, їх терміни, послідовність і призначити відповідальних осіб.
Крім термінів, встановлених в законному порядку необхідно врахувати і реальні терміни для підготовки документації. Тому плануванням участі прийнято займатися заздалегідь.
Підготовка до участі в тендері
Покрокова інструкція по підготовці учасників до тендеру:
Як почати брати участь в торгах?
Подаємо заявку, оформивши її відповідно до представленого замовником зразком. Учасник дає свою згоду з правилами торгів і зобов'язується дотримуватися їх.
До закінчення терміну прийняття заявок, можливо, скасувати свою участь або змінити умови своєї пропозиції. Термін встановлює тендерна комісія, вона ж має право продовжити його, повідомляючи при цьому всіх учасників тендера.
Контакт з замовником
Для налагодження контактів із замовником крім дзвінка йому можна провести ряд зустрічей, обговоривши деталі угоди.
Таким чином, представники компанії, що проводить тендер, більш повно ознайомляться з пропонованим продуктом і шанс вибору саме такого кандидата збільшиться.
За допомогою будь-яких джерел можна вивчити запити інших організаторів тендерів для порівняння умов угоди.
Складання заявки на участь
Після вибору одного проекту, учасник повинен зайнятися складанням заявки, яка включає в себе набір документів, оформлених відповідним чином.
Оформленням документів займається відповідний тендерний відділ або представник фірми. також для оформлення наймаються брокери.
Якщо заявка оформляється самостійно, вивчіть всі документи, в яких замовник висуває вимоги до оформлення і дотримуйтесь їх.
Коли оформити заявку власними силами неможливо, тоді на допомогу приходять фахівці фірм, що займаються підготовкою паперів. необхідних для участі в тендері.
Експерти в цій галузі радять співробітникам тендерного відділу стежити за роботою такого фахівця і консультуватися з ним, щоб наступного разу оформляти документи такого роду самостійно, адже залучення сторонніх співробітників веде до фінансових витрат.
До оформлення ставитеся з граничною уважністю. Через незначних помилок в документації учасник може втратити можливість участі в торгах.
Завантажити Зразок заявки на участь в тендере.doc
Підготовка документів
Ознайомитися з повним переліком документів, які може зажадати замовник можна в ст.51 федерального закону № 94.
Вимагати від учасника документи, які не наведені в федеральному законі №94, замовник не має права.
Оферта на роль в торгах повинна містити:
Надані паперів повинні бути пронумеровані, мати печаткою підприємства і підписом особи, яка має належні повноваження, підшиті.
Для ефективної участі в тендері:
- Обрати тендерну майданчик, рекомендовану урядом Російської Федерації для проведення торгів. зареєструватися, отримати унікальну електронний цифровий підпис і пройти акредитацію.
- Вибрати відповідний тендер і ознайомитися з критеріями і правилами проведення торгів.
- Зібрати заявку на участь, підготувавши всі необхідні документи.
- Забезпечити заявку.
- Провести ряд зустрічей із замовником, і більш точно визначити подробиці угоди.