Після того як з'ясується, які роботи повинні бути виконані на автомобілі, майстер-приймальник в присутності клієнта заповнює бланк замовлення-наряду на роботи.
Звичайною формою договору є замовлення-наряд, але можливе використання інших форм, якщо в них перераховані всі необхідні умови договору, а саме:
- дата прийому замовлення, терміни його виконання. У разі якщо надання послуг (виконання робіт) здійснюється по частинах протягом терміну дії договору, в договорі повинні бути відповідно передбачені терміни (періоди) надання таких послуг (виконання таких робіт). За угодою сторін у договорі можуть бути також передбачені проміжні терміни завершення окремих етапів надання послуг (виконання робіт);
- ціна послуги, що надається (виконуваної роботи), а також порядок її оплати;
- марка, модель автомототранспортного кошти, державний номерний знак, номери основних агрегатів;
- ціна автомототранспортного кошти, що визначається за згодою сторін;
- перелік послуг, що надаються (виконуваних робіт), перелік запасних частин і матеріалів, представлених виконавцем, їх вартість і кількість;
- перелік запасних частин і матеріалів, наданих споживачем, із зазначенням інформації про обов'язкове підтвердження їх відповідності обов'язковим вимогам, якщо федеральними законами або в установленому відповідно до них порядку, зокрема стандартами, такі вимоги встановлені;
- гарантійні терміни на результати роботи, якщо вони встановлені;
- посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла замовлення (оформляє договір), його підпис, а також підпис споживача;
- інші необхідні дані, пов'язані зі специфікою послуг, що надаються (виконуваних робіт).
Узгодження умов в письмовій формі важливо з юридичної точки зору. Відповідно до ст. 432 ГК РФ договір вважається укладеним, якщо між сторонами в необхідній формі досягнуто згоди з усіх істотних умов договору. При відсутності хоча б однієї суттєвої умови договору не можна вважати укладеним. А правові наслідки визнання угоди неукладеним полягають у тому, що сторони зобов'язані повернути все отримане за угодою.
При виконанні мийки, діагностики, ремонту шин та інших робіт, вироблених в присутності замовника, детальний договір не обов'язковий, але потрібно письмовий документ, що підтверджує укладення угоди, - це можуть бути квитанція і касовий чек з реквізитами ремонтного підприємства [5]. Умови договору, що ущемляють права споживача або обмежують відповідальність виконавця в порівнянні з правилами, встановленими законодавством, будуть недійсними [6]. так як при судовому розгляді спорів все одно діятимуть положення закону. Якщо ремонтна фірма встановить в договорі неустойку за порушення термінів виконання робіт в розмірі, меншому ніж 3%, передбачені законом [7]. судом буде запропонована виплата неустойки в законному розмірі. При затримці виконання ремонту виконавець зобов'язаний платити неустойку в розмірі 3% за кожен день прострочення від загальної вартості замовлення, а не від вартості робіт.
Споживач матиме законне право пред'явити вимоги про усунення недоліків роботи, виявлених після закінчення гарантійного терміну, в межах двох років, навіть якщо в договорі ремонтна фірма вкаже гарантійний період на роботу не більше 1-2 місяців. Слід мати на увазі, що надання гарантії на роботу - це не обов'язок ремонтної фірми, а її право.
Замовлення-наряд - договір між клієнтом і підприємством про послуги, що надаються, що вступає в силу з моменту підписання клієнтом. Своїм підписом клієнт підтверджує також згоду з діючими умовами виконання ремонтних робіт. Ці умови повинні бути вивішені на видному місці в приймальні зоні. Замовлення-наряд містить однозначні вказівки по виконанню робіт для сервісного цеху і для виконавців. На основі замовлення-наряду та додається до нього відомості витрати запчастин і матеріалів складається точний і докладний рахунок, що підлягає оплаті клієнтом. Замовлення-наряд оформляється на бланках, що включають всі варіанти замовлень - і комерційні, і внутрішні:
• робота на клієнта - діагностування, обслуговування, ремонт і т. Д .;
• внутрішня робота - перевірка після ремонту;
• безкоштовна робота цеху - обслуговування власних машин фірми або машин для демзал, гарантійний ремонт, передпродажна підготовка, ремонт старих машин;
• непродуктивна робота - повторна робота, обслуговування власного обладнання і його ремонт;
• дані про клієнта, дані про машину, вказівки приймальника по ремонту, розцінка ремонту, номер операції, норматив часу, ставки відрядні оплати праці, перелік та вартість необхідних запасних частин і матеріалів, вартість ремонту вузлів, переданих субпідряднику - сусідній майстерні по паяння радіаторів і т. п. умови розрахунків (готівковий, безготівковий, кредит і т. п.), підпис клієнта.
Внутрішня інформація на бланку замовлення заповнюється після виконання замовлення тільки на екземплярі фірми:
У калькуляції повинні бути вказані ціни кожної запасної частини, вартість нормо-години роботи, кількість необхідних нормо-годин, посилання на документи і прейскуранти, на підставі яких проводився розрахунок. Якщо запчастини клієнт надав свої, то в приймально-здавальному акті зазначаються найменування, опису і ціни наданих споживачем запчастин. Автосервіс не несе відповідальності за якість запчастин, наданих клієнтом, але за Законом "Про захист прав споживачів" виконавець зобов'язаний перевірити якість запчастин, попросити у клієнта сертифікат відповідності на запчастини. Якщо у деталей є явні недоліки, автосервіс повинен попередити клієнта про наслідки.
Гарантійний термін і порядок пред'явлення претензій повинен бути зафіксований в документі, який залишається у замовника, - в рахунку або копії замовлення-наряду. Приймально-здавальний акт, як і замовлення-наряд, складається у двох примірниках, один з яких залишається в автосервісі, а другий видається клієнту. Причому відразу після його складання, а не після закінчення ремонту. Документи на автомобіль (ПТС або свідоцтво про реєстрацію) на час робіт не повинні вилучатися у власника [8].
Термін проведення робіт повинен бути занесений в замовлення-наряд. Якщо автосервіс не виконав роботи вчасно, то споживач має право вимагати сплату неустойки в розмірі трьох відсотків від вартості роботи за кожен день прострочення (або годину, якщо термін визначено у годинах). В замовлення-наряді належить окремо вказувати вартість робіт, вартість матеріалів і запасних частин. Тоді ціни на матеріали і запчастини можуть бути перевірені за надані послуги, вартість робіт - за ставками за нормо-години. Це може знадобитися в разі судового розгляду і розрахунків відшкодування заподіяної "ремонтом" шкоди.
Специфікація витрати запчастин і матеріалів
Аж до завершення робіт замовлення-наряди з витратними специфікаціями зберігаються в службі видачі запчастин і матеріалів зі складу. Лише після того як майстер-приймальник прийме автомобіль з ремонту, завізований ним замовлення-наряд з відмітками про витрати робочого часу і з додатком остаточної видаткової специфікації передається в службу розрахунків з клієнтами. Копії замовлень на ремонт передаються в бухгалтерію, клієнту, складу запасних частин, расценщіку, сервісної служби. Після комп'ютерної обробки автоматично виконуються всі необхідні бухгалтерські проводки і розрахунки.
Коли обсяг переданих на сторону операцій - пайка радіаторів, ремонт сидінь і т. Д. Перевищує 10% загальних продажів роботи, вважають, що пора організувати виконання цих операцій у себе. Зрозуміло, якщо в районі є кваліфікована майстерня, наприклад, по шліфовці колінчастих валів, то навіть при частій потреби в шліфуванні техцентром невигідно купувати свій верстат і містити висококваліфікованого шлифовщика - все одно постійне завантаження йому забезпечити не вдасться. Якщо ж техцентр - єдиний "технар" в районі його активності, може бути доцільним придбати такий верстат і виконувати роботу для себе і сторонніх замовників.
Внутрішньофірмовий замовлення складається в тому випадку, коли виконуються роботи необхідні для інших підрозділів самого підприємства. Як і замовлення клієнтів, він теж відноситься до основних, оскільки сервісний цех при цьому отримує виручку за рахунок підрозділу, що виступає в ролі замовника. Внутрішньо замовлення враховуються так само, як і замовлення клієнтів, а за призначенням поділяються на такі види:
- передпродажна підготовка і розконсервування нового автомобіля;
- роботи по демонстраційним машинам;
- передпродажна підготовка уживаного автомобіля;
- роботи на складі запчастин;
- ремонт машин свого підприємства.
За внутрішньоцеховим замовленнями виконуються роботи для власних потреб сервісного цеху. Що виникають у зв'язку з цим витрати часу поділяються наступним чином:
- робота сервісного цеху, виконувана для власних
- повторні ремонти по гарантії сервісного цеху.
На відміну від замовлень клієнтів і від внутрішньофірмових замовлень, внутріцехові замовлення не дають виручки, а витрати часу на них вважаються непродуктивними. Тому їх слід обмежувати до неминучого мінімуму. Витрати часу на повторні ремонти по гарантії сервісного цеху повинні завжди візуватися начальником цеху або майстром.