Заправляти За паливними картками
Підприємства, а також багато організацій використовують у своїй діяльності транспорт. Відповідно, у них виникають витрати, пов'язані з придбанням і списанням ПММ. Нагадаємо, що придбання ПММ може здійснюватися як за готівковим, так і за безготівковим розрахунком. У статті розповімо про основи придбання ПММ із застосуванням паливних карт.
При придбанні палива за готівковий розрахунок наказом керівника організації (установи) повинні бути затверджені, зокрема:
1) особи (водії), які мають право отримувати грошові кошти під звіт;
2) сума грошових коштів, що видається для придбання палива на певний період;
3) терміни, на які можуть видаватися підзвітні суми.
Документальним підтвердженням надходження ПММ у даному випадку будуть чеки ККМ, додані до авансового звіту.
До безготівковим способом розрахунків по ПММ відноситься придбання талонів або паливних карт. Розрахунки за картками і талонами ведуться або на умовах передоплати, або по фактично витраченого палива. Таке придбання ПММ для службового автотранспорту вигідніше і економічно обгрунтовано (зокрема, чим більший об'єм, тим нижче ціна).
У порівнянні з придбанням ПММ за готівковий розрахунок або за талонами паливні карти мають ряд переваг. Так, відпадають необхідність видавати готівку грошові кошти під звіт водіям підприємства і необхідність вести облік талонів. Справа в тому, що при відпуску ПММ з пластикових карт працівники АЗС видають водієві документ (термінальний чек), який підтверджує оплату палива, який водій передає в бухгалтерію. Тримач паливної карти звільняється від необхідності складати та подавати до бухгалтерії авансовий звіт про вартість заправленого палива. Тобто використання паливних карт істотно скорочує документообіг підприємства.
Готівкові кошти і паливні талони можуть бути втрачені, загублені або викрадені у підзвітної особи. Такого роду події також ведуть до ускладнення документообігу. Втрата паливної карти не спричинить за собою ніяких несприятливих наслідків, оскільки її можна негайно заблокувати, тоді відпустку по ній ПММ буде неможливий.
Паливні картки більш зручні та надійні в експлуатації, дозволяючи проконтролювати, коли, скільки, на яку суму, за якою ціною, на який АЗС і якої марки були придбані ПММ. Також використання паливних карт передбачає, що організація укладає з постачальником бензину договір на обслуговування своїх автомобілів на заправках даного постачальника. Це зводить до мінімуму ризик заправки неякісним бензином.
Також відзначимо, що паливна картка не є платіжним засобом, її можна використовувати тільки для оплати ПММ і тільки на заправках конкретного постачальника. Причому в момент оплати при заправці відбувається залік внесеного раніше авансу в рахунок отриманих ПММ.
Уточнимо, що в частині оплати придбаних з використанням паливних карт ПММ договір, як правило, передбачає їх попередню оплату покупцем. Однак в договорі може бути прописано умова про оплату за фактом поставки палива.
Зверніть увагу! Документ, отриманий водієм на АЗС, не є касовим чеком, так як гроші вже перераховані на рахунок паливної компанії і при пред'явленні паливної карти оплати не відбувається.
Паливна карта може бути лімітованої або нелімітованої.
На нелімітовані паливну карту вноситься кількість літрів необхідного виду палива, придбаного організацією-покупцем у постачальника нафтопродуктів. Ця кількість може бути отримано покупцем в повному обсязі залишку на карті без добових обмежень, тобто організація може одноразово злити все паливо з карти. Відзначимо, що отримання палива з нелімітованої мапі призупиняється в тому випадку, якщо на ній вичерпаний обсяг палива. Однак навіть при використанні нелімітованої карти у покупця є можливість обмежити слив з неї палива: для цього на основі заявки встановлюється добовий або місячний ліміт.
За лімітованої паливної карті встановлюється єдиний добовий або місячний ліміт кількості літрів. Тобто за цією карткою покупець може отримати паливо, загальна кількість якого за добу або за місяць не повинна перевищувати встановлений ліміт незалежно від того, скільки літрів палива було отримано по карті в попередні дні. Сплачений обсяг палива зменшується на суму заправлених літрів.
Наприклад, ліміт бензину марки Аі-92 в добу - 30 л. Власник картки за добу (з 00.00 до 24.00) може витратити не більше 30 л одноразово або за кілька заправок. Якщо покупець витратив за добу всього 20 л, то решта 10 л на наступну добу не переходять, оплачений обсяг палива спишеться тільки на вартість 20 л.
При використанні лімітованої паливної карти операції зі списання ПММ можуть бути припинені з таких підстав:
- величина запитуваного обсягу палива перевищує залишок на карті або добовий ліміт;
Отже, використання паливних карт передбачає, що організація укладає з постачальником бензину договір на обслуговування своїх автомобілів на заправках даного постачальника. На паливної карті фіксується обсяг придбаного палива в літрах. Вона дозволяє її власникові заправляти бензин в паливний бак в межах витратного ліміту, встановленого в заявці організації-покупця.
Якщо в організації працює кілька водіїв, то доцільно видати кожному з них паливну карту, використання однієї загальної незручно. Крім того, якщо організація набуває відразу кілька паливних карт, то плата вноситься за загальна кількість заявленого бензину за всіма паливними картками в сукупності.
Порядок розрахунків з постачальниками ПММ за паливними картками встановлюється в договорі. У ньому сторони визначають ліміт палива, який може бути відпущений щодня (за місяць), розмір передоплати за бензин і обслуговування карти, а також інші умови, зокрема надання знижки, порядок звірки розрахунків.
Постачальник палива щомісяця представляє організації-покупцеві рахунок-фактуру, акт прийому-передачі на продане паливо, а також звіт (реєстр) операцій по картах. В останньому документі вказуються дані з заправок: кількість, марка, вартість відпущеного бензину, а також дата, час, місце заправки і залишок коштів на карті.
Дані звіту постачальника ПММ звіряються з дорожніми листами, поданими водіями з додатком чеків заправних станцій (термінальних чеків), що підтверджують кількість, вид палива, вартість отриманих по конкретної паливної карті ПММ, а також дату і час заправки.
У разі невідповідності звіту власника паливної карти і акту, представленого постачальником, складається акт звірки взаєморозрахунків між організаціями. І якщо в результаті звірки постачальник повинен повернути кошти за недопоставленное паливо, вказаний повернення буде проводитися на умовах, передбачених договором поставки. Готівкові кошти будуть повернуті в порядку, передбаченому для повернення грошових коштів за невикористаними чеками. Якщо виявлене відхилення виникло з вини власника паливної карти, підприємство має право вимагати від водія відшкодування вартості ПММ в сумі виявленого розбіжності.
Є і ще один плюс застосування паливних карт для організацій - платників ПДВ. На підставі отриманих документів організація приходует придбані ПММ і пред'являє "вхідний" ПДВ до відрахування.
Однак зверніть увагу на те, що витрати на придбання бензину за паливними картками для цілей податкового обліку не визнаються в повному розмірі ні в момент сплати суми авансових платежів в рахунок майбутньої поставки ПММ, ні в момент відвантаження ПММ та списання з паливних карт кількості і вартості проданого бензину. Заправка бензину в автомобільний бак на підставі чека терміналу АЗС підтверджує тільки факт придбання ПММ, але не факт їх використання для певного автомобіля.
На завершення назвемо ще раз переваги, якими володіють паливні карти:
- дають можливість відшкодування ПДВ за рахунками-фактурами за минулий звітний період;
- позбавляють клієнта від розрахунків готівкою;
- дозволяють встановлювати обмеження на певний вид палива і добовий ліміт відпустки за заявками підприємств;
- вся інформація по паливними картками обробляється електронним способом, що спрощує бухгалтерський облік підприємства по витраті ПММ за рахунок подання щомісячного звіту, що містить детальну інформацію про вид, кількість та вартість товару, отриманого на АЗС;
- відпадає необхідність фізично поповнювати карту коштами, ліміт карти автоматично активується при надходженні коштів від підприємства;
- при втраті паливної карти існує можливість її блокування, що не можна було зробити при використанні талонів по ПММ;
- передбачена система знижок з роздрібної ціни нафтопродуктів.
Підписано до друку