Існує маса зобов'язань керівника, пов'язаних з книжками працівників. Робота з даними документами є дуже відповідальною справою, так як саме трудова дає право громадянину отримувати хорошу пенсію, нараховуючи певний стаж. Виходячи з цього, ведення подібних бланків має правила та інструкції, порушення яких може привести до серйозних наслідків. Наприклад, це може спричинити за собою знищення трудових книжок працівників.
- водяний знак,
- ворсинки (ультрафіолет),
- хімічний захист,
- магнітні характеристики,
- палітурка ниткою спеціального призначення.
Все це - обов'язкова і невід'ємна умова для документа, що містить відомості про працівника і його діяльності.
Раніше трудові можна було придбати майже в будь-якій торговельній точці. Зараз закон встановив правила, за якими визначається невелика кількість організацій, уповноважених на поширення. До того ж тепер трудові ведуться виключно роботодавцями на всіх співробітників, які працюють в компанії більше 5 днів. Винятком є:
- якщо фахівець працює за сумісництвом,
- якщо керівник - фізичне особа (за ІП).
Ще одна відмінна риса старих трудових від нових - це поєднання двох розворотів про заохочення в один розділ «відомості про нагородження».
Як придбати трудову книжку
Сучасні книжки і вкладки до них для співробітників компанія закуповує в певних місцях. Такими завідують:
Потрібно відзначити, що вимоги для них прописуються офіційними виробниками. В обов'язки компаній входять:
Коли людина приходить в перший раз влаштовуватися на роботу, роботодавець оформляє на нього новий бланк трудової за сім днів. При цьому з даного співробітника за законом віднімається сума, витрачена на закупівлю документа. Є випадки, коли керівник самостійно покриває витрати на книжку:
- масове знищення,
- псування бланка.
У першому випадку знищення трудових може статися з різних причин (в тому числі природні катаклізми). У другому причина - це неправильне заповнення первинних даних при оформленні самої книжки.
Основні правила і відповідальність за їх порушення
Записи в трудових здійснюються російською мовою - це одне з основних правил. Всі книжки співробітників компанії знаходяться у керівника або відповідальної особи. Існує певна адміністративна відповідальність за невиконання або порушення будь-яких правил, що стосуються трудових:
Видача самої книжки співробітнику, який працює в компанії, на його прохання заборонена. Винятком є ситуація, коли фахівцеві потрібно пред'явити робочу книжку в фонд пенсійного страхування. Законодавством наказано, що до розірвання трудового договору всю відповідальність за трудову несе керівник, а значить, і в цьому випадку теж. В інших випадках працівникові необхідно написати заяву на видачу копії документа, на що роботодавцю відводиться три дні. Копіюється кожна заповнена сторінка трудової, а потім затверджується печаткою, підписом. Також на останньому аркуші фіксується, що співробітник донині працює в організації.
Роботодавець може не віддати книжку при звільненні лише в двох ситуаціях:
- співробітник виявляє небажання забрати свій робочий документ,
- співробітник просто не з'явився за робочим документом.
На свій розсуд начальник не має ніякого права затримувати трудову працівника у себе. Якщо ж це сталося, то власнику необхідно звернутися до відповідної інстанції з охорони праці або ж до суду. Варто зауважити, що кожна справа має свій термін давності, який громадянин повинен знати, подаючи позовну заяву. В результаті перевірок вищестоящих інстанцій компанія може зазнати величезних збитків у вигляді штрафних санкцій. Говорячи про судові розгляди, організація в разі програшу повинна буде виплатити певну суму за шкоду морального і матеріального характеру.
Книжки працівників, які не було отримано при звільненні з певних причин, в тому числі в зв'язку зі смертю, знаходяться в організації. На вимогу їх віддають родичам. Але існують відповідні терміни по зберіганню трудових, якщо вони не були затребувані, - п'ятдесят років.
Законом встановлено і кримінальна відповідальність, пов'язана з трудовими книжками. Сюди входять випадки, коли ці документи були використані з метою завдати шкоди власнику або іншим громадянам. Також відповідальності піддаються особи, які вписують незаконну інформацію, заздалегідь знаючи про це.
Облік трудових книжок в організації
Кожен бланк і вкладиш трудової, що знаходиться в компанії, враховується з особливою суворістю. Для цього в організації існують два певних документа. Це книги:
- по приходу і витраті,
- з обліку руху.
Для ведення даних книг теж є свої правила:
- нумерація сторінок,
- шнурівка,
- твердження підписом, печаткою,
- пломбування.
У перший обліковий документ вноситься інформація про отримання та витрачання книжок і вкладишів в них. Також в обов'язковому порядку сюди вноситься номерний знак, серія.
Облік по руху робітників документів відбувається так:
- ведеться реєстрація книжок працівників (при прийомі),
- ведеться реєстрація нових оформлених книжок.
Коли фахівець звільняється з компанії, йому дають розписатися в особовій справі та в документі, що враховує руху трудових. У зв'язку із закінченням місяця, співробітник, який здійснює роботу з книжками, повинен відзвітувати в бухгалтерію про кількість бланків і вкладишів.
Порядок знищення трудових книжок
Після того, як бланк трудової був зіпсований, його необхідно списати і знищити. Сама процедура знищення трудової книжки відбувається у відповідності з існуючими правилами.
Спочатку співробітник, відповідальний за дані дії, разом з комісією складає акт, де прописуються основні аспекти:
- Назва організації,
- число,
- Заголовок,
- запис про списання бланка,
- запис прийняття рішення про знищення.
Крім цього, в документі необхідно залишити місце для затвердження його роботодавцем, а також інших осіб.
В одному акті може бути прописано списання кількох непридатних бланків. Для цього потрібно написати номер і серію кожного з них. Так як форма складання подібного документа є довільною, то на розсуд посадової особи можуть бути вказані:
- місто, де знаходиться організація,
- причини списання,
- спосіб знищення бланків і вкладишів (спалювання або подрібнення в спеціальному приладі).
В акт вклеюються попередньо вирізані дані трудових - серія і номер. Надалі складений акт підшивається в окрему папку, де зберігається тривалий час. Після того, як невірний бланк списаний, співробітнику видається новий і оформляється згідно із законом без помилок. Сам же зіпсований бланк знищується.
Способи знищення зіпсованих бланків
До сучасних методів належать шредірованіе - подрібнення за допомогою шредера (спеціальної машини). Після проведення процедури залишки відправляються на целюлозний комбінат. Оскільки купувати таку апаратуру для невеликих організацій може бути накладно, найчастіше вдаються до послуг спеціальних компаній. Подрібнення можна проводити на мобільному шредері, який привозять безпосередньо в організацію.
Іншим методом знищення є спалювання. Рекомендується спалювати зіпсовані бланки трудових не на відкритому вогні або багатті, а в котельні. Так можна бути впевненим, що документи згорять повністю, без залишку. Крім того, при спалюванні на вулиці залишки можуть розлітатися від вітру, що неприпустимо.
Отже, щоб оформлення книжки працівника було законним, необхідно присутність самого співробітника. Якщо в титульному аркуші була виявлена помилка, то бланк трудової потрібно списати і знищити, а натомість запропонувати нову книжку.
Разом з цим матеріалом часто читають: