До речі, текст ноти може коригуватися в залежності від стану відносин з країною посла, якому вона направляється.
Найпоширенішим документом дипломатичного листування в сучасному світі є вербальні ноти, за допомогою яких міністерства закордонних справ і посольства ведуть між собою офіційні діалоги. Раніше, за свідченням англійського дипломата Б. Сатоу, перевага віддавалася особистим нотам, тому вербальна нота вважалася "досить сухий по тону" [4, с. 76].
Сьогодні ж вербальні ноти використовуються широко, особливо в двосторонніх відносинах. У них викладаються найрізноманітніші проблеми політичного, економічного, науково-технічного, гуманітарного характеру. Вербальними нотами здійснюються запити про візи, повідомляється про дорожньо-транспортні пригоди за участю співробітників посольств, доводиться до відома посольств інформація представницького (протокольного) характеру (про організацію поїздки дипломатів по країні, про запрошення дипломатів на найрізноманітніші заходи - з нагоди національних свят, Нового року. зустрічі з керівником держави і т.п.).
Вербальні ноти застосовуються для оформлення домовленості за рішенням самих проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний номер і дату відправки, після тексту ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підписується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатичних місій в кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов'язковим, однак у багатьох країнах така практика поширена і вважається бажанням надати документу особливе значення.
Вербальна нота починається компліментом із зазначенням повної назви відправника і одержувача: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольство (Республіки Польща) і має честь повідомити." І далі по тексту, а закінчується компліментом зі скороченою назвою: "Міністерство користується нагодою, щоб поновити Посольству запевнення у своїй глибокій повазі ".
Якщо вербальна нота міністерства є відповіддю на ноту посольства, то вона починається так: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Болгарія в зв'язку з нотою Посольства №.
від (число, місяць), має честь повідомити наступне. ".
Комплімент може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв'язку з діями співробітників посольства або держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. В такому випадку комплімент виглядав би недоречним і спотворював би характер ноти.
В цілому ж, при листуванні треба завжди пам'ятати просте і мудре загальнолюдське правило: "Ніщо не цінується так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість".
У дипломатичній практиці бувають випадки (останнім часом дуже рідко), коли направляється колективна нота представникам кількох держав. Сьогодні держави будують між собою відносини на двосторонній основі як рівноправні суверенні члени світової спільноти, а тому колективна нота (дипкорпусу в цілому або групи посольств) може розглядатися як демарш, спроба чинити тиск, що не може не викликати адекватної реакції.
Щоб запобігти формам колективного демаршу, використовується форма передачі ідентичних нот, в яких викладається практично однакова точка зору кількох держав на одну і ту ж проблему.
У сучасній дипломатії все більше практикується обмін нотами безпосередньо між урядами, що є свідченням зростаючої ролі зовнішньої політики, підвищення рівня відповідальності дипломатів за вирішення кардинальних проблем сучасного світу. У нотах такого характеру компліменти, як правило, не застосовують, і текст виглядає наступним чином: "Уряд України має честь заявити Урядові Турецької Республіки наступне.".
звернення "Шановний пане _______________". заключний
Широко використовуються також інші документи, які не потребують комплементарної оформлення. Це - пам'ятні записки і меморандуми.
Пам'ятна записка - дипломатичний документ, передається особисто, метою якого є звернути увагу і підкреслити важливість зробленого під час бесіди заяви або переданого