Претензія відноситься до частини діалогу між партнерами в межах правових відносин і є одним із способів захистити свої права або права компанії, а також стимулювати протилежну сторону виконати взяли на себе зобов'язання в повному обсязі.
лист постачальнику
Під визначенням «претензійний лист» мається на увазі вимога в письмовій формі до тієї сторони, яка ущемляє права і вважається дієвим способом у вирішенні конфліктної ситуації.
В обов'язковому порядку документ повинен включати в себе:
- аргументовані тези, які офіційно здатні проінформувати про наявність будь-яких порушень;
- посилання на нормативно-правові акти та пункти в угоді.
Основна мета претензії полягає в передачі всіх необхідних відомостей про сформовану проблему, а також пропозиції своїх шляхів виходу з даної ситуації. Необхідно намагатися максимально чітко повідомити одержувача листа про можливі надалі наслідки через можливе відмови у виправленні ситуації.
Додатковими цілями прийнято вважати:
- Максимальне стимулювання протилежного боку до дій, здатним задовольнити вимоги відправника.
- Виняток можливого недотримання порядку виходу з конфліктної ситуації. Іншими словами, при необхідності в майбутньому звернутися з позовною заявою до судового органу, цей документ є основним доказом у спробі мирного врегулювання сформованої проблеми.
Необхідно відзначити, що письмовий варіант претензії формується не відразу - деяка частина може бути вирішена «за місцем» без будь-якої реєстрації листи. З цієї причини багато хто помилково вважає легким процес врегулювання спірних моментів.
Пред'явлення письмової претензії є лише підтвердженням факту наявності залишилися невирішені питання.
У процесі формування та подання цього документа у контрагентів з'являється можливість видозмінити підписана раніше угода і уникнути позовної заяви до суду.
важливі правила
При одержанні листа одержувачем, йому нічого не залишиться зробити, як відповісти на нього. На підставі цього в майбутньому може виникнути одне з кількох подій:
- всі вимоги будуть задоволені в повному обсязі:
- звернення з позовною заявою до суду відправником і нарахування на одержувача різних штрафних санкцій.
Документ складається у довільній формі, однак його структура виглядає приблизно так:
- номер і період формування документа;
- ініціали відправника, найменування компанії (якщо від її імені формується претензія);
- найменування документа (в даній ситуації, це «Претензія»);
- основне тіло документа;
- дата складання та підпис заявника або довіреної особи.
В основному тілі документа необхідно вказувати:
- суть проблеми;
- вимога;
- можливі шляхи вирішення.
Крім цього, можна прикласти інші документи (чеки, квитанції про оплату, накладні і так далі), оскільки вони можуть в судовому органі бути використані як доказова база.
Згідно з діючими нормативно-правовими актами, період очікування відповіді становить не більше 30 календарних днів. Якщо ж за цей термін відповіді не надійшло, єдиним виходом із ситуації є звернення до судового органу.
На сьогодні найбільш оптимальним варіантом надання претензійного листа прийнято вважати його відправку через пошту Росії, оскільки в такому випадку можна замовити отримання повідомлення про отримання документа одержувачем, що дає можливість відраховувати передбачені 30 календарних днів законами РФ.
Однією з найбільш складних завдань у процесі формування цього документа прийнято вважати забезпечення необхідної проводки. Багато в чому це пов'язано з тим фактом, що всі без винятку бухгалтерські операції повинні бути виконані в повному обсязі, в іншому випадку є велика ймовірність формування проблем зі співробітниками податкової інспекції.
Інструкція щодо заповнення
Розглянемо алгоритм складання претензійного листа детальніше:
Підготовчий етап
Крім того, в обов'язковому порядку необхідно:
- зібрати максимально можливу доказову базу;
- підрахувати сумарний розмір збитку або інших фінансових витрат (при їх наявності);
- вивчити законодавчу базу вирішення цього питання для подальшого їх вказівки в документі.
Обов'язково слід засилати на закони РФ в основному тілі документа.
Формування плану документа
Структура документа включає в себе:
- Основну суть листа. Необхідно вказувати всі необхідні відомості максимально чітко і без будь-яких відхилень від суті претензії. Наприклад: «Звертаємося до Вас через зриви доставки товару на заміну неякісної продукції, яка була відправлена на обмін число / місяць / рік».
- Вказівка конкретних порушень. Іншими словами, потрібно буде обгрунтувати свою претензію, порівнюючи при цьому ділові і реальні обставини (що мало статися, а що в підсумку вийшло). Приклад: «В період гарантійного використання обладнання було виявлено його неналежну якість (подробиці в супроводжує додатку №1, акт № від число / місяць / рік)».
- Додатково слід вказати на вид збитку. який сформувався через невиконання зобов'язань по раніше складеному договору.
- Далі слід вказати вжиті відправником можливі дії для усунення будь-яких ситуацій зі свого боку. Якщо цього є місце можна написати приблизно так: «Фахівці нашої фірми отримали відповідне сповіщення про необхідність замінити обладнання».
- Потрібно чітко вказати свою вимогу. Необхідно запропонувати свій варіант виходу з ситуації, що склалася, наприклад, повернення товару та отримання своїх коштів назад, виплата матеріальної або моральної компенсації і так далі. Одержувач претензії повинен усвідомлювати, чим саме можна вирішити питання мирно.
- Допускається можливість вказівки в документі чітких роз'яснень ситуації, що склалася. Іншими словами, нехай одержувач дасть відповідь, з якихось причин виникла спірна ситуація, була можливість її уникнути чи ні і так далі.
- При наявності бажання у подальшій співпраці (таке нерідко трапляється) необхідно буде висловити надію на краще і оповістити про заходи, які можуть бути прийняті в разі незадоволення вимог. Необхідно зрозуміти бажання продовжити співпрацю, але тільки в разі задоволення всіх вимог. Текст буде приблизно таким: «Ми сподіваємося, що задоволення вимог здійснитися в максимально стислі терміни, і не буде потреби в подальшому звертатися до Арбітражного суду з позовною заявою».
Необхідно завжди пам'ятати: дана претензія повинна в першу чергу допомогти вирішити дану проблему, а не бути свого роду формальною відпискою.
Оформлення претензійного листа
Подібні рекомендації дозволять конкретніше викласти суть проблеми і максимально коректно висловити своє невдоволення з певного питання.
Приклад для зіпсованого товару
Документи для скачування (безкоштовно)
Відмінності в договорах
Згідно із законодавством РФ, допускається можливість видозмінювати підписаний раніше договір між сторонами.
Сьогодні існує кілька варіантів видозміни угоди:
- за згодою обох сторін;
- після написання претензійного листа і можливого звернення до судового органу.
Другий варіант більш складний, оскільки необхідно буде складати претензійний лист, чекати мінімум місяць відповідь на нього, обговорювати порядок зміни (по суті, укладати нову угоду) і так далі. Говорячи простими словами, на це піде чимало часу.
Більш того, якщо протилежна сторона відмовляється видозмінювати договір, виникає гостра необхідність в подачі позовної заяви до Арбітражного суду.
При подачі позовної заяви необхідно бути готовим не тільки до тривалого судового процесу, а й до фінансових витрат, тому краще докласти максимум зусиль для мирного вирішення проблеми.
У будь-якій ситуації необхідно намагатися вирішувати все мирним шляхом. Якщо це ні до чого не призводить, залишається тільки один вихід - звернення до судового органу та спроба через суд змусити виконати всі свої зобов'язання.
Рекомендуємо інші статті по темі