Форма КМ-3.
Форма КМ-3 це акт Про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків.
Акт КМ-3 це форма повернення. Вона оформляється, коли:
Приклад заповнення форми КМ-3.
Після заповнення форма КМ-3 завіряється директором підприємства (або іншою уповноваженою особою), печаткою і зберігатися в бухгалтерії 5 років. Надавати заповнену форму до податкової інспекції потрібно тільки на вимогу.
Як і в яких випадках оформляється акт повернення
Ситуації, коли фірмі необхідно повернути майно (від орендаря - орендодавцю), матеріальні цінності (від особи, відповідальної за зберігання - власнику), гроші (від продавця - покупцю), зустрічаються нерідко. А у організацій, що займаються роздрібною торгівлею, такі операції, як відправка постачальнику нереалізованої або неякісної продукції, видача клієнту вартості неподошедшую йому товару, скасування неправильно пробитого чека - звичайна практика. Як правило, передача грошей і майна здійснюється за актом. Акт повернення, що засвідчує факт зворотного переміщення матеріальних цінностей, складається на передбаченому для даної операції бланку. Якщо затвердженого бланка немає, документ може оформлятися у вільній формі із зазначенням обов'язкової інформації.
Як оформляється акт про повернення товару?
У взаєминах «підприємство - постачальник» зворотна відвантаження продукції - рядова подія. Товар може повертатися не тільки по причині шлюбу або порушення домовленостей з боку продавця. В умовах поставки може міститися пункт про прийом постачальником незатребуваною продукції. Наприклад, сезонні товари часто залишаються нереалізованими в роздробі, і оптовий продавець погоджується забрати їх назад. У будь-якому випадку, вказівка причини повернення - обов'язковий пункт при оформленні супровідної документації.
Єдиної форми передавального документа про повернення нереалізованого товару не існує, він оформляється в довільній формі. Щоб уникнути розбіжностей бажано розробити схвалений обома сторонами бланк акту повернення товару і прикріпити його як додаток до договору купівлі-продажу.
Акт складається у присутності обох зацікавлених сторін, але за погодженням з постачальником може бути оформлений і без його представника. Інформація, обов'язкова до відбиття:
За основу можна взяти зразок акта повернення, представлений на нашому сайті.
У ролі акту часто виступає товарна накладна за формою ТОРГ-12. У накладній в полі «Підстава» вказується причина, припустимо, повернення шлюбу, і вписуються реквізити документа, що підтверджує неліквідність товару.
Відсутність акта при поверненні продукції робить операцію в очах податкових органів необгрунтованою. В такому випадку переміщення товару визнається угодою купівлі-продажу з усіма наслідками, що випливають обставинами: нарахуванням ПДВ і появою у організації виручки від зворотного реалізації.
Повернення вартості товару з каси
Для відшкодування клієнтові магазину вартості повернутого товару готівкою існує спеціальна форма акту повернення грошових коштів № КМ-3. Цей документ оформляється:
Як правило, підставою для видачі покупцеві грошей є чек, але за законом про захист прав споживачів це - не обов'язкова умова. При відсутності чека замість нього до акту повернення прикріплюється заяву клієнта з паспортними даними або пояснювальна касира. Якщо протягом робочої зміни повернень кілька, всі вони заносяться в один акт, який затверджується підписами осіб, що входять до спеціальної комісії. Потім дані з довідки КМ-3 переносяться в журнал касира, а сам документ передається в бухгалтерію.
Завантажити бланк акту повернення за формою КМ-3 можна тут.
Видача грошових коштів з каси без оформлення акта є порушенням порядку роботи з готівкою і тягне адміністративну відповідальність з накладенням штрафу на ВП у розмірі 4-5 тис. Руб. на юрособу - 40-50 тис. руб.
Форма КМ-3
Під час перевірок бухгалтерської діяльності підприємства наглядові органи особливу увагу приділяють їх роботі з грошовою масою, ведення розрахунково-касових операцій і оприбуткуванню виручки. При оформленні повернень оплачених клієнтами або покупцями вартості послуг або товарів в обов'язковому порядку повинен бути оформлений документ - акт форми КМ-3. При цьому особлива увага приділяється вивченню доданих до неї фінансових документів.
Складання акта форми КМ-3
Документ повинен бути оформлений касиром в разі, якщо їм був проведений невірний касовий чек. Зокрема, така ситуація може виникнути, якщо:
Складання акту про повернення відбувається в кінці операційного дня, при підрахунку виручки (зняття Z-звіту касового апарату). Тобто, в той же день, коли був проведений невірний чек. Акт повинен бути підписаний комісією в складі керівника підприємства, заввідділом, старшим касиром і касиром-операціоністом. Сукупний підрахунок помилково проведених сум і повернень проводиться також в кінці дня, анульовані чеки повинні бути відображені в касовому журналі форми КМ-4 (графа 15).
Додатки до акта
Як додаток до акту необхідно прикріпити невірно оформлений чек, з підписом керівника підприємства, заввідділом (секцією), штампом "погашено". Відсутність чека представник податкової може трактувати це як неоприбуткування честі виручки, що загрожує значним штрафом. При цьому слід враховувати певні обставини, при яких відбулося повернення грошових коштів або невідповідність суми чека фактичній сумі готівки в касі.
Покупець при поверненні продукції або товару чек в магазин не надав. Така ситуація обумовлена Законом про захист прав споживача. В цьому випадку до акту повинен бути доданий заяву покупця про повернення сплачених коштів з обов'язковою припискою про те, що чек загублений. На зверненні керівник підприємства ставить візу і робить запис про те, що згоден з вимогами і засоби готовий повернути. Вагомим доповненням до заяви від покупця може стати роздрукована ККТ інформація про покупку, якщо є така технічна можливість.
Чек з невірною (більшої) сумою був проведений помилково:
Недостача в касі в такій ситуації стане незаперечним фактом, за яку вся відповідальність лягає на касира. Однак документально може бути підтверджено, що за реалізований протягом дня товар гроші отримані в повному обсязі. У цьому випадку керівник вважатиме за можливе не перекладати відповідальність на касира-операціоніста, взявши з нього пояснювальну записку. До акта КМ-3 може бути прикладений товарний звіт і пояснювальна співробітника.
Правила оформлення акта
У шапці акту повинні бути вказані:
Зразок заповнення форми КМ-3
У табличній частині документа відображаються номери і суми по кожному чеку, за якими була проведена процедура повернення, а в кінці таблиці - посада та ПІБ відповідальної особи, яка прийняла позитивне рішення щодо повернення сум.
Акт за формою КМ-3 складається в єдиному екземплярі, підписується всіма членами комісії, затверджується головою організації. Документ повинен бути спрямований в бухгалтерську службу, разом з додатками (погашеними чеками, заявами покупців, пояснювальними записками та іншими документами). Акт підлягає архівації терміном на п'ять років.
Складати даний документ, який має фінансове значення, варто з особливою увагою. Наявність помилок і невідповідностей може трактуватися як неоприбуткування виручки і привести до адміністративного покарання з боку податкового органу. Необхідно також відстежувати терміни: за невірно оформлений акт штрафні санкції можуть бути застосовані тільки протягом 2-х місяців з моменту його складання.
Бланк акту форма КМ-3 скачати (Розмір: 44,0 KiB | Завантажень: 413)
Як правильно оформити акт повернення
Багатьом організаціям, особливо які займаються роздрібною торгівлею, нерідко доводиться стикатися з необхідністю повернення поставленого товару або грошових коштів. Це може бути видача з каси вартості неподошедшую клієнту покупки, переоформлення помилково пробитого чека, відвантаження постачальнику нереалізованого або неякісного товару. Інші підприємства, що не займаються реалізацією продукції, також мають майнові відносини як всередині своєї структури, так і з іншими юридичними особами. Вони можуть передавати приміщення від орендаря власнику після закінчення оренди або повертати майно за договором відповідального зберігання. Всі ці операції повинні оформлятися належним чином шляхом складання акту повернення.
Цей документ створюється з метою підтвердження передачі грошових або майнових цінностей і оформляється в необхідній кількості примірників за кількістю сторін-учасниць. Для складання акта повернення в деяких ситуаціях потрібен спеціальний бланк, в усіх інших випадках акт можна складати в довільній формі, але з урахуванням обов'язкових для даного документа вимог.
Повернення готівки з каси
Акт повернення грошових коштів складається:
Протягом робочого дня повернень може бути кілька, але акт повернення оформляється один за всю зміну. У документі фіксуються всі вироблені видачі готівки і виправлення помилкових касових проводок з додатком підтверджуючих дані операції чеків. Чеки гасяться і прикріплюються на окремий аркуш паперу.
Завантажити бланк акту повернення готівки можна тут.
Якщо касовий чек відсутній, замість нього прикладається пояснювальна касира, який не пред'явив зіпсований чек, або заяву клієнта, якщо чек був їм втрачено, із зазначенням паспортних даних заявника. Акт підписується членами спеціальної комісії і передається в бухгалтерію. Дані акта про повернення грошових коштів заносяться в журнал касира-операціоніста.
У яких випадках оформляється акт повернення товару?
Повернення продукції - звичайна практика у взаєминах між підприємствами і оптовими постачальниками. Товар може повертатися з-за його погану якість або порушення продавцем умов поставки. Поширеним випадком є домовленість між підприємством і постачальником про повернення непроданої продукції, наприклад, якщо предметом договору є сезонний товар.
В обох ситуаціях документи оформляються із зазначенням причин повернення нереалізованого товару. Неякісна продукція обов'язково супроводжується документацією, яка підтверджує факт шлюбу і підписаної уповноваженими особами постачальника, продавця і зацікавлених третіх осіб. Претензія продавцеві пред'являється на підставі акта за формою ТОРГ-2, в якому фіксується невідповідність кількісних або якісних показників товарних позицій з існуючими домовленостями про постачання. У претензії обов'язково вказуються реквізити даного акту.
Наслідки неправильного складання актів повернення
Оформляти документи необхідно правильно, використовуючи зразок акта повернення. якщо це не випадок, в якому дозволено складання акту в довільній формі. Якщо повернення оформлений невірно, це може привести до серйозних наслідків.
Наприклад, з точки зору Податкового кодексу, якщо при передачі постачальнику товару відсутні супровідні документи, що підтверджують неналежне виконання продавцем зобов'язань за договором (акт і претензія), таке переміщення продукції вважається зворотної реалізацією. Тобто в такому разі повернення є необгрунтованим, а зворотна передача товару визнається угодою купівлі-продажу.
Неправильне оформлення документів щодо повернення покупцю коштів по суті порушує порядок роботи з готівкою і може привести до настання адміністративної відповідальності у вигляді штрафу.
Акт списання матеріалів: коли списувати можна і потрібно
Ніщо не повинно зникнути безслідно. Це мудре правило застосовується не тільки до закону збереження енергії, але і до процедури списання матеріалів у організації. А це означає, що акт списання потрібно складати правильно.
Помилково пробитий касовий чек. Документальне оформлення. Акт КМ-3, пояснювальна записка касира.
Відзначимо відразу, що такою процедурою слід виробляти до зняття добового звіту з гасінням.
Розглянемо кілька ситуацій.
Ситуація №1. Касир помилково пробив касовий чек і виявив помилку до зняття добового звіту з гасінням.
В даному випадку оформляємо повернення грошових коштів з каси наступним чином:
1. Ми оформляємо акт КМ-3 «Про повернення грошових сум покупцям по невикористаних касових чеків (в тому числі по помилково пробитим касовими чеками)»
2. приколюють помилково пробитий касовий чек до заповненого акту КМ-3. У разі якщо в касовому апараті застосовується термопечать (термопапір), то знімаємо копію касового чека і також прикладаємо її до акта. (Так як касові чеки на термобумаге мають властивості знебарвлюватися. Це робиться для того, щоб в подальшому зменшити ймовірність виникнення суперечок з контролюючими органами)
3. На помилково пробитому касовому чеку ставимо позначку «ПОГАШЕНО»
4. Касир пише пояснювальну записку на ім'я керівника, в якій викладає причину помилково пробитого касового чека. Причиною може бути: неуважність при роботі з ККМ, збій роботи ККМ та інше
6. РКО при цьому на суму повернення не складаємо, так як дана операція проводиться всередині «операційної каси»
7. Робимо відповідні записи в журналі касира операціоніста (форма КМ-4) по завершенню зміни:
Ситуація №2. Касир помилково пробив касовий чек і виявив помилку після зняття добового звіту з гасінням.
Документальне оформлення помилково пробитого касового чека в даному випадку схоже на ситуацію №1.
Відмінність полягає в тому, що записи в журнал касира операціоніста КМ-4 при цьому не вносяться. Анулювання помилково пробитого касового чека при виявленні помилки після зняття гасіння оформляється РКО (видатковим касовим ордером) з «головною каси», так як виручка за попередній день вже була оприбуткована.
Корисні документи для скачування: