Основні поняття документаційного забезпечення управління (діловодство)
Документаційне забезпечення управління (діловодство) - етоспеціфіческое напрямок діяльності, яке полягає в складанні, оформленні документів, їх обробці та зберіганні.
Діловодство галузь діяльності, обеспечівающаядокументірованіе і організацію роботи з офіційними документами.
Сучасне діловодство включає:
• забезпечення своєчасного і правильного створення документів (документування);
• організацію роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, систематизація, підготовка документовдля здачі в архів, знищення).
Паралельно з терміном «діловодство» в останні десятиліття використовується терміндокументаціонное забезпечення управління (ДОП ^)
Документування - це процес створення і оформлення докуметів.
Організація роботи з документами це забезпечення руху документів ваппарате управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін определяетсягосударственним стандартом як «організація документообігу, зберігання івикористання документів в поточній діяльності установи».
Документообігом стандарт називає рух документів організацііс моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. Втехнологію роботи з документами 'входить:
• прийом первинна обробка документів;
• іхпредварітельное розгляд і розподіл;
• систематизація (формування справ) і поточне зберігання
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означаетзапісь облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт егосозданія, відправлення або отримання ', контроль виконання документів - совокупностьдействій, що забезпечують їх своєчасне виконання', формування справи - группірованіеісполненних документів в справу відповідно до номенклатури справ (систематизованим переліком найменувань справ , що заводяться в організації, суказанием термінів їх зберігання, оформленим в установленому порядку) і сістематізаціядокументов всередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації порозглядати питання або керованого об'єкта. 'Інформація тождественнапонятіям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закрепленследующій термін:
«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процес незалежно від форми їх подання.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і защітеінформаціі» закріплено таке визначення поняття «документ»:
/ Документ - - це зафіксована на матеріальному носітелеінформація з реквізитами що дозволяють її ідентифікувати.
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіціальногодокумента.
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізіческіміліцамі, оформлені і засвідчені в установленому порядку.
Багато форм управлінської діяльності виражаються посредствомсоответствующіх документів, розпорядча діяльність - виданням разлічнихраспорядітельних документів; планування - за допомогою підготовки разлічнихпланов; облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей впісьменном вигляді і т.д. Тому документи можна класифікувати в соответствиис їх призначенням як засобу:
• • регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін.);
• распорядітельнойдеятельності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.);
• накопленіяі узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін.);
Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію іпрідать їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також определяетсяпонятіем «юридична сила документа»
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, сообщаемоеему чинним законодавством, компетенцією видав органу іустановленним порядком оформлення.
З цього визначення випливає, що орган управління або посадовіособи, що випускають документ, зобов'язані:
• дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
• видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
• дотримуватися діючих в певний час общегосударственниеправіла складання та оформлення документів.
До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
В управлінській практиці прийнято розрізняти документи по з т.е.пені їх справжності на чорнові, чистові, оригінали, копії.
Бєлової документ - це рукописний або машинописний документ, тексткоторого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.
Оригінал офіційного документа це перший (або одиничний) екземплярдокумента, що володіє юридичною силою.
Копія документа - це документ, повністю воспроізводящійінформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх.
Діяльність установи оформляється сукупністю определеннимобразом взаємодіючих документів, відповідних функцій управління і становить системи документації.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних попрізнакам походження, призначення, виду, сфери діяльності, едінихтребованій до їх оформлення.
Їх сукупність становить систему організаційно-распорядітельнойдокументаціі. Державний стандарт визначає організаційно-распорядітельниедокументи як письмові документи, в яких фіксуються решеніяадміністратівних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб
Основним напрямком удосконалення документації являетсяуніфікація і стандартизація.
Стандартизація - це процес встановлення і прімененіястандартов, під якими розуміється «зразок, еталон, модель, що приймаються заісходние для зіставлення з ними інших подібних об'єктів». Стандарт какнорматівно-технічний документ встановлює комплекс норм, правил, требованійк об'єкта стандартизації і затверджується компетентним органом.
Під уніфікацією розуміється «приведення чогось до едінойсістеме, формі, однаковості».
Уніфікована система документації (УСД) - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну дляуправленія вопределеннойсфере діяльності.
Загальнодержавні уніфіковані форми документів обязательнидля застосування в усіх установах, організаціях і на підприємствах незалежновід їх підпорядкування і форми власності.
Сучасне державне регулірованіеделопроізводства
Законодавче регулювання діловодства
В даний час регламентація документування, організації та технології документаційного забезпечення управління ведеться в несколькіхнаправленіях: законодавче регулювання, стандартизація, разработканорматівних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.
Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.
Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документірованіяінформаціі, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаціонниересурси, документована інформація та ін.), Врегулював відносини, вознікающіепрі створенні та використанні інформаційних технологій, установілобязательность надання інформації державним органам.
Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, чтобухгалтерскій облік здійснюється шляхом суцільного, безперервного ідокументального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст. 9) визначив правила оформлення первинних облікових документів. У нейподчерківается, що всі господарські операції, що проводяться організацією, должниоформляться виправдувальними документами. Щодо обов'язковості документірованіяговорітся і в інших, законодавчих актах. Так, Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, ної її документування.
реєстраційного номера). При порушенні вимог, викладених вПравілах, документ не вступає в силу.
Ряд правових актів містить норми, які необхідно Учітиватьпрі складанні і оформленні управлінських Документів. До таких актамотносятся, наприклад, закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування інаіменованіях місць походження товарів», який визначає порядокРегістраціі 'емблеми підприємства, що поміщається на бланку; Постанова
Ще роботи по менеджменту
Реферат по менеджменту