Проведення навіть невеликого корпоративу вимагає серйозного і продуманого підходу, і для цих цілей бажано запрошувати професіоналів з event-агентств. Однак цю точку зору поділяють не всі керівники або ж компаніям банально не вистачає фінансів, щоб замовити цю не найдешевшу послугу. В такому випадку турботи про підготовку заходу перекладаються на плечі відділу по роботі з персоналом. HR-менеджери починають вивчати професійну літературу, але там, як правило, технологія влаштування свят розкривається поверхнево. А адже саме event-заходи спрямовані на розвиток корпоративної культури, вони - важлива складова нематеріальної мотивації персоналу, яка, в свою чергу, формує імідж компанії як роботодавця (внутрішній і зовнішній PR).
Отже, що робити HR'ам, вимушеним виступати в ролі масовиків-витівників?
- Багато компаній прагнуть заощадити і проводять корпоративні заходи власними силами. Це цілком можливо, хоча треба розуміти, що якість таких свят буде іншим, та й для співробітників, що беруть участь в підготовці, такий корпоратив стане просто іншою формою робочого процесу. До того ж деякі види заходів передбачають участь фахівців - наприклад, корпоративні спектаклі. Часто за подібні проекти беруться тренінг-менеджери, які не мають театральної освіти, що, на мій погляд, є колосальним прогалиною. Але звичайний одноденний виїзд на природу - на пікнік або спортивні змагання - можна організувати силами колективу. Є кілька основних правил, на які необхідно звернути увагу при самостійній підготовці заходу. Якщо грамотно реалізувати кожне з них, корпоратив буде успішним.
1. Чітко сформулюйте мету та основні завдання вашого заходу.
2. Створіть робочу групу з ініціативних співробітників. Число «героїв» не повинно перевищувати 5-6 чоловік (за умови, що учасників близько двохсот) - це оптимальна кількість для розподілу функціоналу в робочій групі. Але не забувайте, що ці люди будуть входити до складу організаторів заходу, і вам напевно знадобиться ще хтось на роль ведучих і аніматорів.
3. Розробіть календарний план робіт з розподілом функціоналу і термінами виконання.
4. Розподіліть обов'язки серед членів робочої групи відповідно до спеціалізації, можливостями і бажаннями кожного:
- виберіть або призначте керівника
- доручіть креативщикам розробку концепції та плану заходу
- логісти можуть зайнятися підбором місця проведення, організацією трансферу
- технічне оснащення і закупівлі (харчування, вихідний реквізит, подарунки і т.д.) найчастіше дістаються представникам адміністративно-господарського відділу
- фінансисти можуть взяти на себе розрахунок бюджету заходу.
Всі ці функції можуть виконати будь-які співробітники, які відчувають в собі можливість це зробити.
5. Визначте, хто із співробітників візьме на себе ведення та анімацію заходи (досвід показує, що для неспеціаліста це досить складне завдання). На цю роль варто залучити артистичних і харизматичних людей, здатних утримувати увагу глядачів і «вести» всіх учасників за сценарним планом.
8. Не забудьте врахувати гендерний та віковий склад працівників - не всі люблять або можуть бігати в мішках або брати участь в інших активних конкурсах.
10. Складнощі, з якими можна зіткнутися:
- для частини колективу (активної групи) це буде не відпочинок, а повноцінна робота, що може засмутити деяких співробітників компанії
- концепція «шоу-програма силами співробітників» - не найпростіша ідея (фактично, одна з найскладніших у виконанні та реалізації, що вимагає грандіозних тимчасових і творчих витрат)
- в будь-якому колективі є люди, які завжди чимось незадоволені, - це природно, і до цього треба ставитися спокійно. Причини такого ставлення можуть бути самими різними, і не виключено, що в процесі заходу воно зміниться
- технічне забезпечення: звукове та світлове супровід, розведення багаття, приготування їжі та ін.
- безпека - травми при проведенні виїзних заходів трапляються не так уже й рідко, тому багато організаторів включають в свій пакет страховку учасників
- погодні умови, які не можна передбачити.
В цілому проведення заходів самотужки все ж можливо - багато що залежить від організованості і відповідальності керівника і «активної групи» конкретної компанії.