Нотаріусам в своїй повсякденній діяльності доводиться постійно мати справу з документами, до того ж не тільки сучасними, але і виданими давно. Документи, на підставі яких або відповідно до яких вчиняють нотаріальні дії, повинні відповідати певним вимогам. У цьому параграфі мова піде про що пред'являються до документів вимогах в основному технічного характеру. Відповідно до ч. 1 ст. 45 Основ законодавства про
нотаріат нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова та інші не обумовлені виправлення, а також виконані олівцем. З таких документів нотаріуси не вправі свідчити копії виписки, перекази. Не можуть бути прийняті такі документи і як правовстановлюючих. Якщо в пред'являються для вчинення нотаріальної дії документі є який-небудь з перерахованих дефектів, нотаріус зобов'язаний роз'яснити звернулася, які заходи йому необхідно зробити, щоб нотаріальну дію все-таки було в подальшому скоєно. Наприклад, коли в технічному паспорті на автомобіль є не обговорені виправлення, довіреність на його продаж, користування або розпорядження не може бути нотаріально посвідчений до тих пір, поки в технічний паспорт не внесуть відповідну обмовку, скріплену підписом особи та печаткою організації, що видала технічний паспорт. Якщо в свідоцтві про народження спадкоємця є підчищення, а цей документ він пред'являє для оформлення права спадкування, нотаріус повинен запропонувати йому запросити з органу загсу, що видав цей документ, повторне свідоцтво про народження. Коли ж при оформленні договору про відчуження нерухомості нотаріусу пред'являється правовстановлюючий документ на відчужуваний об'єкт нерухомості, в якому є будь-які необумовлені виправлення, нотаріус такий документ прийняти не може. Він повинен запропонувати власнику об'єкта нерухомості отримати дублікат правовстановлюючого документа, і т.д. У разі, якщо звернувся наполягає на здійсненні необхідного йому нотаріальної дії за наявним у нього документу, нотаріус повинен винести постанову про відмову у вчиненні нотаріальної дії, посилаючись при цьому на ч. 1 ст. 45 Основ.
Нотаріальні документи можуть бути виготовлені з використанням ксерокса, комп'ютера, друкарської машинки і навіть написані від руки. Текст документа повинен бути чіткий - розбірливий, легко читається. Якщо документ надрукований на друкарській машинці, то на всіх його примірниках повинен бути чіткий шрифт, якщо написаний від руки, то неодмінно чітким почерком.
У випадках, коли нотаріальні документи викладені па кількох окремих аркушах, вони повинні бути прошиті, аркуші пронумеровані. Кількість листів в документі вказується під місцем скріплення, запис про це завіряється підписом нотаріуса і його печаткою. Точно такі ж вимоги самі нотаріуси пред'являють до оформлення документів, які подаються їм для здійснення тих чи інших нотаріальних дій - засвідчення копій з них, як правовстановлюючих при посвідченні угод і т.д. Документи, що не відповідають зазначеним вимогам, для вчинення нотаріальних дій не приймаються.
В нотаріат всі документи традиційно виготовляються без будь-яких виправлень. І нотаріуси повинні прагнути підтримувати традицію, що склалася. Тому в разі, коли допущена помилка помічена до того, як документ виданий, або відразу ж при видачі, то його все-таки краще виготовити заново. В інших випадках виправляти помилки, вписувати пропущені слова треба але такими правилами:
1) в документах, в яких не підписуються звернулися за вчиненням нотаріальної дії особи (різні свідоцтва, копії з документів, переклади, виконавчі написи і т.д.), виправлення, зроблені в тексті, вписані слова обумовлюються нотаріусом, підтверджуються його підписом і скріплюються печаткою. При цьому виправлення повинні вноситися так, щоб початковий текст можна було прочитати і після його виправлення;
2) в документах, що підписуються звернулися (договорах, дорученнях, заповіти, заяви, банківських картках, актах про морський протест, протоколах допиту свідків, огляду письмових і речових доказів і т.д.), виправлення, вписані слова повинні бути обумовлені та підтверджені підписами які звернулися за вчиненням нотаріальної дії особами, а також обговорені нотаріусом, підтверджені його підписом і печаткою. Початковий текст після його виправлення повинен залишатися читаним.