Сторінка 3 з 3
Це 3 заключна частина статті 33 ради по тайм-менеджменту (поради з 23 по 33)
23-й рада тайм менеджменту. Де потрібна важливість і терміновість
Одна зі справ, яке, я вважаю, потрібно внести в розряд важливих і термінових - це перевірка виконаної роботи. Неважливо, ким виконана робота: вашими підлеглими, вашими партнерами або іншими організаціями. Особливо важливо відразу перевіряти виконану роботу при взаємодії з державними структурами, де багато процесів займають досить багато часу.
Висновок, який я виніс з цієї ситуації: перевіряй виконану роботу тут і зараз.
Ще один приклад. Одного разу мені було необхідно отримати довідку, яку роблять протягом 1 місяця. Це було перед новорічними святами. Коли я отримав довідку, я відразу перевірив правильність і виявилося, що там була неправильно написана дата мого народження. Та організація, де я отримував довідку вже майже закривалася, але я наполіг, щоб мені виправили помилку. В іншому випадку, якби я не перевірив роботу відразу, мені б довелося чекати місяць оформлення довідки і ще 10 днів новорічних свят.
«Ти коли-небудь думав, куди поділися останні 5 років?» - Віктор Пєлєвін Жовта стріла
24-й рада тайм менеджменту. Вчимося говорити НІ
А як сказати НІ іншим так, щоб вони не образилися.
У бізнесі ми не говоримо, що не можемо цього зробити, ми говоримо, скільки це коштує. Тобто називаємо таку суму, на яку людина, швидше за все, не погодиться. Якщо людина погоджується на велику суму, ми просто знаходимо підрядника і отримуємо свою винагороду.
У повсякденному житті, якщо вас хтось про що - то просить і, ви зайняті, можна сказати, що ви зайняті і зможете поговорити через годину. Цим ви нікого не ображаєте. З іншого боку, ваше оточення звикає до того, що вас краще не відволікати під час роботи і питання про те, як сказати немає, взагалі йде.
Пам'ятайте, що одне невелике переривання може повністю порушити весь робочий процес. Згадайте, чи було у вас таке, що ви займаєтеся важливим проектом, і тут вам хтось дзвонить або підходить з певного питання. Після чого ви не пам'ятаєте, чим займалися і вам потрібен якийсь час, щоб включитися в роботу. Більш того, наш мозок влаштований таким чином, що йому легше продовжувати якесь одна справа, ніж починати щось нове.
25-й рада тайм менеджменту. Використовуємо програму SKYPE
В умовах пробок і великої кількості людей ми так чи інакше витрачаємо занадто багато часу на дорогу. Спілкування з клієнтами та співробітниками через інтернет зберігає час і сили.
Також багато моїх друзів використовують інтернет щоб вивчати англійську з носіями мови.
Але в той же час важливі зустрічі і переговори я рекомендую проводити наживо.
Почніть використовувати сучасні технології і нехай вони зберігають ваш час.
26-й рада тайм менеджменту. Виконуємо об'ємні завдання спочатку
З власного досвіду можу сказати, що, якщо взяти за правило виконувати більш складні, важливі і об'ємні завдання спочатку, а більш дрібні - в кінці, то встигаєш набагато більше.
Тому при плануванні дня я раджу виділяти ті завдання, які займають більше часу, і виконувати їх першими.
27-й рада тайм менеджменту. З'їжте жабу з ранку
Ця рада дуже простий, але дієвий. Незважаючи на те, що я завжди раджу ставити такі цілі, які вас будуть мотивувати, і процес їх досягнення буде вас заряджати енергією і ентузіазмом, трапляються справи, які не приносять особливого задоволення, але їх потрібно зробити.
Наприклад, похід до дантиста (так би мовити, жаба) не приносить нам багато задоволення.
З'їдайте жабу з ранку - робіть найнеприємніше спочатку. Це допоможе звільнити голову від непотрібних думок і всі інші справи, у порівнянні з «жабою», здадуться дрібницями - ви будете робити їх з легкістю і з задоволенням.
Коли ви плануєте свій день, виписуйте свої «жаби» в щоденник і виконуйте їх на самому початку дня - ви відразу прискоритеся в просуванні до своїх цілей.
28-й рада тайм менеджменту. Як виконувати об'ємні завдання або Кращий спосіб з'їсти слона
Поговоримо про слонів. Кращий спосіб з'їсти слона - це з'їсти його по маленьких шматочках, один шматочок за раз.
Якщо у вас є об'ємна задача, розділіть її на більш дрібні і почніть виконувати. Нашому мозку набагато легше сконцентруватися на одній невеликій задачі, ніж розсіювати свою увагу відразу на декількох. Тим більше що свідомий розум може в даний момент часу концентруватися тільки на чомусь одному. Більш того, дякуйте себе, святкуйте виконання кожної маленької завдання - це дозволить вам ще більше насолоджуватися процесом, а значить, швидше йти до своєї мети.
"Yard by yard, it's hard. Inch by inch, it's a cinch" -свідоме Не буду переказувати цю чудову англійську приказку, щоб не втратити її краси і сенсу.
29-й рада тайм менеджменту. Використовуємо діаграму Ганта
По суті, діаграма Ганта - це графічний спосіб відображення всіх завдань одного проекту разом з термінами їх виконання, тривалістю і черговістю.
Щоб зрозуміти, як працює діаграма Ганта, давайте розглянемо простий приклад.
Припустимо, ви захотіли побудувати будинок. Нехай, цей процес включає в себе наступні етапи: закладка фундаменту, будівництво стін, будівництво даху, сантехніка, електрика, внутрішнє оздоблення.
За допомогою діаграми Ганта ми можемо подивитися, скільки ж часу займе цей процес. По горизонталі у нас відкладено час. А кожна лінія показує ту чи іншу задачу. Зауважте, що кожна задача йде в певній послідовності: ми, наприклад, не можемо спочатку побудувати дах, а потім закладати фундамент. З іншого боку, кілька процесів може проходити одночасно. Наприклад, ви можете поєднати установку електрики і сантехніки.
Отже, як же у нас йде процес будівництва. Спочатку протягом тридцяти днів ми будуємо фундамент, потім тридцять днів ми будуємо стіни, після цього ми десять днів витрачаємо на будівництво даху, після даху по десять днів ми приділяємо на сантехніку та електрику. Далі ми займаємося внутрішньою обробкою 20 днів.
Ви, напевно, помітили, що між кожним завданням я залишив проміжки в кілька днів. Це я зробив на випадок, якщо роботи будуть виконані не в строк. Я завжди рекомендую залишати невеликі зазори між важливими справами, це убезпечить вас перевантаженості і суєти.
Чим зручна діаграма Ганта?
Наш мозок мислить картинками, тому зображення вашого проекту на діаграмі найзручніше для сприйняття. Більш того, ви запишіть свої цілі на аркуші паперу, коли будете будувати цю діаграму, а записані цілі - це цілі здійснені.
Також я пропоную заповнювати діаграму Ганта з самого кінця. Тобто спочатку ви відзначаєте ту дату, до якої ви хочете, щоб проект був виконаний, а потім плануєте все завдання таким чином, щоб укластися в дедлайни.
Існує велика кількість комп'ютерних програм, де можна створити подібну діаграму, наприклад, в програмі OpenProject.
Якщо у вас є проект або велика мета, створіть для неї діаграму Ганта. Це допоможе вам добитися результатів швидше і з меншими зусиллями.
30-й рада тайм менеджменту. Групуємо однотипні завдання
Ця рада має на увазі не те, що ми виконуємо схожі (однотипні) завдання одночасно, а то, що схожі завдання ми виконуємо поспіль. Схожі завдання - це завдання, які передбачають застосування одного певного досвіду, вміння, ресурсу.
Наприклад, нам необхідно написати листа своєму партнеру і зробити mind - карту своєї нової книги в програмі Mind Manager. Логічно, що легше включити комп'ютер, зробити ці два завдання і потім його вимкнути, ніж спочатку зробити першу задачу, потім вимкнути комп'ютер, а потім включити комп'ютер і зробити другу задачу. Сподіваюся, що цим вас не заплутав.
Наш мозок влаштований таким чином, що йому набагато легше працювати по одній певною схемою, ніж перемикатися на нову модель поведінки. Нашому мозку легше продовжувати робити те, що він робив, ніж починати щось нове. Ось чому багаті стають багатшими, а бідні стають біднішими. Ось чому ті, хто стежить за собою, стають ще більш здоровими, а ті, хто ні - все більше і більше набирають вагу. Ось чому хороші звички завжди грають на нашому боці. Більш того, іноді на перемикання між завданнями витрачається навіть більше часу, ніж на їх виконання. Тому важливо групувати схожі завдання в одні блоки. Уявіть, що ви збираєте мозаїку. Завжди легше зібрати одну частину картинки зі шматочків однакового кольору.
Виконуючи подібні (однотипні) завдання одним потоком, пам'ятайте про те, що навіть в таких випадках важливо робити перерви, щоб працювати більш продуктивно і з задоволенням.
31-й рада тайм менеджменту. використовуємо диктофон
Це дуже простий, але дієвий прийом. Щодня до нас приходять сотні, а то й тисячі нових ідей. Часто не дуже зручно їх все записувати, так як це забирає багато часу.
В цьому випадку я рекомендую використовувати диктофон. Це дозволить швидко зберігати великі обсяги розумової інформації. Після цього ви зможете попросити свого секретаря або особистого помічника перевести всю інформацію в друкований формат або у зручний для вас час, наприклад в транспорті, прослухати запис ще раз і виписати найважливіше.
Пам'ятайте, то, наскільки ефективно ви будете використовувати свій вільний час, залежить не від кількості матеріалу, а від того, що ви будете застосовувати в своєму житті вже сьогодні.
32-й рада тайм менеджменту. Використовуємо закон Парето або принцип 80/20
Закон Парето або принцип 80/20 названий так на честь соціолога і економіста Вільфредо Парето.
Цей принцип полягає в наступному: «20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль - лише 20% результату». Або, якщо застосувати цей принцип до тайм менеджменту: 20% витраченого часу відповідає за 80% результату, а інші 80% витраченого часу-лише за 20% результату.
Я пропоную вам прямо зараз взяти листок і ручку і записати на ньому одну зі своїх цілей. Під нею запишіть ті 20% дій, які відповідають за 80% результату. А далі запишіть ті 80% дій, які дають 20% результатів.
Принцип Парето, може застосовуватись у багатьох сферах життя. Почніть застосовувати цей принцип вже зараз і створюйте 80% результату завдяки, всього лише, 20% зусиль.
33-й рада тайм менеджменту. Робіть собі подарунки і винагороди
Дайте відповідь, будь ласка, на питання: як вам би хотілося отримувати заробітну плату: щомісяця або кожні два тижні? Упевнений, що більшість вибрала другий варіант. Ми так влаштовані, що, чим частіше ми бачимо плоди нашої праці, тим більше у нас мотивація. Так чому ми обіцяємо влаштувати собі шопінг або зробити вихідний тільки після завершення проекту?
Робіть собі подарунки і винагороди за невеликі здійснені частини проекту, цілі або завдання. Це допоможе вам швидше рухатися до мети, збільшить вашу мотивацію і задоволення від процесу. Це можна застосовувати не тільки до себе, але і до своїх співробітників.
В одній з компаній, що займаються продажами, співробітники придумали наступне: кожен раз, після того як вони робили черговий дзвінок, вони з'їдали печиво або робили ковток кави. За словами керівництва, цей метод працював дуже добре.
Я знаю багатьох прихильників того, що подарунки, бонуси і винагороди потрібно давати ще до виконаної роботи. Приклад тому - чайові. Спробуйте одному і тому ж працівникові дати чайові в кінці надання послуги, а потім дайте йому чайові перед початком послуги. Наприклад, нехай це буде офіціант. Зробіть так, і ви побачите різницю в сервісі.
Керівник однієї з великих американських компаній, що займаються освітою, так і зробив. Перед початком відповідального проекту він вивіз співробітників своєї компанії на шикарний курорт, як би заздалегідь даючи кредит довіри своїм співробітникам. Як, ви думаєте, після цього працювали співробітники?
Я пропоную вам прямо зараз вибрати одну з глобальних цілей і прописати, які винагороди, подарунки, сюрпризи ви буде собі робити за виконання шматочків мети.
Успіх - це процес, а не пункт призначення. Нехай же цей процес буде приємним і повним сюрпризів, в хорошому сенсі цього слова.
Будемо вдячні, якщо поділіться статтею: