Офіційні листи пишуться на спеціальних бланках, що відповідають стандарту. Для таких бланків встановлений комплекс окремих елементів (реквізитів), які повинні розташовуватися в певному порядку.
Оформлення бланка, відповідне принципам технічної естетики, позитивно впливає на сприйняття його змісту. Наприклад, з огляду на, що людському оку легше фіксувати верхню частину будь-якого об'єкта, при оформленні документів слід їх верхню частину робити більш насиченою, а нижню - більш «стійкою».
Стандарти на формуляри-зразки встановлюють формати та розміри полів документів, що входять до складу уніфікованої системи документації, а також вимоги до побудови конструкційної сітки формуляра-зразка, набір реквізитів і правила їх розташування. Документи, що входять до складу уніфікованих систем документації, складаються з трьох основних частин, які розташовуються в межах чітко розмежовані зон. Така «геометрія» документа забезпечує необхідну швидкість сприйняття його тексту.
Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або положеннями для окремих видів документів. Склад і розташування реквізитів на бланках організаційно-розпорядчих документів повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-97.
Встановлення стандарту на формуляр-зразок, який, в свою чергу, визначає вимоги до бланку офіційного листа, викликане необхідністю уніфікувати процес його оформлення, що дозволяє:
організувати централізоване виготовлення бланків для листів;
зменшити вартість машинописних робіт;
скоротити трудовитрати на складання та оформлення листів;
полегшити візуальний пошук необхідної інформації;
розширити можливості застосування обчислювальної та організаційної техніки при обробці листів.
Формуляр-зразок є основою для конструювання формулярів і бланків всіх видів управлінської документації. Площа, відведена формулярам-зразкам для розташування кожного реквізиту, відповідає оптимальному обсягом цього реквізиту в друкованих знаках.
Формуляром називається сукупність реквізитів документа. Згідно ГОСТ Р 6.30-97 документи можуть містити до 29 реквізитів. Однак жоден документ не оформлюється повним їх набором. Для кожного виду документа визначено склад реквізитів залежно від його призначення. Так, для офіційного листа рекомендується наступний склад реквізитів:
) Державний герб РФ;
) Код організації за ЄДРПОУ, якщо він є (для внутрішньоросійською листування);
) Найменування організації (повне або скорочене);
) Довідкові дані про організацію;
) Реєстраційний номер документа;
) Заголовок до тексту;
Можуть бути вказані ініціали друкарки і кількість примірників, але вони не входять до складу обов'язкових реквізитів. Можна включати реквізит: ідентифікатор електронної пошти (при необхідності).
Офіційний лист є єдиним документом, на якому не ставиться назва його виду. Всі інші документи мають назви, наприклад «Наказ», «Акт», «Рішення», «Доповідна записка» і т.д.
Згідно ГОСТ Р 6.30-97 зображення Державного герба РФ поміщається на бланках листів державних установ.
Слід пам'ятати, що скорочувати назви організацій довільно не можна. Скорочені найменування організацій утворюється трьома способами;
за першими літерами слів, що входять до найменування, наприклад МВС (Міністерство внутрішніх справ). Абревіатури пишуться разом і букви в них не розділяються точками;
за початковими складах слів, що входять до найменування, напрімep: Уралмаш (Уральський машинобудівний завод);
- змішаним способом, коли складноскорочені найменування утворюються частково з початкових букв, частково з усічених слів і пишуться в першій частині прописними літерами, в другій - малими, наприклад ВНІІдормаш. Такі слова пишуться теж разом. Назви установ скорочуються тільки в тому випадку, якщо скорочена назва зазначено в офіційному документі.
Реєстраційний номер вихідного документа - номер листа і його умовне позначення - зазвичай складається з декількох частин. Спочатку може бути записаний індекс структурного підрозділу, індекс по номенклатурі справ класифікатора кореспондентів, виконавців, а останньою частиною буде порядковий номер вихідного листа, наприклад № 2 / 16-2955 або 18/275.
При посиланні на вхідний документ слова «наш», «ваш», вживати не рекомендується. Найбільш раціональна така форма цього реквізиту:
На № _____________ від _____________
Почасти це робиться з урахуванням машинної обробки. З метою прискорення виконання листа, якщо відомо прізвище особи, яка буде його розглядати, рекомендується вказувати і це прізвище. Згідно ГОСТ Р 6.30-97 при направленні листи посадовій особі назва організації вказується в називному відмінку, а посада і прізвище - в давальному. наприклад:
Кемеровській ВАТ «Граніт»
економіки і управління
Директору ЗАТ «Кристал»
103030, г. Москва,
Скатеркова пров. 22
вул. Кірова, 76, кв. 12
Якщо особа, на ім'я якого пишеться лист, має вчене звання (науковий ступінь), його слід вказувати перед прізвищем:
акад. А.Г. Іванову
проф. Н.Г. Кірсанова
Про організацію Виїзний торгівлі
Про постачання вугілля за контрактом № 33-02 / 567
Про закупівлю цегельного заводу
Бажано, щоб заголовок не перевищував двох рядків; якщо ж рядки дві, вживається абзац.
У справі гр. Круглова А.А.
Основний реквізит ділового листа - текст. Максимальна довжина стандартної рядка офіційного листа дорівнює 64 Друкування знакам, що становить близько 17 см. Зазвичай рядок вміщає 60-62 знака. Вибір такої довжини рядка пояснюється найбільш вживаною форматом А4, а також тим, що, читаючи текст, ми, як правило, тримаємо його на відстані 30-35 см від очей, а кут сектора найкращою сприйнятливості людського ока дорівнює 30 градусам.
Відмітка про наявність додатка робиться, якщо до листа включені будь-які документи. У лівому нижньому куті листа відразу від поля ставиться слово «Додаток», потім поміщаються назви доданих документів в цифровій послідовності з зазначенням кількості примірників і аркушів. Кожна назва розташовується на окремому рядку. Під словом «Додаток» ніяка запис не проводиться. наприклад:
Додатки: 1. Копія контракту з фірмою «Келлер» на 3 л. в 1 прим.
Вказівка на наявність додатка, що згадується в тексті листа, може бути зроблено в такому вигляді:
Додаток: на _ л. в _____ прим.
Цей реквізит може бути заготовлений на бланку листа. У сброшюрованном додатку кількість аркушів не вказується. наприклад:
Додаток: інформаційний матеріал про Міжнародну
Самі документи, що входять до складу додатків, повинні мати всі необхідні реквізити: назва структурного підрозділу, заголовок, дату, підпис. Крім того, на додатках у верхньому кутку праворуч робиться відмітка, яка вказує на зв'язок додатки з основним документом. Якщо додаток є самостійним документом, воно направляється із супровідним листом.
Реквізит «підпис» поміщається зліва під текстом листа відразу від поля. До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує лист, особистий підпис і його розшифрування. Оскільки ділові листи пишуться на бланках установ, назва установи в підписи не вказується. наприклад:
Директор школи Підпис Н.К. Сидоров
Дві підписи ставляться в тому випадку, коли необхідно підтвердити дійсність першого підпису, а також в особливо відповідальних документах, наприклад в листах з фінансово-кредитних питань, які направляються фінансово-банківських установ. В таких листах завжди ставиться підпис головного (старшого) бухгалтера підприємства.
При підписанні листа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді:
Директор інституту Підпис А.Н. Марченко
Головний бухгалтер Підпис Ю.П. Волков
При підписанні листа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розташовуються на одному рівні:
Директор ВАТ «Карелія» Директор ЗАТ «Корсар»
Підпис І.В. Петров Підпис Г.А. Фомін
Всі екземпляри листів, що залишаються в справах організацій, повинні містити справжні підписи посадових осіб.
Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті листа, відсутня, лист підписує особа, яка виконує його обов'язки, або його заступник. При цьому обов'язково вказується фактична посада особи, яка підписала лист (наприклад, «в.о.», «заст.») І його прізвище. Не можна підписувати листи з приводом «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
Підписання документа є одним із способів посвідчення його. Офіційний лист без підпису не має юридичної сили.