Лист (синоніми: службовий лист, діловий лист, по множині - ділова кореспонденція) - загальноприйнята назва великого числа різновидів інформаційно-довідкових документів, що використовуються для вирішення головним чином поточних завдань в управлінні. Основною ознакою, за яким листи виділяються в особливу групу документів, є пересилання їх поштою.
Розрізняють листи циркулярні, інформаційні, гарантійні, супровідні, листи-прохання, листи-підтвердження, договірні листи, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-запрошення, комерційні листи і ряд інших. Дамо коротку характеристику деяким.
Циркулярні листи зазвичай висилає вищестояща організація, яка повідомляє підпорядкованим підприємствам певні відомості чи установки, що стосуються ділових питань або завдань і носять розпорядчий характер.
Гарантійні листи направляються з метою підтвердження даних раніше обіцянок або обумовлених умов. Гарантуватися можуть якість робіт, терміни виконання замовлення, оплата товарів, послуг, орендованих приміщень і т. Д.
Листи-підтвердження висилаються для підтвердження отримання документів або матеріальних цінностей. Іноді в них призводять короткий виклад документів і перелік матеріальних цінностей. Лист-підтвердження може закінчуватися додаткової проханням або довідковою інформацією.
Договірні листи. Їх можна вважати різновидом супровідних листів, так як вони підтверджують факт відправки договорів або контрактів.
Листи-прохання викладають будь-яку прохання, гранично коротко і шанобливо підкреслюють зацікавленість організації у її якнайшвидшому виконанні, заздалегідь висловлюючи подяку за зусилля по її виконанню.
Листи-повідомлення. Листи, в яких щось повідомляється або затверджується.
Інформаційні листи. Це різновид листи-повідомлення, своєчасно інформує зацікавлена посадова особа або організацію про доконаний факт. Для такого листа достатньо підпису референта або секретаря. При великої значимості викладаються в ньому фактів лист підписує керівник організації.
У запиті покупець звертається до продавця, імпортера, експерту з проханням дати детальну інформацію про товар або послугу, т. Е. Сформулювати комерційну пропозицію. Такі запити входять в групу контрактних документів і використовуються для підготовки та укладення угод.
Оферта - письмова пропозиція однієї особи (оферента) іншій особі (акцептанта), що виражає бажання укласти з ним договір. Оферта має певний, зазначений у ній термін дії.
Розробнику ділового листа неважко побудувати стилістичну конструкцію, якщо він має в своєму розпорядженні набором перевірених практикою конструкцій фраз, користуючись якими можна сформулювати свою думку. Розглянемо приклади моделей, що пояснюють мотивування написання листа:
У порядку надання технічної допомоги.
Відповідно до протоколу.
У відповідь на Ваше прохання.
На підтвердження нашої домовленості.
Наступні варіанти є поширеним «стандартним» початком ділового листа:
Сповіщаємо, що. ".ми скоротили на місяць термін поставки запитаних Вами виробів.
Доводимо до Вашого
відомості, що. наш завод припинив вироб
ництво комбайнів «Нива» колишньої конструкції.
Ось кілька прикладів реалізації «стандартних» конструкцій: Просимо.
ООТ «Ростсельмаш» підтверджує.
Вас перевірити хід виконання робіт.
підписаний з нашої сторони договір.
Вас цікавить документацію рекомендованою бандероллю.
отримання специфікації на.
умови поставки обладнання.
відповідно до. Ви повинні.
Нагадуємо Вам, що Ваша заборгованість по спла-
затримка у відвантаженні. сталася на увазі.
Як заключних можуть бути наведені такі фрази:
Просимо Вас не затримувати відповідь.
Просимо вибачити нас за затримку з відповіддю.
Розраховуємо, що наші зауваження будуть враховані.
Підбір слів у реченні повинен відповідати вимогам сполучуваності їх між собою, характерною для ділового мовлення. Наприклад: -
брати на себе, виступати з, підтримувати, виявляти, розвивати, стримувати, втрачати, поступатися; -
стягувати, обкладати, платити, знижувати, скорочувати; -
покладати, виконувати, виконувати, нести, звільняти від, розподіляти, відстороняти від; -
брати на себе, покладати, здійснювати, відстороняти від, підміняти, зміцнювати і т. д.
Інші найбільш уживані словосполучення в діловому листуванні наведені в додатку 4.
Текст службового листа повинен відповідати умовностей ділового етикету.
Діловий етикет взагалі - це порядок поведінки, встановлений в діловому спілкуванні.
Діловий етикет, зокрема, проявляє себе в формі викладу тексту листа, перш за все в формулах звернення, виражених прохань, нагадувань, відмов, претензій, способи аргументації, формулюваннях вказівок, в заключних словах.
У діловому листуванні недоречно застосування вигадливих, солоденькі виразів типу «Будьте такі люб'язні. »,« Будьте ласкаві повідомити. " і т.п.
Ряд вимог до оформлення листів на додаток до всього сказаного вище, в тому числі про оформлення реквізиту 19 (текст), відображений в макеті листа (рис. 16).
Приклад листа з основної діяльності наведено на рис. 17. Герб
(Емблема, товарний знак)
№ рахунку в банку код підприємства код форми документа
(Все в давальному відмінку) вул. Назва, будинок №
м Місто, Поштовий індекс
00.00.0000 № 00 / 00-000 на № 00 від 00.00.0000
[Вказівка |) Заголовок до тексту (відповідає на
про контроль питання «Про що?», починається з приводу «О»)
Якщо текст листа складається з двох і більше абзаців, то лист друкується з 5-го знака (від 1-го положення табулятора). Текст без абзаців може друкуватися безпосередньо від лівого поля (від 0-го положення табулятора).
Текст листа повинен включати три структурні елементи: вступну частину, що викладає привід для написання листа; доказову частину, що приводить доводи, посилання на нормативні документи; заключну частину, в якій висловлюється прохання, згода, відмова та ін.
Можливий зворотний порядок побудови листи: заключна частина наводиться перед доказової. Цей порядок характерний для листів вищестоящих організацій.
Додаток: на. л. в. прим.
керівника (підпис) І. О. Прізвище
(Підпис) І. Б. Прізвище 00.00.0000
У справу 00-00 (підпис)
20__р. ПІІ документа
Міністерство загальної та професійної освіти Російської Федерації НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНЕ ОБ'ЄДНАННЯ по економіці і соціології праці на базі Російської економічної академії імені Г. В. Плеханова 113054, г. Москва, пров. Стременній, 36 тел. 237-87-77 ОКПО 02531010
Члену Ради УМО за фахом 06.02.00
вул. Б. Садова, 69 р Ростов-на-Дону, 344007
Го випуску навчальних посібників "!
Одегов Ю. Г. Журавльов П. В. Управління персоналом - 30 п. Л .; 2.
Руденко Г. Г. Кулапов М. Н. Карташов С. А. Ринок праці - 30 п. Л. Ці роботи рекомендовані Міністерством загальної та професійної освіти РФ в якості підручників для студентів економічних спеціальностей.
Голова Ради УПО за фахом 06.02.00 Зав. кафедрою управління
персоналом, д. е. н. професор Ю. Одегов Ю. Г. Одегов
Іванова Ірина Петрівна 232-64-15