Зі статті ви дізнаєтесь:
- які види службових листів використовуються в діловому листуванні;
- які вимоги до оформлення службових листів і їх змістом;
- для чого необхідно розробити бланк службового листа;
- як оформити зразок службового листа за ГОСТом.
Службове лист приклад
Діяльність будь-якого підприємства, незалежно від форми його власності і того, чим воно займається, може здійснюватися тільки при взаємодії з іншими юридичними особами. Це можуть бути контрагенти, партнеру по бізнесу, постачальники, замовники, органи державної і муніципальної влади, наглядово-контролюючі органи і т. П. В процесі своєї діяльності підприємство також може взаємодіяти і з фізичними особами.
Види службових листів
Всі службові листи можна поділити на кілька видів за їхнім змістом. Вони, наприклад можуть бути:
Список це не повний, службовий лист - приклад документа, в якому може бути викладено текст будь-якого змісту, в тому числі, і вітальний, будь-яких спеціальних заборон і обмежень для цього не встановлено. Але, оскільки воно все-таки є документом, щодо нього діють загальні вимоги, встановлені на рівні державних стандартів.
Вимоги до оформлення службових листів
Згідно з державними стандартами, певний набір обов'язкових реквізитів має і ділове листування. Реквізити службового листа це:
Гарантійне службовий лист зразок представлено нижче.
Завантажити бланк або заповнений зразок можна тут.
Крім того, ГОСТ вимагає, щоб дотримувався розмір полів. Верхнє і нижнє поле рівні по 2 см, праве - 1 см, а ліве - 3 см, оскільки це поле підшивається при формуванні документів у справи.
Службовий лист - приклад лаконічних і чітких формулювань
Всю ділову переписку відрізняють такі особливості, як лаконічність, конкретність, визначеність. Тобто, кожна його фраза логічна і послідовна, виключає двояке тлумачення. У тексті викладаються тільки перевірені факти і тільки ті з них, які безпосередньо стосуються теми службового листа. Ніяких відступів і міркувань, які не підкріплюються фактами, не допускається. Більш того, бажано, щоб текст містив якомога більше усталених канцеляризмів і загальновживаних фраз-штампів. Це допоможе уникнути зайвої емоційності і художності, а також двозначності.
Структура текстової частини, як правило, складається з:
Рекомендаційний службовий лист зразок наведено нижче.
Завантажити бланк або заповнений зразок можна тут.
Багато підприємств і організації, особливо великі чи є підрозділами, ведуть активне ділове листування і складають безліч однотипних службових листів. Такі листи містять однакові обов'язкові реквізити і розрізняються тільки заголовком і текстовою частиною, та й то - не завжди.
В такому випадку на підприємстві доцільно розробити і затвердити локальним нормативним актом бланк службового листа. Такий бланк буде видрукуваний друкарським способом і скористатися ним зможуть всі виконавці, що становлять службові листи. Це дозволить суттєво скоротити процес їх оформлення і, крім того, уникнути помилок, часто допускаються при заповненні обов'язкових реквізитів.
Зразок службового листа за ГОСТом
Вимоги ГОСТу в разі оформлення службових листів є рекомендаціями. Загальна схема розміщення реквізитів і текстової частини приведена нижче.
При використанні бланка, реквізит, що містить довідкові відомості про компанії, як правило, розміщується посередині в верхньому полі. Це не суперечить вимогам ГОСТ. Оформлення службового листа зразок наведено нижче.
