1. Автосекретар - це той голос, який той, хто телефонує чує першим, набравши номер вашої компанії. Автосекретар вітає хто додзвонився і допомагає перейнятися симпатією і довірою до вашої компанії. Наприклад, текст для вашого автосекретаря може звучати так:
Добрий день. Ви подзвонили в компанію "назва компанії". Ваш дзвінок дуже важливий для нас. Будь ласка, дочекайтеся відповіді оператора. Ми працюємо з 10:00 до 19:00 по буднях. Залишайтеся, будь ласка, на лінії. Вам відповість перший звільнився оператор.
2. Interactive Voice Response (скорочено IVR) - можна перевести як Система попередньо записаних голосових повідомлень. Після того, як той, хто телефонує почув автосекретаря, той же самий голос пропонує наступні варіанти дій: якщо ви знаєте те, натисніть 1, якщо це - 2 і так далі. Ви можете повідомити про все ваших офісах, розповісти про акції або інформувати про години роботи. В кінці обов'язково дайте додзвонитися можливість переключитися на оператора, натиснувши, наприклад 0. Людині не обов'язково слухати весь список пропозицій, у нього є можливість поговорити з живою людиною. Опитування показали, що людям не подобається довго чекати відповіді, а натиснувши певну клавішу вони можуть знайти те, що їм потрібно. Обов'язково заплануйте цей пункт, коли робите запис ivr.
3. Очікування на лінії - тепер, коли той, хто телефонує очікує відповіді, у вас є можливість продати йому якусь послугу або продукт. Ви можете перетворити час очікування в продаж. Напишіть три або чотири «ввічливих повідомлення» (про те, скільки залишилося чекати або що ви раді його дзвінком) і така ж кількість продають повідомлень - чергуйте їх, в той час як людина чекає на лінії. У той час коли той, хто телефонує очікує відповіді, ви можете м'яко нагадати їм, що цінуєте їх час і вибір. «Ввічливі повідомлення» потрібні щоб заспокоїти тих, що дзвонять поки вони чекають. І до речі, у вас є слухач мимоволі! Це найкращий час щоб голосовий автовідповідач повідомив йому про будь-якому спеціальну пропозицію.
Добрий день. Спасибі, що подзвонили в компанію "назва компанії". Ваш дзвінок дуже важливий для нас. На жаль, всі оператори зайняті. Будь ласка, залишайтеся на лінії. Вам відповість перший звільнився фахівець.
Вас вітає компанія "назва компанії". Дякую за Ваш дзвінок. Ми працюємо з 10:00 до 19:00 по буднях. На жаль, зараз ми не можемо відповісти на ваш дзвінок, так як ви подзвонили в неробочий час. Будь ласка передзвоніть в будні дні, або залиште голосове повідомлення після сигналу.
Сподіваюся, я допоміг вам розібратися в запису ivr і автовідповідачів! А диктори Росії допомагатимуть процвітанню вашого бізнесу.