Запорукою ефективності аутсорсингу бухгалтерії є грамотна підготовка до передачі процесу, яка починається відразу після прийняття рішення про перехід на аутсорсинг і закінчується підписанням договору з постачальником послуги. Підготуватися до передачі можна самостійно, за допомогою зовнішніх консультантів або фахівців обраного провайдера. У будь-якому випадку, є декілька універсальних рекомендацій, які дозволять зробити перехід на аутсорсинг максимально чітким і швидким, а його подальше використання - ефективним для компанії.
1.Посчітать економічну вигоду аутсорсингу
Порівняння вартості утримання власної бухгалтерії і пропозиції аутсорсера дасть розуміння прямої економії для компанії. Варто врахувати, що крім цього буде і непряме зниження витрат при аутсорсингу. Наприклад, при виявленні перевіряючими органами помилок у звітності та накладення штрафних санкцій, відповідальність за інцидент і погашення штрафів несе провайдер.
Ще до переходу на аутсорсинг бухгалтерського обліку. компанії необхідно призначити співробітника, відповідального за взаємодію з провайдером. Ідеально на цю роль підходять головний бухгалтер або фінансовий директор, здатні не тільки формально контролювати роботу провайдера, а й оцінювати її якість. По суті, це може бути будь-який керівник, що знає процес зсередини, розуміє специфіку аутсорсингу і уявляє собі його зміст і роль в реалізації функції бухобліку в компанії. Відповідального за процес співробітника можна буде визначити на початковій стадії проекту, щоб компанія отримала єдиний підхід до вибудовування процесу передачі бухгалтерії провайдеру і організації подальшої взаємодії з постачальником послуги.
Угода про рівень сервісу (Service level agreement, SLA) підписується як доповнення до стандартного договору підряду або надання послуг, який укладається між замовником і провайдером аутсорсингу. SLA - свого роду "дорожня карта", де замовник прописує всі свої вимоги до реалізації функції на стороні провайдера. Складаючи угоду про рівень сервісу, замовник послуги остаточно формує перелік послуг, що надаються, терміни отримання звітів і розклад здійснення платежів, призначає відповідальних за взаємодію з провайдером.
4.Прівесті бухгалтерію в порядок до передачі провайдеру
Перед початком робіт з переведення бухгалтерії на аутсорсинг, фахівці провайдера завжди проводять аудит для оцінки поточного стану функції, який при можливості краще не форсувати. При підготовці до передачі функції на сторону бухгалтерам замовника спільно з співробітниками провайдера необхідно виявити і усунути всі нестиковки і прогалини в документації. Струнка, систематизована бухгалтерія - запорука того, що після її передачі на аутсорсинг провайдер в найкоротші терміни зможе приступити до виконання умов договору. Як відомо, заминки з передачею документів на аутсорсинг контролюючі органи не вважають поважною причиною затримки виплати зарплати.
Провідні аутсорсери для оптимізації власної діяльності і підвищення ефективності роботи своїх фахівців використовують передові методики ведення бухгалтерського обліку (особливістю аутсорсингу бухгалтерського обліку є можливість удосконалити ваші облікові процеси). Тут закладено великий потенціал для поліпшень, і для його грамотної реалізації необхідно окремо обговорити з фахівцями провайдера напрямок і план цих змін.
6.Понять, в якому напрямку буде вдосконалюватися функція
Для максимізації довгострокової вигоди від аутсорсингу експерти радять перед початком співпраці з провайдером сформулювати на перспективу ключові показники ефективності (KPI), до яких компанія буде прагнути. Потім разом з провайдером слід розробити стратегію досягнення цих KPI в рамках довгострокового співробітництва. Дуже важливо заздалегідь з'ясувати можливості партнера - чи зможе він забезпечувати мінливі потреби бізнесу замовника. Наприклад, підтримувати необхідну якість надання послуг при запланованому зростанні чисельності персоналу, відкриття філій, вихід на глобальний ринок, зміни в специфіці оплати праці та при інших змінах.
Помістити посилання в: