Ось кілька порад, які можуть допомогти вам керувати своїм часом більш ефективно.
Я чую ваше запитання, яке це має відношення до управління часом? Ну, якщо все знають, що вони роблять, і мають чіткий план роботи, то ви, як менеджер проекту будете витрачати набагато менше часу на вирішення питань, що виникають через відсутність ясності.
Пам'ятайте правило 80/20
Правило 80/20 (або Принцип Парето) говорить, що 20% зусиль дають 80% результату.
Цінність даного правила для менеджера проекту в тому, що воно нагадує вам про необхідність зосередитися на 20 відсотках діяльності. Тільки 20% діяльності, яку ви робите під час проекту, мають вирішальне значення. Ці 20 відсотків виробляють 80 відсотків ваших результатів. Визначте і зосередьтеся на цих видах діяльності.
Не просто оновлення статусу
Найкраще уникнути зустрічей команди, на яких ви питаєте у кожного про статус проекту. Ви витрачаєте на них свій час і не отримуєте натомість особливої користі. Краще витратьте цей час на ризики, проблеми та можливості. Використовуйте команду для пошуку рішень за допомогою мозкового штурму і створення ідей.
Зустрічі команди повинні мати чітку тему для обговорення, якої ви прямуєте. Якщо ви плануєте витратити на зустріч одну годину, переконайтеся, що вона триває годину і не більше.
Вирішуйте великі питання автономно, якщо вони можуть стати причиною затяжних зустрічей. Чи не вирішуйте питання, залучаючи всіх в тривалі технічні дискусії, до яких багато хто не має відношення. Призначте робочу групу, щоб зосередитися на питаннях і звіті команди на наступному засіданні.
Чи не вникати в подробиці. З проектами розробки програмного забезпечення, менеджеру проекту немає необхідності брати участь в ньому на рівні коду, залиште це для розробників. Ви вибрали правильну команду. Дозвольте їм робити те, що вони вміють, в той час як ви сконцентруєтеся на управлінні проектом для успішного його завершення.
Не робіть чужу роботу
Багато менеджерів проектів роблять помилку, втягуючись в "виконання роботи". Уникайте цього за всяку ціну. Управління проектами вимагає залучення повний робочий день і втрата контролю навіть на короткий період, може привести до проблем. Коли наближається термін здачі проекту, такий підхід може здатися привабливим, але залиште виконання іншим, а самі займіться управлінням.
Створіть список того, що потрібно зробити
Запис в електронній пошті є сучасною проблемою, яка може відвернути вас від виконання необхідних або запланованих завдань. Створення щоденного списку справ дозволяє вам бути зосередженим на досягненні цілей. Фіксування завдань в списку створює реальне відчуття досягнення і мотивує в подальшій діяльності.
Тайм-менеджмент є одним з основних навичок для керівників проектів. Якщо ви не можете управляти своїм часом, як ви можете управляти своєї команди? Кожен день задавайте собі питання, що ви зробили для просування проекту. Сплануйте свій наступний день, що ви будете робити, щоб ваш проект триває спрямований рух вперед. Плануйте свій час, керуйте ресурсами легким дотиком і ефективним спілкуванням. З невеликими радами по тайм-менеджменту, успіх проекту повинен прийти легше.