У більшості людей в електронній пошті зосереджено все, що їм потрібно зробити, і часто вони з цим не справляються. Насправді організувати вхідний потік листів можна набагато ефективніше.
Крок 1: зменшіть потік вхідних листів
Крок 2: встановіть правила
Ще один спосіб скоротити кількість вхідних - це вирішити всі на більш високому рівні і встановити правила у вашій організації. Можна позбутися від чималої кількості, здавалося б, важливих повідомлень якщо просто пояснити співробітникам, коли варто ставити колег в копію, а коли це не є обов'язковим.
Крок 3: використовуйте якісні інструменти для спільної роботи
У міру все більшого поширення засобів для спільної роботи, таких як Slack і навіть Google Documents, інформація з'являється там, де її легко можна знайти, не вдаючись при цьому до електронної пошти. Подібні інструменти дозволяють зберігати інформацію, актуальні версії документів і проектів.
Крок 4: сканувати і сортуйте
Переглядайте та сортуйте кореспонденцію. Це дозволяє вибрати найважливіші повідомлення і відкласти на час ті, з якими можна розібратися пізніше. Користуйтеся кнопкою «Видалити». Запитайте себе: «Що може трапитися, якщо я видалю це повідомлення?» Якщо відповідь - «нічого поганого», то сміливо відправляйте його в кошик.
Крок 5: використовуйте календарі і списки завдань
Чи часто ви залишаєте листи в якості нагадувань про те, що вам потрібно зробити або де побувати? Дуже багато хто не користуються всіма благами календарів і списків завдань, але ж вони допомагають позбутися від зайвих листів в ящику. Якщо це нагадування про те, що вам потрібно десь бути, збережіть його в календар. Просто перетягуйте листи в календар в Outlook або натисніть на «Детальніше» в Gmail і виберіть опцію «Створити подію».
Точно так же використовуйте браузерні додатки для створення списків завдань. Збережіть важливу інформацію з листа і видаліть його.
Крок 6: створіть правильну систему каталогів
Так, вам потрібно буде розподіляти листи по папках. Іноді лист не виходить обробити відразу, або його потрібно зберегти для подальшого вивчення. Розподіліть листи за типами і з причин, за якими їх потрібно зберегти. Потім створіть відповідну для цього систему папок. Вона може бути дуже простий, з поділом листів по групах або типам дій. Або ж ви можете придумати більш детальну систему з назвами проектів або сферами роботи.
Доводиться зберігати деякі листи для звітності? Ви можете використовувати функцію архівації в поштовому сервісі. Тоді ці листи зникнуть з папки з вхідними, але все одно будуть доступні вам в будь-який час.