Базові офісні програми до болю близькі будь-якому працівнику PR- індустрії, але комунікації еволюціонують, а спектр наших завдань стає все ширше.
Знаходити вихід з будь-якої ситуації - чи не основний наш професійний skill. Але є програми, без яких працювати над пошуком виходу стає вкрай складно. Частина з них перевірені часом, а якісь тільки починають входити в наш професійний ужиток. Я спробую систематизувати інструменти, які існують на сьогоднішній день, ну а фінальний вибір зброї залишається, звичайно, за вами.
1. Робота з поштою
Базове рішення: Outlook
Число повідомлень, щодня падаючих в папку "вхідні" на комп'ютері піарника, може, звичайно, варіюватися в залежності від специфіки компанії. Часто це десятки (якщо не сотні) листів в день. Щоб не загрузнути в безперервному потоці повідомлень і звести до мінімуму хвилини дорогоцінного часу, проведені в пошуках того самого листа, отриманого минулого тижня, важливо організувати правильну автоматичне сортування пошти, відповідно до проектів / клієнтами / завданнями або з якоїсь іншої зрозумілою вам логіці. Outlook як не можна краще справляється з цим завданням.
Маркування повідомлень за важливістю, додавання вхідних листів в лист завдань і прив'язка до календаря також допоможуть структурувати роботу і спростять планування.
Лайфхак: Тим, кому потрібна для збирання всю потрібну інформаціюб саме в пошті, буде корисно невеликий додаток Mail to Self. Сервіс дозволяє відправити лист з важливою інформацією самому собі в один клік.
2. Створення презентацій
Базове рішення: Power Point
Альтернатива: Prezi, Keynote
По суті, немає великої різниці, з якою програмою працювати - це питання смаку. Якісну презентацію можна зробити як в Power Point, так і використовуючи альтернативний софт. Тут головне не інструмент, а наповнення.
PowerPoint - це добре відомий, класичний інструмент для створення презентацій. Якщо ваше завдання презентувати матерали консервативної аудиторії, можливо варто зупинити вибір саме на ньому. Prezi дозволить подати інформацію з обмеженим доступом нестандартно. Замість послідовного набору слайдів нелінійна структура, в рамках якої ви можете довільно переміщатися, наближаючи окремі елементи. Ще один зручний момент: файли Prezi автоматично зберігаються в хмарі.
Для користувачів Mac, iPad і iPhone чудовою альтернативою може стати Keynote. Програма має масу корисних функцій, на зразок інтеграції мультимедійних об'єктів і записи голосу поверх презентації, і легко трансформується в PowerPoint і назад, інтуїтивно зрозуміла у використанні.
3. Робота з текстом
Базове рішення: Microsoft Word
Word - це класика, як не крути. Ця програма зрозуміла і до непристойності близька кожному. Але і тут є свої секрети, знання яких може істотно спростити життя. Наприклад, швидка зміна регістру виділеного фрагмента тексту натисканням Shift + F3. Більше Лайфхак по роботі з word можна знайти тут.
Лайфхак: Перед відправкою готового документа зовнішнім користувачам (наприклад, запрошення для журналіста) краще зберегти файл у форматі PDF. Так ви будете впевнені, що одержувач побачить документ саме таким, яким ви його задумали. Крім того, формат PDF легше переглядати з багатьох мобільних пристроїв.
4. Бюджетування
Базове рішення: Microsoft Exсel
Альтернатива: спеціалізовані корпоративні програми
Ніде правди діти, більшість з нас не має надмірну любов до розрахунків і сприймає Exсel як виняткове (але неминуче) зло. Це дійсно не сама доброзичлива програма і левова частка її можливостей залишається невідома більшості користувачів, навіть після багатьох років роботи з Excel.
Насправді, програма приховує в собі масу корисних речей і, якщо знати до неї підхід, це може істотно полегшити вам життя. Кілька корисних порад про роботу з Exсel можна знайти, наприклад, тут. Повноцінної гідної альтернативи цьому королю таблиць поки не Нейди, хоча багато компаній використовують власні програми для роботи з бюджетом. Основний плюс таких програм - наявність стандартизовані темплейта, який позбавляє від необхідності «винаходити» документ з нуля і страхує недбайливих співробітників від помилок.
Лайфхак: Здавалося б, банальний рада: завжди (завжди!) Перевіряйте правильність формул. Перевірка ніколи не бивет зайвої, а наслідки прорахунку можуть бути дуже неприємні. Рада про збереження документа Exсel в форматі PDF перед відправкою зовнішнім користувачам особливо актуальний.
5. Обмін файлами
Базове рішення: Drop Box
Альтернатива: Google Drive, WeTransfer і ін.
Файлообмінники - незамінне рішення для швидкої і зручної передачі важких файлів: в першу чергу, мультимедіа та такого незнищенного зла як великовагові монстри-презентації за 20 MB. Сервісів, службовців вирішення цього завдання, зараз чимало. Якщо документ (наприклад, презентація) потрібно не просто передати, а й відредагувати, краще використовувати Google Drive. «Розшарений файл» відкривається в форматі Google Docs і дозволяє бачити правки один одного в реальному часі.
Лайфхак: Є теорія, що передача файлів через поширені файлообмінники небезпечна. Ті, хто поділяють подібні побоювання, можуть випробувати SpiderOak, довірившись рекомендації Едварда Сноудена.
6. Основи дизайну
Базове рішення: Adobe Photoshop
Альтернатива: Adobe Illustrator (версія pro), Paint (базова комплектація)
Робота з графікою, звичайно, не входить в список базових компетенцій PR-фахівця. Але ситуація «терміново треба» підправити / доопрацювати / переробити - це наші буденні реалії. Тому хоча б базові навички роботи з Adobe Photoshop / Adobe Illustrator припадуть дуже до речі і не раз виручать вас і ваших колег. Зовсім не обов'язково бути богом фотошопа: вміння орієнтуватися в панелі завдань і внести найпростіші зміни в векторний документ цілком достатньо на «екстрений» випадок. Якщо таких умінь у вашому арсеналі немає, а «терміни горять» то і горезвісний Paint ніхто не відміняв. В руках майстра і столова ложка - зброя, як то кажуть.
Лайфхак: Рішення більш масштабних завдань краще доручити професіоналові. Ми, звичайно, майстри на всі руки, але професійний дизайнер впорається з роботою з меншими витратами як часу, так і нервів.
7. Щоб бути в курсі
Базове рішення: Facebook, Instagram, Twitter
Доповнення: LinkedIn, Vkontakte
Те, в яких саме мережах варто поселитися, залежить і від профілю компанії / клієнта, і від ваших завдань. Наприклад, для бізнесу в сегменті B2B можуть стати в нагоді іноді не стільки LinkedIn, скільки Twitter і Facebook, особливо якщо мова йде про роботу зі стейкхолдерами галузі і лідерами думок.
8. Саморозвиток
Базове рішення: Apple Podcasts
Альтернатива: Podcast Addict, Doggcatcher
В рутині поточних справ і за низкою дедлайнів піарнику часом не просто виділити час на професійний розвиток. Але бути в курсі останніх трендів і подій - одна з наших ключових компетенцій. Розірвати це, здавалося б, замкнуте коло можна ефективно використовуючи час і поєднуючи завдання.
Подкасти - безцінне рішення, що дозволяє з користю проводити час в дорозі (спортзалі, очікуванні і т.п.), отримуючи інформацію про те, що твориться в світі, дізнаючись останні тренди галузі або навіть практикуючи іноземну мову. Користувачі Apple без праці можуть зібрати персональну добірку і наслождаться їй в Apple Podcasts. Для Android також є маса якісних рішень, наприклад, додатки Podcast Addict і Doggcatcher.
Лайфхак: Кілька подкастів для тих, хто хоче бути в курсі світових трендів в PR і маркетингу: For Immediate Release від The Hobson Holbtz Report, The Echo Chamber PR Show від Holmes Report, The BeanCast (marketing podcast), подкаст Inside PR.
менеджер з маркетингу і связямс громадськістю Dentsu Aegis Network