Якщо ви вже стикалися з кадровими документами, то знаєте, що на багатьох з них є місце для підпису кадрового працівника (н-р: «Штатний розклад», «Табель обліку робочого часу» та ін.)
Необхідно мати на увазі, що багато наглядові організації (інспекція з праці, судові органи, податкові інспекції) при проведенні перевірок або при запитах про надання документів вимагають надати наказ про призначення кадрового працівника або наказ про покладання обов'язків по веденню кадрового обліку на кого-небудь з співробітників.
Якщо кадровий працівник є в штаті, то ніяких проблем з наданням вищевказаного документа не виникає.
А якщо ж організація невелика і витрати на прийом і оплату окремого співробітника для ведення кадрового діловодства економічно не вигідні і не обгрунтовані?
В цьому випадку керівнику доведеться прийняти рішення про покладання обов'язків кадровика на вже наявного працівника.
Зробити це треба обов'язково! Ми пройдемо цей шлях за 3 кроки.
Крок 1 Шукаємо підходящу кандидатуру.
Гра в «пляшечку» не підходить, тому що у працівника обов'язково доведеться отримати згоду.
Найпростіший для керівника вибір, це покласти обов'язки на себе. З собою завжди легше домовитися, та й з отриманням згоди проблем не буде. Хоча може виявитися, що на керівника вже покладено обов'язки, як мінімум головного бухгалтера. А може ще й провідного продавця або прибиральниці ...
Наступний за поширеністю на дане суміщення - головний бухгалтер. Порадьтеся з ним. Може головбух з радістю погодиться, а може і порадить когось ...
Покласти обов'язки по кадровому обліку можна на будь-якого співробітника, аби у нього вистачило часу і освіти. Якщо у вас працює прибиральницею Зульфія, то не поспішайте оформляти наказ на неї. Спершу надішліть її на курси вивчення російської мови (так ви зможете уникнути хоча б спотворення слів і відсутність сенсу в пропозиціях).
Половину справи зробили! Кандидатуру підібрали. Йдемо далі.
Крок 2 Домовляємося з співробітником.
Жертву вибрали - приступаємо до переговорів. Переговори можна проводити в будь-якому місці (за робочим столом співробітника, в кабінеті керівника, в найближчому кафе) і в будь-якій формі (усно, письмово через канцелярію, по електронній пошті, навіть запускаючи літачки, складені з записок), а ось оформити домовленості доведеться в письмовій формі у вигляді Додаткової угоди до Трудовому договору. (Не забуваємо обумовлювати доплату за нові обов'язки - збільшення роботи веде до збільшення оплати праці. Так і домовитися легше і у перевіряючих питань не буде.)
Додаткова угода пишемо так:
З співробітником домовилися, треба закріпити домовленості наказом.
Крок 3 Оформляем наказ про покладання обов'язків.
Виглядати він буде приблизно так:
Ось цей наказ і будемо надавати на вимогу контролюючих органів.
Кадрового працівника призначили.
Пора переходити безпосередньо до кадрового діловодства. І перше, що повинен перевірити кадровик - наявність штатного розкладу.
Про це в наступній статті.