МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
Федеральне державне бюджетне освітня установа вищої професійної освіти «Південно-Західний державний університет»
Кафедра інформатики та прикладної математики
ЗАТВЕРДЖУЮ Перший проректорпроректор з навчальної роботи
Методичні вказівки до лабораторних робіт по курсу «Інформатика»
Укладач Е.І.Анікіна 681.3
Рецензент Кандидат технічних наук, доцент кафедри інформатики
і прикладної математики М.М. Бочанова
Підписано до друку
Загальні відомості про бази даних
Компоненти бази даних Access
За зовнішнім виглядом таблиця бази даних схожа на електронну таблицю, в якій дані розташовуються в рядках і стовпцях. Основна відмінність між зберіганням даних в електронній таблиці і в базі даних - спосіб організації даних.
1 Запис, 2 - Поле
Рис.1. Структура таблиці ACCESS
База даних може включати безліч таблиць, в яких зберігаються дані з різних тем. Кожна таблиця може складатися з безлічі полів різного типу, включаючи текст, числа, дати і малюнки.
Визначення структури бази даних необхідно завжди починати зі створення її таблиць. Таблиці створюються раніше будь-яких інших об'єктів бази даних.
Форми іноді називаються вікнами введення даних. Це інтерфейси, які використовуються для роботи з даними і часто містять кнопки для виконання різних команд. Базу даних можна створити без допомоги форм, просто вводячи в
таблицю дані в режимі таблиці. Однак більшість користувачів баз даних воліють переглядати, вводити і редагувати дані таблиць за допомогою форм.
Форми дозволяють працювати з даними в зручному форматі; крім того, в них можна додавати функціональні елементи, наприклад кнопки команд. Програмним шляхом цих кнопок можна призначити виконання різноманітних завдань, таких як визначення даних, що відображаються у формі, або відкриття інших форм або звітів. Наприклад, можна створити форму з ім'ям «Форма клієнта» для роботи з даними клієнта. У формі клієнта може бути присутнім кнопка, що відкриває форму замовлення, в якій створюється нове замовлення для даного клієнта.
Форми також дозволяють задавати умови роботи інших користувачів з інформацією, що міститься в базі даних. Наприклад, можна створити форму зі строго обмеженим набором видимі поля і дозволених операцій. Це допомагає захистити дані і гарантувати правильність їх введення.
Звіти служать для збору і представлення даних, що містяться в таблицях. Зазвичай звіт дозволяє відповісти на певне питання, наприклад: «Скільки грошей було отримано від кожного клієнта в цьому році?», «У яких містах є клієнти нашої компанії?» Кожен звіт можна відформатувати так, щоб подати відомості в найбільш зручному вигляді.
Звіт можна запустити в будь-який час, і він завжди буде відображати поточні відомості в базі даних. зазвичай звіти
форматують для друку, але їх можна також переглядати на екрані, експортувати в іншу програму або відправляти у вигляді повідомлень електронної пошти.
Деякі запити передбачають можливість поновлення: це означає, що дані в основних таблицях можна змінювати через таблицю запиту. Працюючи із запитом з можливістю поновлення, слід пам'ятати, що зміни фактично вносяться не тільки в таблицю запитів, але і в відповідні таблиці бази даних.
Повідомлення про порушення, як випливає з його назви, виконує дії з даними. Запити на зміну можна використовувати для створення нових таблиць, додавання даних в існуючі таблиці, поновлення або видалення даних.
Макроси в додатку Access можна розглядати як спрощений мова програмування, який дозволяє
додавати функціональні можливості в базу даних. Наприклад, кнопці команди в формі можна призначити макрос, який буде запускатися при натисканні цієї кнопки. Макрос містить послідовність дій для виконання певного завдання, наприклад для відкриття звіту, виконання запиту або закриття бази даних. Більшість операцій з базою даних, які виконуються вручну, можна автоматизувати за допомогою макросів, які дозволяють істотно економити час.
Модулі, як і макроси, є об'єктами, які можна використовувати для додавання функціональних можливостей в базу даних. Макроси створюються в додатку Access шляхом вибору макрокоманд зі списку, а модулі пишуться на мові програмування Модуль являє собою набір описів, операторів і процедур, які зберігаються в одному програмному блоці.
Лабораторна робота №1
Отримайте у викладача варіант завдання. Створіть засобами СУБД ACCESS базу даних, що відповідає вашому варіанту завдання.
1.1 Створіть структури трьох таблиць з вашого варіанта завдання. Дані в таблиці поки не вводьте!
1.2. Створіть схему даних.
Введіть в кожну з таблиць вашої бази даних по 5 записів (використовуйте режим таблиці).
3.1. Перевірте забезпечення сутнісної цілісності даних. Спробуйте ввести дані, що повторюються в ключове поле будь-якої з ваших таблиць. Як на це реагує система?
3.2. Спробуйте ввести текстові дані в числове поле. Як на це реагує система?
3.3. Перевірте забезпечення посилальної цілісності даних. Спробуйте видалити запис з таблиці зв'язку. Як на це реагує система?
Технологію створення бази даних продемонструємо на прикладі створення бази даних Замовлення товарів по каталогу, дані в якій будуть зберігатися в трьох таблицях. КЛІЄНТИ, ЩО ПРОДАЄТЬСЯ та ЗАМОВЛЕННЯ.
Створення структури бази даних
Робота з новою базою даних починається зі створення структури бази даних. Для кожної таблиці задається структура запису (імена полів і типи даних в кожному полі). Структура запису - це «заготовка» майбутньої таблиці, її каркас. Для забезпечення цілісності даних між таблицями задаються зв'язку шляхом побудови Схеми даних. Після цього в таблиці вводяться дані.
У розділі Новий порожній база даних вибираємо команду
Нова база даних.
Рис.2. Сторінка Приступаючи до роботи з Microsoft Office Access
В області Нова база даних праворуч від сторінки
Приступаючи до роботи з Microsoft Office Access в поле Ім'я файлу вводимо ім'я файлу.
Рис.3. Введення імені файлу бази даних
Щоб зберегти файл у своїй папці, відмінною від
використовуваної за замовчуванням, натискаємо кнопку Відкрити (поруч з полем Ім'я файлу), переходимо до потрібної папки і натискаємо кнопку ОК. а потім - кнопку Створити.
Додаток Access створить базу даних з порожньою таблицею з ім'ям «Таблица1» і відкриває цю таблицю в режимі таблиці.
Рис.4. Таблиця 1 в режимі таблиці
Таблиці є основою бази даних. У них зберігаються дані. Почнемо зі створення таблиці КЛІЄНТИ. Для цього