Користувачі комплексу TillyPad XL, які накопичили достатній досвід, відзначають величезну користь від уміння грамотно інтерпретувати результати звітів, вміння оптимально запитувати ці самі звіти і від навичок користування різноманітними інструментами.
Отримані на основі подібного досвіду поради для різних ситуацій представляються нам дуже корисними для багатьох користувачів комплексу. Природно, подібні речі складно передбачити в штатної документації до продукту. Тому поради, «хитрощі», недокументовані методики використання комплексу TillyPad XL ми будемо публікувати на сайті.
Перший матеріал присвячений інвентаризації. На самому початку варто нагадати, що навіть неминучу компоненту ручної праці в процесі заповнення інвентаризаційної відомості можна відчутно полегшити засобами комплексу TillyPad XL. Трудомісткість можна зменшити, використовуючи обладнання, що працює в складі комплексу автоматизації. Наприклад, кількість алкоголю, що залишився в відкритих пляшках в барі, можна точно і оперативно вимірювати спеціальними вагами. Дані при підрахунку продуктів можна відразу вносити в систему в електронному вигляді, використовуючи КПК.
Все це - рутинні процеси. Зараз нам набагато цікавіше розглянути, що за цифри можуть скластися в результаті і як їх розуміти?
У ресторані є два основних об'єкта продажу - бар і зал / кухня. Вони відрізняються по режиму роботи, обліку, зберігання і типу продуктів. Відповідно, інвентаризація в барі і на кухні проводиться по різному з різними типовими результатами і характером їх інтерпретації.
Бар - просто, але часто
Інвентаризація в барі робиться часто, але вона і значно простіше, ніж на кухні. TillyPad XL дозволяє проводити її безпосередньо на POS-терміналі або кишеньковому комп'ютері (КПК). Інформація відразу доступна для бухгалтера, який, натиснувши кнопку «обробити», побачить, яка ситуація в барі.
Інтерпретація подібної ситуації досить проста і не пов'язана з яким-небудь злим умислом. Швидше за все це помилка офіціанта або помилка бармена, який не те налив з рядом стоять пляшок. Для клієнтів це теж навряд чи було фатально і найімовірніше вони нічого не помітили.
Таким чином, ви розумієте, як виникла ця ситуація, що це було не зловживання, а швидше за все помилка. Залишається лише виправити її в звіті. TillyPad XL має зручними вбудованими засобами для швидкого «вирівнювання» пересортиці (усунення червоних відміток).
Поява пересортиці, крім того, висвічує ще одне важливе питання - наскільки докладна деталізація прейскуранта вам потрібна? Це добре видно на прикладі сигарет. Можна зробити окрему позицію з номером під кожен з численних сортів, припустимо, сигарет «Кент» - «Kent White Infina 1», «Kent Blue Futura 8», «Kent Silver Neo 4», «Kent Mintek» ... і т.д. З великою часткою ймовірності пересортиця буде вас переслідувати постійно.
З огляду на, що ціна на всі сорти однакова, набагато розумніше зробити одну позицію - «сигарети Кент в асортименті». Це не відіб'ється на продажах, але відчутно спростить процес інвентаризації, а також звітність. Така ж картина в барі може спостерігатися з соками і всіма іншими товарами, присутніми у вигляді декількох сортів за одну ціну.
Незважаючи на те, що система автоматизації дозволяє ввести як завгодно детальний прейскурант, аж до поштучного обліку сигарет в пачці, в цьому напрямку важливо не перестаратися. У кожному конкретному випадку обмежувати детальність слід, керуючись здоровим глуздом.
Класичним прикладом є коньяк, який може бути, наприклад, трьох сортів з досить значною різницею в ціні. Зокрема, найбільш дорогий Hennessy, в свою чергу, зазвичай представлений в барах трьома сортами: дешевим (щодо інших двох, зрозуміло) - приблизно 400 руб. за 50 мл. середнім - 600 - 700 руб. і дорогим - 1500 руб. за 50 мл.
Практика показує, що при інвентаризації в барах постійно виявляється недостача найдешевшого сорти і надлишки найдорожчого, навпаки не буває ніколи. Розшифровується це як зловживання бармена. Зловживання (звичайно, не коньяком, а «з коньяком») полягає в тому, що бармен пробиває клієнту дорогий коньяк, а наливає дешевий (у вченій середовищі це називається «сублімацією»). Можливий також варіант, коли дорогий коньяк частково розбавляється дешевим, що призводить до того ж результату (в просторіччі це називається «бадяжити»). Підміна і перемішування спиртних напоїв є найпоширенішою оборудкою в барах з давніх часів.
Утворені надлишки дорогого коньяку бармен продає «на сторону» або просто привласнює. Недостачу дешевого він покриває за свій рахунок, запасаючись їм в магазині. Якщо такі дії (продаж надлишків і створення запасу) бармен зробити не встиг, то інвентаризація неминуче це виявить.
Тому для виявлення такого роду зловживань рекомендується проводити позапланові раптові інвентаризації. Для прискорення процесу вони можуть бути вибірковими - по якомусь одному виду продуктів (товарів), наприклад, коньяку або сигарет. TillyPad XL дозволяє оперативно здійснювати вибіркові інвентаризаційні перевірки в будь-який момент часу. При цьому КПК дає можливість робити це, що називається «не відходячи від каси» (хоча, якщо бути точним, КПК якраз і застосовується, щоб можна було довільно відходити від «каси» (POS-терміналу) в прямому сенсі слова).
Важливість таких перевірок визначається ступенем шкоди, що завдається закладу зловживаннями даного типу. У чому ж полягає ця шкода?
Фактично бармен краде гроші у клієнта. Він отримує гроші за дорогий товар, а відвідувачам видає товар гіршої якості або взагалі наливає невідомо що. Навіть якщо клієнт підміни не помітив, враження від закладу може погіршитися. Репутація ресторану постраждає, оскільки відгуки відвідувачів, які вони поширюють в своєму колі спілкування, це одна з головних маркетингових складових успіху ресторану. Зіткнувшись з описаної «класикою жанру», власник закладу повинен прийняти рішення, що з цим робити.
Перший варіант - нічого не робити. Це, так би мовити, «радянський» підхід - закрити на зловживання очі, вважаючи, що скромна зарплата бармена дає йому право на «підніжний корм». Якщо не звертати уваги на моральний аспект проблеми, то відносно безболісним для прибутку такий підхід буде для закладу, в мінімальному ступені орієнтованому на постійних клієнтів і програми лояльності. В першу чергу це стосується ресторанів і кафе, розташованих біля аеропортів, вокзалів, автомагістралей і туристичних центрів.
Однак в даний час все більшого поширення в Росії отримує протилежний «цивілізовано-ринковий» підхід - припиняти і попереджати зловживання в будь-якому вигляді. «Цивілізованість» тут полягає в тому, що використовується не тільки «батіг» - перевірки і контроль, а й «пряник» - досить висока оплата праці лояльного бармена.
«Три порції шашлику - викинула в прірву»
І нарешті, в барі можлива ще одна типова ситуація - недостача або надлишки якого-небудь одного продукту (однієї інвентаризаційної позиції). Якщо на кухні подібна річ може бути пов'язана з різними причинами (заморозка-розморожування, усушка-утруска і ін.), То в барі все набагато конкретніше - мова знову йде про махінації.
У разі виявлення недостачі, наприклад, 2,5 літрів горілки, це означає, що товар продавали без чека. Очевидно, що ви маєте справу зі зловживанням (знову-таки не горілки, а «з горілкою», хоча одне іншого не виключає). Коли чек не пробиває, зрозуміло, що гроші йшли не в касу, а в кишеню.
Набагато менш очевидною виглядає ситуація з надлишками. Зазвичай це виявляється в разі раптової інвентаризації. Наприклад, виявлено кілька зайвих пляшок тієї ж горілки, які до того ж не роздруковані. Сильно радіти подібної знахідку не варто, оскільки вона говорить про те, що персонал практикує «ліві» продажу. Бармен приносить свій алкоголь (з магазину) і продає його в барі по ресторанній ціною.
Те, що описані типові ситуації, як правило, пов'язані зі зловживаннями, випливає з великої ресторанної практики, в тому числі з впровадженою системою автоматизації. Досвід експлуатації, зокрема, комплексів TillyPad і TillyPad XL показав їх високу ефективність в припиненні зловживань і їх профілактиці.
Разом з тим, займаючись інтерпретацією результатів інвентаризації, як уже зазначалося вище, в кожному конкретному випадку слід включати здоровий глузд і розглядати ситуацію в контексті. Супутні зовнішні обставини можуть суттєво скорегувати стандартні трактування, якщо їх, як правило, прийнято пов'язувати зі зловживаннями.
Ключова фраза тут - «як правило». Наприклад, в барі виявляється недостача того ж алкоголю. Однак якщо таке сталося вперше, а бармен у вас працює вже чотири роки, то злий умисел найменш імовірний. Швидше за все, сталася помилка при складанні накладних або при введенні даних. Хоча в глобальній статистиці таке відбувається значно рідше, ніж махінації барменів, в даному випадку очевидною є саме ця версія.
З іншого боку, не варто виключати жоден з варіантів. Так якщо при наступній інвентаризації недостача спливла знову, це вже великою ймовірністю може означати, що ваш чесний бармен все-таки «зіпсувався» - заліз в борги, програвся на скачках, подався в саєнтологи ... Додатковим ознакою «криміналу» є виявлення повторної недостачі у того ж самого бармена.
З легкістю, що приводить в здивування ...
Ми розглянули, так би мовити, «класичні» (або «клінічні») випадки результатів інвентаризації в барі. Кількість всіляких обманних маніпуляцій, придуманих барменами за всю історію людства, не піддається обчисленню та продовжує зростати. Банальні помилки персоналу теж нікуди не поділися. Однак практично всі ці маніпуляції і помилки при використанні системи автоматизації зводяться до тих самих кількох класичним результатами інвентаризації.
За великим рахунком, власнику ресторану або адміністратору не так уже й важливо знати, яким з численних способів бармен не пробився чек або змішав коньяки. Важливо, що цей факт був виявлений. Не слід також забувати, що крім інвентаризації автоматизовані комплекси мають і іншими механізмами, що знижують вірогідність зловживань і помилок. Одним з головних таких механізмів є функція контролю за персоналом, розгляд якої виходить за рамки цього матеріалу. В системі TillyPad XL дана функція (втім, як і більшість інших) організована з використанням оригінальних нетривіальних рішень.
Після розгляду інтерпретацій результатів інвентаризації повернемося до специфіки перевірок в барі і застосування засобів автоматизації. Як вже зазначалося вище, інвентаризація в барі більш проста, але проводиться значно частіше. Якщо на кухні для полегшення процесу рекомендується мати холодильники і шафи для продуктів зі скляними дверима, особливим чином розташовувати полки і т.п. то в барі все і так на виду і межах досяжності.
Оптимальним варіантом для бару є щоденні інвентаризації при прийомі-здачі зміни бармена. Ну і звичайно вкрай корисні позапланові раптові перевірки, в тому числі вибіркові по окремих товарах.
Найчастіше бармени противляться інвентаризації при прийомі-здачі. Це здається їм утомливих, а крім того не дозволяє робити «свій маленький бізнес». Першому аргументу системи автоматизації протиставляють різноманітні засоби, що полегшують і прискорюють процес. Сюди можна віднести, наприклад, використання електронних ваг, підключених до системи. Ваги з відповідною програмою дозволяють швидко визначати залишки вмісту в відкритих пляшках без будь-яких переливань.
Інший метод, кардинально прискорює процедуру інвентаризації, заповнення не порожній відомості «з нуля», а внесення тільки змін по позиціях щодо «факту» з попередньої інвентаризації. Цей фірмовий метод реалізований в комплексі TillyPad XL і довів свою високу ефективність.
Справа в тому, що завдання прискорення інвентаризації в барі - щоб її можна було проводити після кожної зміни - була спочатку і цілеспрямовано поставлена компанією «Тілліпад» при розробці даного комплексу. Після чого вона була реалізувала в готовому продукті. Головним компонентом цього рішення, звичайно, стала базова функція проведення інвентаризації відразу на POS-терміналі (або КПК).
Правда на противагу барменськой ліні і комп'ютеризації зрідка трапляються і зворотні випадки «параноїдального» недовіри - бармену мало перерахунку і занесення даних, він вимагає «папір з підписами». Зрозуміло, що інвентаризаційної відомості з результатами будь-яка система без проблем виведе на комп'ютер калькулятора, де її можна роздрукувати. Крім того, TillyPad XL дозволяє також вивести її на друк на барном принтері або фіскальному реєстраторі.
В результаті застосування в барі «технологій прискорення» час прийому-здачі змін із інвентаризацією скоротилося до 15-20 хвилин. При цьому в системі TillyPad XL кожен бармен - здає і приймає заповнює свою інвентаризаційну відомість. Якщо потрібно визначити, в чию зміну відбулися ті чи інші неузгодженості, система дозволяє «звірити порівняльні відомості» за допомогою спеціального інструменту.
Навряд чи знайдеться господар ресторану, який вважає себе застрахованим від помилок персоналу, навіть якщо він повністю довіряє своїм барменам. Щоденні інвентаризації при прийомі-здачі гарантують керівнику перманентність контролю і пролонговану почуття впевненості. Саме така ідея була закладена проектувальниками в інвентаризаційні механізми комплексу TillyPad XL.
Практика експлуатації комплексу клієнтами довела, що часта і швидка інвентаризація в барі можлива і вкрай ефективна. Власне, ті, хто сумнівається в ефективності і користь навряд чи були, але от можливість зробити процес легким і швидким потрібно було довести.
Полегшення інвентаризації, а також можливість проведення її усічених варіантів (вибіркових), прибрали всі проблеми на шляху позапланових перевірок - ще одного потужного інструменту контролю.
На закінчення першої частини треба відзначити, що часті інвентаризації, як і інші контролюючі механізми, персонал зазвичай сприймає як «закручування гайок». Але, подолавши опір, керівник зробить роботу бару прозорою і чіткою, що, в кінцевому рахунку, позитивно позначиться і на дисципліні, і на психологічному кліматі.
Продовження (друга частина) матеріалу буде присвячено інвентаризації на кухні.
Також можна почитати: