Як налаштувати файлові томи в 1С: Документообіг?
У статті "Порядок установки« 1С: Документообіг »в клієнт-серверному варіанті" описано, чому не рекомендується використовувати 1С: Документообіг в файловому варіанті. При використанні клієнт-серверного варіанту краще файли зберігати в томах на диску, а не в інформаційній базі. Про переваги зберігання файлів в томах на диску в 1С: ДО і порядок настройки буде розказано в даній статті.
У програмі передбачено два варіанти зберігання файлів:
- в інформаційній базі,
- в томах на диску.
При зберіганні в інформаційній базі всі файли фізично зберігаються в таблицях СУБД.
При зберіганні в томах на диску файли зберігаються в каталогах файлової системи, а в СУБД зберігаються тільки посилання на ці файли.
Зберігати файли в інформаційному базі доцільно тільки на етапі створення прототипу і дослідної експлуатації, коли зручніше пересилати вивантаження бази разом з файлами. Але в промисловій експлуатації використання файлових томів найбільш прийнятний.
Переваги зберігання файлів в томах на диску в порівнянні зі зберіганням у СУБД наступні:
- Обсяг СУБД зменшується в кілька разів.
- СУБД буде працювати швидше.
- Простіше робити резервну копію бази даних СУБД і окремо файлового томи.
У кожному томі файли зберігаються в підкаталогах за датою так, що на кожен день створюється свій підкаталог. Це зручно використовувати для настройки інкрементального резервного копіювання файлового томи, так як кожен день треба додавати до резервної копії нову папку.
Всі файли в томах зберігаються з оригінальним ім'ям і розширенням, між якими додається номер версії, наприклад "Пріказ.1.txt". Також можуть створюватися підкаталоги виду A B A1 B1 і ін. Щоб забезпечити унікальність імен. Тобто якщо у вас в цей день вже доданий файл "Пріказ.doc", і ви ще раз додаєте файл (інший) з тим же ім'ям "Пріказ.doc" - він буде розміщений в підкаталог, наприклад "A". У зв'язку з цим при ручному пошуку потрібного файлу в томі потрібно враховувати, що файл може знаходитися як в самій папці з датою, так як і в папці.
Для того щоб налаштувати зберігання файлів в томах на диску потрібно:
- Визначити вимоги до зберігання файлів.
- Відповідно до запиту програми зберігання файлів в томах на диску.
- Створити фізичні томи у вигляді каталогів на файлових серверах і налаштувати файлові томи в 1С: Документообіг.
1. Визначення вимог до зберігання документів
При визначенні вимог до зберігання файлів потрібно класифікувати всі файли на групи. Наприклад, це можуть бути такі групи:
Зазначені вище документи має сенс класифікувати в наступній таблиці:
З отриманої таблиці ми бачимо, скільки місця потрібно зарезервувати для кожного файлового томи.
2. Включення зберігання файлів в томах на диску
В 1С: Документообіг під користувачем Адміністратор відкриваємо розділ Налаштування і адміністрування, Налаштування програми.
Далі натискаємо Робота з файлами.
Встановлюємо налаштування Зберігати файли в томах на диску. І натискаємо посилання Тома зберігання файлів.
Група за замовчуванням вже є. Створюємо наші залишилися групи.
3. Створення та налагодження файлових томів
Створимо на будь-якому диску папку filestoms. У цій папці додамо наші три томи. У реальності ці три томи можуть розташовуватися на різних дисках і навіть на різних серверах.
Відкриваємо властивості папки filestoms. Переходимо на закладку Sharing і вказуємо ім'я расшаренной папки. У дозволах видаляємо доступ Всім користувачам.
І додаємо дозволу на цю кулі користувачеві, під яким працює сервер 1С. У нашому навчальному прикладі це USR1CV8, також і в промисловій експлуатації треба використовувати окремого користувача (локального або доменного), що не Адміністратора. Цей користувач повинен входити в групу Users локального комп'ютера, мати права Run as service, Run as batch job і права на каталоги, в яких сервер «1С: Підприємство 8» зберігає службові файли (журнал реєстрації, каталог тимчасових файлів і ін.).
Перевіримо тепер доступність нашої кулі по UNC-шляху.
Додаємо том 1 для зберігання файлів за замовчуванням.
Аналогічно додаємо томи для особливо-важливих документів і медіа-файлів.
Переходимо до правил розміщення файлів. І додаємо нове правило.
Налаштуємо умови для розміщення файлів особливо-важливих документів.
Далі додамо правило для медіа-файлів.
Тепер спробуємо зберегти настройку правил, на що система видасть повідомлення, що буде створено правило За замовчуванням, яке треба прив'язати до групи за замовчуванням.
Налаштування правил завершена. Завантажимо тепер в шаблони файл формату doc.
Перейдемо тепер в файловий тому за замовчуванням і побачимо, що файл з'явився тут.
Перейдемо в файловий тому для медіа-файлів і побачимо, що даний файл розташовується тут.
Далі потрібно не забути налаштувати бекап файлових томів з тим же розкладом, що і бекап СУБД.
Володимир, в такому випадку я заплутався :) у мене із закупівлі товару і закупівлю ПО відбувається поділ, тому що існує два різних процеси 1С ДО. Тобто користувач створює внутрішній документ за одним шаблоном і відправляє його на узгодження по унікальному шаблоні, те ж саме відбувається і з іншим процесом. Файли у двох процесах потрапляють в різні папки, при цьому ніякі правила в томах не використовуються. Як зробити цей поділ далі - не знаю.
Якщо правила розміщення файлів в томах не задані, то всі файли будуть складатися в один файловий тому в папки з різними датами.
У мене в двох випадках розкладаються по різних папках, а там вже по підпапках по числам, як ви і пишіть. Але чому так вийшло і чому не можу налаштувати далі - не знаю.
Добрий день, Володимире! Проблема така: Все створила, все налаштувала, але є один не дуже хороший момент - На документ, наприклад, наказ є шаблон. При формуванні першого документа файл з назвою "Наказ шаблон.1" записується в папку групи за замовчуванням в поточному числі. Якщо ми щось змінюємо, то записується файл з назвою "Наказ шаблон.2". При формуванні нового документа наказ формується літерна підпапка в числі поточному і там записується файл з назвою "Наказ шаблон.1". Підкажіть, будь ласка, а чи не можна як-небудь до імені файлу додати, наприклад, номер, щоб не формувалися підпапках. Документів за день дуже багато, букв не вистачить, та й не дуже наочно виходить. Дякуємо
А навіщо Вам наочність в папці файлового томи? 1С: Документообіг сам туди складає файли і знає якісь версії файлів де знаходяться. Вам в цій папці нічого шукати не треба. Потрібно все файли відкривати через 1С: Документообіг.
Який алгоритм відновлення, в разі пошкодження дисків на якому зберігаються файли.
База ДО не зможе посилатися на резервні копії файлів або вона сама відновить зв'язок за датою і назвою файлу?
Добрий день, Володимире!
Почала настройку зберігання файлів на диску. Все налаштувала, як Ви радите, все нормально, але є один момент ..
НА документ внутрішній, наприклад, наказ є файл шаблону з ім'ям «Наказ шаблон.doc».
При формуванні документа наказ на диску в потрібному місці за датою формується файл з назвою «Наказ шаблон.1.doc». При внесенні будь-яких змін там же формується файл з назвою «Наказ шаблон.2.doc».
При формуванні наступного документа формується підпапка в числі і туди записується файл з назвою «Наказ шаблон.1.doc».
Підкажіть, будь ласка, як можна змінювати імена файлів, наприклад, додати внутрішній номер документа, щоб не формувалися подпапки в числах, а всі файли писалися просто за датою?
Порядок формування назв файлів в папці файлового томи змінити не можна.
Підкажіть. будь ласка, якщо файл був видалений з Документооборта (не позначене на видалення, а саме видалено). він видаляється з томи на диску? Чи є він і відновити засобами файлової системи. В кошику або пошуком віддалених файлів?
Якщо Ви спочатку позначили на видалення файл, а потім зробили видалення позначених об'єктів в 1С документообігу, то втечуть фізично всі версії файлу з файлового томи. Видалення відбувається безпосередньо. Відновити можна завжди з резервної копії. Візьміть бекап файлового томи за вчорашній день і звідти відновите файл.