Подотчетник втратив прибуткові документи на товар. Або купив товар на ринку без документів. Це тільки деякі випадки, в яких може знадобитися оформлення покупки товару у фізособи.
Необхідність провести таку на перший погляд екзотичну операцію може виникнути на будь-якій фірмі. Крім перерахованих вище ситуацій, акт закупівлі у фізособи може бути вирішенням проблеми і якщо ви хочете поставити на баланс неврахований, але давно присутній в офісі комп'ютер. Або дійсно купуєте якесь майно у свого співробітника.
Документ власного виготовлення
Всі ці випадки об'єднує одне - у вас немає ніяких документів на покупку товару. Тому перше, що треба зробити, - оформити їх. При цьому вам перш за все доведеться відповісти на питання: хто буде продавцем? У випадку з покупкою товару у свого співробітника відповідь очевидна: співробітник. В інших же випадках оформляти закупівлю швидше за все доведеться. також на працівника фірми. Того, який купив товар без документів або втратив їх. А у випадку з введенням в експлуатацію неврахованого раніше майна - на будь-якого (наприклад, на завгоспа).
Крім обов'язкових реквізитів, в акті необхідно вказати ще й відомості про співробітника: паспортні дані та ІПН (якщо є). А також передбачити графу для розписки в отриманні грошей (якщо працівнику передають їх через підзвітну особу).
Якщо працівник самостійно отримує гроші в касі, йому досить розписатися у видатковому касовому ордері. Зверніть увагу: в даному випадку ви можете заплатити готівкою будь-яку суму. Ліміт розрахунків готівкою (60 тисяч руб. За одним договором) поширюється тільки на фірми.
Форму закупівельного акта затвердите в додатку до облікової політики.
ПДФО платити не треба
Отже, первинний документ для оприбуткування майна у вас є. Він же дозволить вам врахувати витрати на нього у витратах при розрахунку податку на прибуток.
Головний мінус закупівлі у фізосіб: з вирахуванням з ПДВ при такій операції доведеться попрощатися. Адже ваш продавець - це всього лише громадянин. Платником ПДВ він не є і рахунок-фактуру виписати не може (ст. 143 НК). Так що ставити до відрахування в даному випадку просто нічого.
Наступне питання пов'язане з нарахуванням ПДФО. Справа в тому, що в підпункті 5 пункту 1 статті 208 Податкового кодексу сказано: громадянин, який продав своє майно, повинен заплатити в бюджет цей податок. Причому зробити це він повинен самостійно (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК).
Якщо вартість «проданого» ним майна не перевищує 125 тисяч рублів, то відрахування повністю покриє оподатковувану базу, і платити ПДФО буде ні з чого.
Якщо ж вартість проданого за рік майна виявиться більше 120 тисяч рублів, то з різниці доведеться заплатити податок. У ситуації, коли ви дійсно купуєте дороге майно у працівника, це може його не влаштувати.
Але і в цьому випадку вихід є. Правда, тільки за однієї умови - якщо у працівника є документи, що підтверджують покупку такого майна. Тоді він має право на майнове відрахування в межах фактичних витрат (ст. 220 НК).
Але і це ще не все. Якщо таке майно належало працівникові понад три роки, він повністю звільняється від сплати ПДФО. Для цього разом з декларацією та заявою йому потрібно буде подати до інспекції документи на покупку майна.
Оформляючи акти закупівлі, намагайтеся, щоб в них не фігурував один і той же чоловік. Інакше його можуть звинуватити в тому, що він веде підприємницьку діяльність (п. 1 ст. 2 ЦК). Той факт, що він не зареєстрований в установленому порядку, значення не має (п. 4 ст. 23 ЦК). Наслідки такого повороту подій можуть бути вкрай небажаними. По-перше, цю людину можуть звинуватити в несплаті цілого ряду платежів до бюджету. А по-друге, йому загрожує штраф (10% від отриманих доходів, але не менше 20 тисяч руб.) За ведення підприємницької діяльності без постановки на облік (ст. 117 НК).
Матеріал надано журналом "Розрахунок"