Ніде не сказано, як бути податковому агенту, якщо після здачі довідок 2-ПДФО виявлена помилка. У регіональних управліннях ФНС ми з'ясували, що, якщо помилка не вплинуло на розрахунок податку, наприклад була неточність в коді доходу, 2-ПДФО може не підлягати корекції. Але якщо неточність призвела до недоплати або переплати податку, то здають нові довідки (п. 6 ст. 81 НК РФ). Алгоритм дій наступний.
1. Перерахувати суму податку і оформити бухгалтерську довідку
Спочатку потрібно перерахувати податок і визначити, яку суму необхідно утримати або, навпаки, повернути працівникові. Такий розрахунок можна оформити бухгалтерською довідкою. Її складають у довільній формі, але в ній варто пояснити, які саме помилки призвели до неправильного розрахунку, і показати вірні суми. Потім скоректовані дані відображають у картці обліку доходів співробітника (наприклад, 1-ПДФО) за поточний період.
2. Утримати або зменшити ПДФО і відобразити це в обліку
Якщо компанія перерахувала менше податку, то його утримують з поточних доходів працівника. Причому у нього краще взяти заяву про те, що він згоден доплатити ПДФО. Недоїмку перераховують до бюджету з урахуванням пені (постанова Президії ВАС РФ від 22.05.07 № 16499/06). Якщо податок переплатили, то з поточних доходів співробітника просто утримують меншу суму.
ДО РЕЧІ. Коли утримати ПДФО неможливо, наприклад працівник звільнився, про це слід повідомити ИФНС (п. 5 ст. 226 НК РФ).
3. Скласти нову довідку за формою 2-ПДФО
Для виправлення помилки складають нову 2-ПДФО з правильними даними. Дату в ній ставлять поточну, а номер залишають старий, але через дріб пишуть цифру, яка б означала число коригувань. Наприклад, якщо з документом спочатку був привласнений номер 15 і компанія вперше його замінює, у нової довідки буде номер 15/1. При другій коригування - 15/2 і т. Д. У новій довідці відображають всі доходи, відрахування та податок за минулий рік, але тепер вже з урахуванням виправлень. А різницю між нарахованим та утримані податком - в розділі 5 форми 2-ПДФО.
4. Уявити нову довідку в податкову інспекцію
Нові довідки подають разом з реєстром і супровідним листом. У реєстрі пишуть номери всіх скоригованих довідок, а в листі пояснюють, з якої причини компанія їх перездає. Наприклад, через технічну або лічильної помилки. Скориговані довідки здають в податкову інспекцію тим же способом, яким компанія представляла початкові відомості: на папері, на диску або по інтернету.