КГБУЗ «АККДБ» - багатопрофільний лікувальний заклад, який надає амбулаторно-поліклінічну та стаціонарну допомогу жителям Алтайського краю. На базі закладу також надається високотехнологічна медична допомога дітям, відповідна найсучаснішим стандартам.
До впровадження системи «ДІЛО» документи в АККДБ реєструвалися в 2 формах: паперовій та електронній. Для обліку використовувалася програма власної розробки, яка дозволяла вносити лише короткі відомості про документ, а також мала ряд інших обмежень. Новий програмний продукт повинен був не тільки автоматизувати реєстрацію документів, а й підтримувати інші процеси: рух документів, здійснення контролю їх виконання, списання в справу і ін.
Завданнями проекту стали:
- створення електронної бази документів з можливістю оперативного пошуку;
- автоматизація реєстрації основних груп документів і прикріплення до форми обліку електронного образу документа;
- можливість відстеження виконання доручень, винесених Головним лікарем;
- відстеження маршрутів руху документів;
- створення передумов для подальшого переходу до безпаперового документообігу.
Для вирішення поставлених завдань керівництвом дитячої лікарні була обрана система електронного документообігу «ДЕЛО». Також замовник додатково придбав додаток «Моніторинг документів» (це власна розробка компанії «КС-Консалтинг», призначена для оповіщення користувачів про події в СЕД). «ДЕЛО» було встановлено в приймальні, канцелярії, у Головного лікаря, його заступників та Головною медсестри. Це дозволило автоматизувати документообіг на керівному рівні.
Формат взаємодії користувачів в СЕД виглядає наступним чином: спочатку документи реєструє канцелярія, потім вони відправляються на розгляд і внесення доручень Головним лікарем. Далі документ надходить головною медсестрі або заступнику, компетентному у вирішенні питань щодо цього документа. Заступник вказує виконавця і, при необхідності, ставить документ на контроль. Після закінчення виконання відбувається списання документа в справу або ж створення відповідного документа в сторонню організацію.
В даний час система «ДЕЛО» запущена в промислову експлуатацію. Результатами впровадження СЕД стали:
- впорядкування документообігу;
- скорочення маршрутів руху документів і часу їх проходження;
- створення єдиної бази вхідних, вихідних і внутрішніх документів з можливістю оперативного пошуку;
- автоматизація формування звітів;
- створення системи контролю виконавської дисципліни за дорученнями;
- забезпечення можливості отримання інформації про місцезнаходження документа в будь-який момент.
У зв'язку з тим, що основна маса вхідних документів надходить в КГБУЗ «АККДБ» по електронній пошті, в перспективі замовник розглядає можливість повністю автоматизувати їх реєстрацію. Це передбачається реалізувати шляхом переходу співробітників канцелярії на роботу з поштовим клієнтом MS Outlook, що дозволить автоматично реєструвати вхідну електронну кореспонденцію в СЕД «ДЕЛО».
Нагадаємо, що система «ДЕЛО» є популярним рішенням для управління документами в установах сфери охорони здоров'я. Так, в системі «ДЕЛО» працюють ФГБУ «Російський науковий центр хірургії імені академіка Б.В. Петровського »Російської академії медичних наук, Державна бюджетна установа охорони здоров'я Ленінградська обласна клінічна лікарня, Медичний центр Банку Росії, ФГБУ« Федеральний центр травматології, ортопедії та ендопротезування »(м Барнаул), а також безліч поліклінік, лікарень, диспансерів, медичних центрів і санаторіїв по всій території Росії. Система «ДІЛО» також використовується в багатьох регіональних органах управління охороною здоров'я, центрах гігієни та епідеміології, інших установах.