Всім відомо, що грамотно складена ділова документація - це половина успіху будь-якого проекту. Ким би ви не працювали і чим би ви не займалися, ви напевно не раз відправляли своє резюме, писали комерційні листи партнерам, пояснювальні записки начальству, готували матеріали до наради. В даному розділі мова піде про те, як правильно готувати і оформляти ділові документи англійською мовою.
# 1. Стандартне ділове лист
Для формального ділового листа підійде тільки аркуш формату А4. У всіх ділових документів, будь то лист, факс, резюме, прийнято залишати широкі поля для того, щоб можна було підколоти документ в папку: зліва і справа - по 2,5 см, зверху - не менше 4 см.
24 Harrison Road
Cleaveland, Ohaio 36879
Victor Sharp, Personnel Manager
Earnst Young
23 Rachelle avenue
Dallas, Texas 14336
Якщо Вам необхідно послатися на попередній лист, це слід зробити перед зверненням. Зазвичай сслку ставлять зліва.
Our ref. # 12-15 (якщо ви посилаєтесь на свій лист)
або
Your ref. № 1611 (якщо ви посилаєтеся на лист кореспондента)
Перед зверненням прийнято робити подвійний інтервал між Страки.
Зверніть увагу на те, що після звернення європейці і американці ставлять двокрапку. Ніяких знаків оклику - вас неправильно зрозуміють.
Нарешті ми дісталися до самого тексту листа, заради якого, власне кажучи, все й було затіяно.
Про те, що писати потрібно ввічливо навіть в тому випадку, якщо вам не заплатили (варіант: чи не відвантажили, не попередили, обдурили, скривдили), мені навіть і нагадувати не хочеться. Текст повинен бути написаний досить компактно, через один інтервал. Однак між абзацами слід пропускати по дві строчки. Поняття «новий рядок», або "indent" (це коли від лівого краю листа відступають перед тим, як почати новий абзац) у європейців і американців відсутня, тому її використання для позначення абзаців небажано.
Закінчуватися лист повинен обов'язково на позитивній ноті незалежно від змісту! Ви ж не хочете, щоб вимучений вами шедевр був викинутий на смітник відразу після прочитання.
Рекомендовані формули ввічливості:
We are looking forward to hearing from you.
(Ми згорає від нетерпіння прочитати вашу відповідь, хи-хи).
We would appreciate your cooperation on this matter.
(Ми будемо вдячні за співпрацю з цього питання).
Thank you in advance for your cooperation. (Заздалегідь дякуємо вам за допомогу).
Awaiting your prompt reply. (В очікуванні якнайшвидшого відповіді).
Обов'язково в кінці листа вкажіть, як з вами можна зв'язатися. Цим ви як би ще раз підкреслите, що очікуєте від свого кореспондента певних дій. Крім того, це дійсно зручно - вашому партнерові не доведеться ритися в письмових столах своїх колег в пошуках вашої єдиною візитки, яку він в останній раз бачив років сто тому.
Ну, і, нарешті, заключні
Sincerely yours, (щиро ваші)
Yours faithfully,
Yours truly,
підпис і розшифровка.
Між підписом і попередньої рядком повинен бути великий інтервал.
Якщо до листа додаються документи, слід обов'язково про них згадати. Для цього після підпису в лівому нижньому кутку пишуть "Enclosure: ... і вказують кількість документів і їх назви.
По можливості лист слід відправити в стандартному бізнес-конверті. Використовуйте великі конверти тільки при необхідності.