Рано чи пізно в кожній організації виникає питання: де і як зберігати документи, які утворюються в ході її діяльності. Чи потрібно для цього створювати спеціальний архів? І якщо потрібно, то якими нормативними документами при цьому керуватися? Чи обов'язково видавати спеціальне положення про архів? Яким вимогам повинно відповідати приміщення, відведене під архів? Давайте відповімо на ці та подібні до них питання, які за останній час надійшли до редакції.
Рано чи пізно в кожній організації виникає питання: де і як зберігати документи, які утворюються в ході її діяльності. Чи потрібно для цього створювати спеціальний архів? І якщо потрібно, то якими нормативними документами при цьому керуватися? Чи обов'язково видавати спеціальне положення про архів? Яким вимогам повинно відповідати приміщення, відведене під архів? Давайте відповімо на ці та подібні до них питання, які за останній час надійшли до редакції.
Правова база для створення архіву
Керівник організації дав вказівку створити спеціальний підрозділ для зберігання внутрішніх документів. Порадьте, якими нормативними актами слід користуватися при створенні архіву?
Де зберігати документи
Наша організація - комерційна, вона існує понад три роки. За цей час накопичилося безліч документів, які просто припадають пилом в шафах. Чи достатньо нам просто систематизувати паперу, розклавши їх по папках, або ми зобов'язані створити для цих цілей спеціальний архів?
Ви можете самостійно вирішити питання про те, яким чином у вас в організації будуть зберігатися документи. У Федеральному законі «Про архівну справу» немає норми, яка зобов'язує комерційні організації створювати архів. Однак проблема тут в іншому. Справа в тому, що документи, які утворюються в діяльності компанії, ні в якому разі не можна знищувати, так як вони можуть бути затребувані при різноманітних перевірках вашої організації. Тобто в будь-якому випадку документація повинна бути оформлена належним чином і перебувати на зберіганні. Найчастіше прийняття рішення про структуру підрозділу залежить від обсягу документообігу організації.
Локальні акти, що регулюють роботу архіву
Хочемо створити спеціальний відділ для зберігання документів. Підкажіть, які папери нам слід для цього розробити?
Якщо ви прийняли рішення створити архів як самостійний підрозділ організації, то слід пам'ятати, що порядок роботи повинен визначатися спеціальним локальним актом, який називається Положення про архів організації.
При розробці Положення необхідно враховувати норми чинного законодавства та методичні документи, в яких викладено рекомендації по архівної діяльності. У документі бажано відобразити такі пункти, як загальні положення роботи архіву, склад документів архіву, функції та основні завдання, права архіву і відповідальність осіб, які очолюють архів організації. Якщо архів організації створюється як самостійний підрозділ, його очолює завідувач архівом, в інших випадках його функції покладаються на особу, відповідальну за зберігання документів. Ця інформація також повинна бути відображена в Положенні про архів організації. Справа - це сукупність документів, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, і помещененних в окрему обкладинку.
Так як збережені в архіві документи можуть використовуватися в процесі діяльності організації, крім Положення про архів організації необхідно створити Регламент видачі документів з архіву за заявами співробітників організації і запитам сторонніх організацій. Видача документів повинна реєструватися в Книзі видачі справ.
При створенні архіву організації слід звернути увагу на штатний розклад. Цей документ необхідно переглянути, внісши в нього посади, які будуть займати працівники архіву. Доцільно також скласти посадові інструкції цих співробітників і вказати конкретно, в чому полягатиме їх трудова функція, прописати їх права і обов'язки.
Вибір приміщення для архіву
Яким має бути приміщення для архіву, і чи можна розташувати архів в підсобної кімнаті, суміжній зі складом?
У тому випадку, якщо спеціальне приміщення для архіву не було передбачено при будівництві будівлі, архів можна розташувати в пристосованому приміщенні тільки після експертизи. Результати експертизи перевірки придатності приміщення за такими критеріями, як вогнестійкість, довговічність, міцність конструкцій, наявність в приміщенні вентиляційних і опалювальних систем, повинні бути оформлені спеціальним актом.
Передача справ
Я працюю у відділі кадрів за все два місяці. У мене завдання - підготувати документи для передачі їх в архів. Підкажіть, як правильно це зробити?
Підготовка справ кадрової служби до передачі в архів організації ділиться на основні стадії: формування справ в службі кадрів; оформлення справ; експертиза цінності документів. Формуванням справ прийнято називати групування документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацію документів всередині справи.
Формування справ починається з початку року на поточний календарний рік (за винятком справ, які містять документи, не виконані протягом одного року) відповідно до затвердженої номенклатури справ. Документи формуються в справи відповідно до термінів зберігання. Документи, що мають довгостроковий - не менше 10 років - термін зберігання, перераховані в Переліку. До таких документів належать, наприклад, трудові договори і додаткові угоди до них; штатний розклад організації; книги обліку прийому, переміщення, звільнення працівників. Крім того, тривалому зберіганню підлягають такі документи, як списки працівників, зайнятих на виробництві з шкідливими умовами праці; табелі та наряди працівників шкідливих професій; акти про нещасні випадки на виробництві.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому дозволяється не проводити пересістематізацію документів у справі, які не нумерувати аркуші справи і не складати завірчі написи.
Відповідальність працівників архіву
При підготовці передачі справ в архів з'ясувалося, що втрачено безліч документів. Скажіть, чи встановлена відповідальність працівників архіву за неправильне ведення архіву і безлад в справах?
Працівники архіву, спільно з керівником організації, несуть відповідальність за втрату і знищення документів, порушення доступу і недотримання умов зберігання до документів. Статтею 13.20 Кодексу про адміністративні правопорушення передбачена відповідальність посадових осіб за порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів. Ці порушення тягнуть за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від 100 до 300 рублів; на посадових осіб - від 300 до 500 рублів.
* Далі - Закон «Про архівну справу».
** Більш докладно про порядок оформлення справ см. Основні правила роботи архівів організацій.
Анонси майбутніх номерів