Реорганізація бюджетних установ
Нова система оплати праці
Вимоги до бюджетних організацій
Підвищення відсотка профільних співробітників
Підвищення рівня середньої заробітної плати
Розвиток позабюджетної діяльності
Проте, пристосуватися до нових реалій цілком можливо, і одним з найбільш ефективних та дієвих інструментів для цього є аутсорсинг.
З аутсорсингом так чи інакше багато бюджетних організацій вже стикалися і активно використовують. Зазвичай це роботи з технічного обслуговування будівель і інженерних мереж, прибирання приміщень і території, послуги з харчування. Але в нашому випадку мова піде про передачу на аутсорсинг одних з найбільш проблемних ділянок у бюджетників, а саме бухгалтерського, податкового та кадрового обліку.
А це взагалі можна?
Правовими основами для передачі на аутсорсинг бухгалтерського і податкового обліку в першу чергу є закон про бухгалтерський облік, який дозволяє керівнику державної установи, як представнику незалежного господарюючого суб'єкта, передавати за договором незалежної спеціалізованої організації функцію по веденню бухгалтерського обліку (дивись п. 3 ст. 7 закону).
Варто відзначити, що останнім часом активізувалися чутки про те, що наші законодавці планують внести зміни до бюджетного кодексу, які можуть обмежити, або навіть заборонити аутсорсинг. Тому компанія Інтеркомп спеціально зробила запит до Комітету Держдуми РФ з бюджету і податків і отримала офіційну відповідь про те, що в доступному для огляду майбутньому подібні зміни вносити не планується. Тому ви на рівні своїх установ можете вільно приймати рішення про використання аутсорсингу.
У вас є три варіанти ...
Виходячи з досвіду нашої роботи з державним сектором, ми виділили для себе три можливі моделі організації облікових функцій в бюджетних організаціях.
1. Штатна бухгалтерія
Це найбільш поширена модель на сьогоднішній день, але вона ж і несе в собі максимум ризиків для керівників установ. Це і персональна відповідальність керівника за якість ведення обліку, і висока залежність від людського чинника.
Стикаючись з установами різних галузей, ми бачимо, що рівень бухгалтерів дуже сильно «плаває». Приклади, коли в установах все в порядку з бухгалтерією і кадрами, і ці функції повністю «закриваються» штатними співробітниками, зустрічаються куди рідше, ніж ті, в яких ці ділянки повні проблем і помилок. Як наслідок, керівники змушені витрачати свій час і постійно контролювати роботи бухгалтерів.
2. Централізована бухгалтерія
Ця модель відноситься скоріше до регіонів країни, ніж до столиці, оскільки на практиці вона виявилася недостатньо ефективною. У Москві більшість централізованих бухгалтерій були або реорганізовані, або зовсім ліквідовані.
І ще один істотний недолік в роботі централізованих бухгалтерій - відомче підпорядкування. Теоретично це має бути спеціалізована організація, яка може обслуговувати багато установ, але на практиці керівники централізованих бухгалтерій в якийсь момент стали вважати, що раз всі фінансові потоки проходять через їх структуру, то вони мають якесь право впливати на прийняття рішень всередині обслуговуваних організацій. Природно, це заважало розвитку установ, а в деяких моментах робило це практично неможливим.
Третя модель є нашим профілем - аутсорсинг ведення бухгалтерського та податкового обліку. У неї є ряд важливих переваг.
Перше - комплексний підхід до забезпечення непрофільних функцій установи. Друге - фінансова відповідальність, в тому числі за штрафи, які виставляють фіскальні органи за періоди обслуговування.
За фактом при аутсорсингу з керівника організації знімається значна частка ризиків і персональної відповідальності, так як у нього на руках договір, в якому прописаний чіткий графік документообігу із спеціалізованою організацією і чіткий розділ про відповідальність, в тому числі матеріальну за все помилки компанії-провайдера.
Крім того, аутсорсинг дозволяє з мінімальними витратами отримати максимально високий рівень технічного і методологічного забезпечення. Обслуговуючи ряд підприємств державного сектора в промисловому масштабі, ми, як одна із спеціалізованих організацій. можемо дозволити собі тримати в штаті не тільки фахівців рівня головних бухгалтерів і вузьких фахівців різних тематик, а й методологів дуже високого рівня кваліфікації. У нас є люди з досвідом роботи в бюджетному обліку понад 20 років, які проводять підвищення кваліфікації наших співробітників, а також постійно відстежують зміни законодавства та інформують, які ми обслуговуємо установи про ті важливі нововведення, які періодично з'являються в російському законодавстві.
А тепер про гроші
Перейдемо до конкретних цифр. Дані взяті з трьох реальних розрахунків повної передачі на аутсорсинг функції по веденню бухгалтерського та податкового обліку (дані актуальні для Москви і Московської області).
Охорона здоров'я
Отже, візьмемо типове заклад охорони здоров'я - поліклініку, яка після реорганізації складається з семи структурних підрозділів і містить в своєму штаті 9 співробітників фінансової служби.
Фонд оплати праці по даній службі (з урахуванням всіх надбавок, премій, податків, зборів і т.п.) складає близько 11 млн. Рублів на рік. Накладні витрати ми усереднили і вважаємо, як 10% від поточних витрат на ФОП бухгалтерської служби. Відповідно, підсумкові цифри з обслуговування та утримання фінансової служби складають понад 12 млн. Рублів.
Після передачі нам функції по веденню бухгалтерського та податкового обліку кінцева цифра склала менше 10 мільйонів. Відповідно, установа вже в перший рік обслуговування щомісяця може дозволити собі скоротити більше 20% від поточних витрат.
Тепер перейдемо до галузі культури і подивимося на середньостатистичну школа мистецтв. Її штат більше 40 співробітників, в якому працює два співробітника бухгалтерії. В установах культури рівень зарплат істотно нижче, але ФОП на дану службу все одно не такий малий.
Освіта
А ось самий знайомий для Інтеркомп ЦБУ приклад - освіту. Саме на установах зі сфери освіти ми побудували більший обсяг свого досвіду. Це типовий освітній комплекс, який складається з 5-ти структурних підрозділів і містить в своєму штаті 4 співробітника бухгалтерської служби.
Чому бухгалтер не повинен боятися аутсорсингу
Тепер саме час заспокоїти головних бухгалтерів, які відчули в аутсорсингової компанії ворога - мова далеко не завжди йде про повну передачу. Але навіть при ній співробітники можуть лише перейти з однієї організації в іншу - так що не все так погано.
А ось як процес передачі облікових функцій виглядає на практиці:
1. Передача окремих ділянок обліку на аутсорсинг
В цьому випадку головний бухгалтер установи однозначно залишається в штаті, і частина інших співробітників бухгалтерії також можуть продовжити роботу. Вони спільно визначають для себе найбільш проблемні ділянки обліку і передають їх аутсорсинг-провайдеру за договором.
Наприклад, це може бути розрахунок заробітної плати. З урахуванням переходу всіх органів виконавчої влади Москви «в хмару» ця ділянка стала ще більш проблематичним. Особливо складно в процесі реорганізації розраховувати заробітну плату по приєднаним організаціям, оскільки на практиці все установи можуть вести облік в різних програмах і далеко не всі вже конвертувати свої дані в хмару. Щоб в найкоротші терміни привести все до єдиного знаменника і розрахувати коректно заробітну плату, часто доводиться залучати сторонні організації. Те ж саме може бути і по інших ділянках обліку.
2. Дистанційне обслуговування
Найпоширеніший варіант. На території бюджетної організації встановлюється автоматизоване робоче місце, на якому працює відповідальний виконавець з боку установи, і через якого приймаються первинні документи до розрахунку. Відповідно, вся взаємодія з органами влади, фіскальними органами - повністю лягає на аутсорсинг-провайдера.
Якщо налаштований електронний документообіг, то підрядник користується даною системою. А якщо будь-які документи обов'язково повинні передаватися на паперових носіях, то, наприклад, в Інтеркомп ЦБУ є своя служба логістики, яка повністю закриває потреба в роз'їздах з усіх питань бухгалтерії.
3. Обслуговування з присутністю співробітника аутсорсингової компанії в установі
Третій варіант підходить для найбільш великих установ, з самого початку великим штатом бухгалтерії. Це, як правило, відноситься до сфери охорони здоров'я. Тут вже не обійтися без фізичної присутності співробітника аутсорсинг-провайдера на території замовника (як правило, одного). До речі, їм може бути і колишній співробітник організації, що переходить на обслуговування - таке теж не рідкість.
Перевірки - простіше, показники - вище
Тепер про нашу улюблену тему - перевірках. Якщо у вашому закладі проходить перевірка, то у нормального аутсорсинг-оператора співробітник в обов'язковому порядку присутній на території організації, супроводжує ревізорів, відповідає на їхні запитання і надає документи. Наприклад, Інтеркомп ЦБУ повністю відповідає перед перевіряючими за ті періоди, в яких веде облік. І в разі пред'явлення штрафних санкцій з якихось спірних моментів вони повністю компенсуються замовнику.
Відзначимо, що цінує себе аутсорсинг-провайдеру не менше, аніж самим керівникам установ, важливо мати кращі показники і кращі результати перевірок. Наприклад, тільки по пенсійному фонду в нашій практиці були випадки, коли організації ставилися мільйонні штрафи, але завдяки нашій допомозі установа платило лише 4 тисячі - чим і ми і сама бюджетна організація дуже задоволені.
Тому саме час вам окинути поглядом всі витрати вашої організації і подумати, чи не час здати непрофільні операції тим, хто вміє їх робити не просто на високому професійному рівні, але і в сукупності дешевше?
заступник генерального директора по роботі з державним сектором Інтеркомп ЦБУ