Мета застосування аутсорсингу полягає в тому, щоб якість і необхідний обсяг функцій установи принаймні не знижувалися, а от фінансові витрати на їх здійснення або хоча б адміністративні клопоти, навпаки, зменшувалися.
Аутсорсинг - явище відносно нове, особливо в бюджетній сфері. Але воно набирає обертів, а тому його варто вивчити докладніше.
Поняття "аутсорсинг" поки не має свого визначення в російському законодавстві, а в словниковому значенні це "передача виконання непрофільних, допоміжних функцій зовнішньої організації з метою скорочення операційних витрат компанії" <1>. Можна уточнити, що "зовнішня організація" повинна мати у своєму розпорядженні відповідними технічними і (або) управлінськими ресурсами в тій чи іншій області. Таким чином, при аутсорсингу компанія передає зовнішньої організації будь-яку свою функцію (транспортне обслуговування співробітників, прибирання робочих приміщень та т.п.). Припустимо, компанія може замість змісту бухгалтерської служби в своєму штаті, використання своїх ресурсів (приміщень, оргтехніки, куплених спеціалізованих програм) і т.д. укласти договір з зовнішньою організацією, що надає послуги бухгалтерського супроводу. Вважається, що аутсорсинг дозволяє організації концентруватися на виконанні саме основних, а не допоміжних функцій - наприклад, керівнику підприємства можна не займатися питаннями організації роботи прибиральниць і двірників, а зосередитися на завданнях, заради вирішення яких організація створена. В іншому випадку в аутсорсингу немає ні економічного, ні здорового глузду. І звичайно, вигідність застосування аутсорсингу повинна прораховуватимуться і встановлюватися в кожній конкретній ситуації.
<1> Словник бізнес-термінів (www.academic.ru).
Термін "аутсорсинг" нерідко вважають синонімом або майже синонімом аутстаффінгу, оскільки, теж не маючи свого визначення в російському законодавстві, останнє поняття в словниковому значенні формулюється як "технологія менеджменту, заснована на кооперуванні управлінських процесів за допомогою залучення зовнішніх організацій і персоналу управління з боку, передачі їм ряду функцій управління " <2>. Так, обидва поняття - і "аутсорсинг", і "аутстаффінг" - дійсно досить близькі. Однак при аутстаффінгу (його ще іноді називають "аутсорсинг персоналу") йдеться про виведення за межі компанії не якоїсь окремої функції на кшталт технічного обслуговування комп'ютерної техніки та мереж, а частини персоналу. Наприклад, якщо в компанії працюють десять бухгалтерів, причому троє перебувають у штаті компанії, а семеро надаються за договором так званої організацією-провайдером, це - аутстаффінг. А якщо в штаті компанії взагалі немає бухгалтерів, а все бухгалтерський супровід діяльності компанії здійснюється зовнішньої бухгалтерської організацією, - це аутсорсинг.
1) попередня оцінка впливу на діяльність установи передачі на аутсорсинг забезпечують функцій. Важливо, що ця оцінка включає в себе встановлення ризиків і складання плану відновлення працездатності установи в разі виникнення надзвичайних ситуацій в процесі отримання послуг з аутсорсингу;
2) дослідження ринку послуг аутсорсингу, в тому числі формування переліку вимог, яким повинен відповідати потенційний аутсорсер (щодо рівня якості, рівня цін, дотримання термінів виконання і здатності виконати вимоги установи і т.д.);
3) розробка детального технічного завдання для потенційного аутсорсера;
4) проведення відбору аутсорсера, укладення договору. Відзначимо, що дані процедури бюджетними і казенними установами повинні проводитися відповідно до федеральним законодавством про контрактну систему (Закон про контрактну систему <6>), А автономними установами - з федеральним законодавством про закупівлі товарів, робіт і послуг окремими видами юридичних осіб (Закон N 223-ФЗ <7>);
5) зміни в діяльності установи, пов'язані з передачею забезпечує функції на аутсорсинг, - призначення посадової особи, відповідальної за технологічну взаємодію з аутсорсером, перерозподіл вивільнених ресурсів, скорочення штатного персоналу установи і т.д .;
6) розробка та реалізація системи моніторингу якості виконання аутсорсером забезпечують функцій.
Разом з тим наявні в відкритих джерелах відомості про практичні вигоди і проблеми застосування аутсорсингу в державних і муніципальних установах на сьогоднішній момент є досить суперечливими.
Прихильники аутсорсингу (представники компаній-аутсорсерів або приймають рішення чиновники, переконані в правильності його застосування, та ін.) Повідомляють, що завдяки цьому підходу вдається економити бюджетні кошти, підвищувати якість послуг за рахунок використання більш досконалих технологічних і кадрових ресурсів аутсорсеров, полегшувати роботу керівників установ, створювати нові робочі місця в малому бізнесі.
Представники самих установ більш стримані в своїх оцінках, чітко і конкретно позначають і плюси, і мінуси зазначеного напрямку. Наприклад, в одній з лікарень Пермі, кажучи про аутсорсинг послуг з прання білизни, відзначають, що після переходу на цей вид обслуговування білизна стало чистішим і менше рватися, оскільки аутсорсер використовує сучасні пральні машини і миючі засоби. А при оцінці якості виведеної на аутсорсинг прибирання лікарняних приміщень з'ясувалося, що аутсорсер найняв на роботу співробітниць, які не знали встановлених санітарних вимог, і навчати їх довелося персоналу лікарні. Відносно економічного ефекту великого оптимізму немає - послуги не стали коштувати дешевше. А якщо вартість послуг і знижується, то найчастіше за рахунок цінового демпінгу постачальників на шкоду якості. Крім того, слід пам'ятати, що впровадження аутсорсингу тягне за собою такі разові витрати, як компенсаційні виплати звільненим штатним співробітникам.
Однак все ж головним плюсом аутсорсингу. який називають керівники установ, є скоріше зникнення головного болю по організації здійснення установою забезпечують функцій, ніж якась реальна економія фінансових коштів. Взагалі практика показує, що коли за рахунок аутсорсингу намагаються тільки заощадити, а не отримати за ті ж гроші щось краще, це може призводити систему управління в ступор. а слово "аутсорсинг" стає лайливим. У такому випадку можливі два варіанти. Або виділені кошти не викликають інтересу взагалі ні в яких аутсорсеров і установі в терміновому порядку доводиться здавати назад, несучи значні адміністративні та фінансові витрати, - наприклад, укладати цивільно-правові договори з колишніми співробітниками, яких самі і скорочували. Або ці кошти можуть бути цікавими тільки постачальникам, які не здатні надати послугу належним чином, що веде до критичного зниження якості послуг, невдоволення клієнтів, подразнення співробітників установ, претензіями контролюючих органів і т.д.
Вище, коли мова йшла про Методичних рекомендаціях, прийнятих в Пермському краї, вже позначалися важливі складові реалізації аутсорсингу - в принципі, якщо повноцінно їх дотримуватися, застосування аутсорсингу може принести відчутну користь. На додаток до цих складових потрібно вказати наступні практичні чинники, що забезпечують успіх:
1. Необхідно, щоб засновники державних і муніципальних установ не розглядали аутсорсинг як широкомасштабний, універсальний, модний або обов'язковий управлінський інструмент - використовувати його треба, тільки якщо в окремому випадку є явні підстави вважати, що його застосування принесе вигоду щонайменше в плані оптимізації управління діяльністю установи. Це дозволить керівникам більш усвідомлено приймати рішення про виведення на аутсорсинг певних функцій, а не просто бездумно підкорятися тиску своїх засновників.
2. Необхідно наявність конкурентного ринку постачальників тієї чи іншої послуги - в разі недобросовісної або неякісної роботи керівнику установи набагато складніше впливати на зовнішнього постачальника-монополіста, який знає, що замовнику від нього все одно нікуди не дітися, ніж на своїх власних штатних співробітників.
3. Необхідна наявність чіткого і повноцінного технічного завдання на надання аутсорсингової послуги - воно важливе і для відбору аутсорсера, і для реалізації договору з ним. Штатного співробітника досить легко змусити працювати так, щоб це відповідало певним правилам. А ось змінити характер роботи співробітника компанії-аутсорсера, якщо ці правила не обумовлені заздалегідь, буде досить непросто. Особливу увагу слід приділити чіткості показників якості. У завданні важливо передбачити і всі можливі ситуації. які можуть виникати виходячи з наявної практики реалізації установою обмовляється функції - наприклад, умова про збільшення обсягу послуг з прання білизни в літній період у зв'язку зі спекотною погодою і т.п. При застосуванні аутсорсингу установа повинна дуже добре знати, що йому потрібно від аутсорсера, - і не тільки знати, а й спочатку позначити це для останнього. Варто зазначити, що забезпечення даного чинника, мабуть, є найскладнішою методичне завдання.
4. При закупівлі аутсорсингових послуг необхідно прагнути використовувати способи, які дозволяють проводити вибір аутсорсера не тільки (і не стільки) за критерієм ціни, але і за якісними критеріями (кваліфікації, наявності відповідного інструменту та обладнання, досвіду роботи і т.д.). Очевидно, що, наприклад, в рамках федерального законодавства про контрактну систему кращим способом закупівлі в даному випадку буде не запит котирувань або електронний аукціон, а відкритий конкурс. Багато проблем, що виникають при застосуванні аутсорсингу, можна запобігти саме шляхом грамотного вибору способу закупівлі. Відзначимо, що автономні установи, на відміну від бюджетних і казенних не зобов'язаний слідувати федеральному законодавству про контрактну систему, мають більшу гнучкість в проведенні закупівлі аутсорсингової послуги.
5. Установа повинна бути готова здійснювати контроль за діяльністю аутсорсера. щоб тримати його в тонусі і не дозволяти знижувати якість послуг, що надаються.
В цілому аутсорсинг - управлінський інструмент, застосування якого може бути ефективним тільки за умови його грамотного використання, в іншому випадку все буде виглядати (в кращому своєму варіанті) як безглузде гороженіе городу.
Якщо ви не знайшли на цій сторінці потрібної вам інформації, спробуйте скористатися пошуком по сайту: