При відсутності такої можливості доведеться створювати базу даних самостійно, маркіруючи товар або в процесі приймання, або в процесі зберігання і внесення відсутніх даних в базу вручну.
Умови створення бази даних по штрих коду
- Для маркування товару, як і для будь-якої іншої складської процедури, потрібен час, вільна площа, персонал та обладнання;
- Нанесення штрих-коду або наклейка етикеток зі штрих-кодом вимагає забезпечення доступу до кожної маркірується одиниці товару, тобто на складі має бути достатньо місця або повинна бути виділена зона маркування;
- До початку процедури маркування повинні бути підготовлені етикетки з урахуванням одиниць товару: одиниці, коробки і т.д.
Помилки при формуванні бази
- Найпоширенішою помилкою при створенні бази штрих кодів є внесення товарів без розбиття на групи, одним списком. Наприклад, в списку «Продукти» може виявитися і хліб, і молоко, і картопля. Наслідками цього стає неможливість введення обмежень, наприклад, на продаж алкоголю в нічний час або під час проведення акції встановити мінімальну роздрібну ціну для однієї товарної групи.
- Не дотримуються правила введення товарів, допускаються граматичні помилки. Якщо назва товару відрізняється від попереднього хоча б на один символ, машина сприймає його як новий товар.
До чого це призводить:
- до дублювання позицій, тобто в базу вноситься товар, який вже присутній там під іншою назвою;
- до неправильного планування майбутніх закупівель і помилок в розрахунку рентабельності товару;
- через те, що один товар внесений під різними назвами, замовляється додаткову кількість товару, якого насправді ще досить, і кількість залишків зростає в рази. Непродані запаси псуються, і магазин несе збитки.
Що відбувається з некоректною базою даних
Якщо дубльованих позицій стає дуже багато, то неминуча плутанина. Перевірити всю базу і видалити повторювані позиції стає дуже складно. Простіше завести нову базу. Тобто, некоректне ведення бази даних штрихкодів значно знижує ефективність автоматизації. Звіти будуть недостовірні, робота з постачальниками порушиться, непродані залишки приведуть до збитків, а проведення акцій максимально ускладниться.
Звичайний, лінійний штрихкод містить невелику кількість інформації. Скільки символів - не більше кількох десятків. Це обумовлено тим, що дані, записані у вигляді штрихів і прогалин різної ширини, зчитуються лише в одному напрямку, при цьому довжина штриха не несе в собі ніякої інформації.
Тому використання лінійних штрих-кодів на увазі наявність додаткового масиву інформації (бази даних), доступного для всіх, хто зайнятий урахуванням або опрацьовують дані про об'єкти. У базі даних може зберігатися повний і детальний опис товару без обмеження за обсягом, в той час як за допомогою штрих-коду можна лише однозначно ідентифікувати товар.
Коли з'являється необхідність в базі даних штрих-коду?
- При автоматизації магазина, коли потрібно швидко ввести в програму всі найменування і характеристики товару. Залежно від кількості товару ручне введення оператором може зайняти 1-2 тижні. А наявність бази штрихкодів скорочує цей термін до 2-3 днів.
- При надходженні нового товару, який раніше був відсутній в асортименті магазину. База штрихкодів дозволяє скоротити час на створення нової номенклатури і здійснювати швидкий прийом навіть великих партій нового товару.
- При значному асортименті товарів;
- Візуальна схожість різних товарів;
- Спільне зберігання подібних товарів;
- Високий темп роботи складу;
- Необхідність суворого дотримання термінів придатності;
- Штрихкодування - обов'язкова вимога реалізації товару (наприклад, в торгових мережах);
- Відсутність логістичних даних про товар, необхідних для автоматизації складських процесів.
Алгоритм дій при виявленні в базі штрихкодів товарів проблемного штрихкоду
Для уникнення втрати прибутку слід керуватися декількома принципами:
- Якщо однаковий штрихкод виявлений на схожих товарах, можна об'єднати їх в одну картку. Несуттєві втрати в статистиці продажів, маркетингу і замовленні продукції будуть відшкодовані зменшенням кількості проблем на касі.
- Якщо один і той же штрихкод стоїть на різні товари, товар доведеться маркувати заново.
- Якщо штрихкод не читається - зобов'язати касирів набирати його вручну або маркувати заново.
Таким чином, база штрихкодів, за умови грамотної з нею роботи, дозволяє швидко дізнатися інформацію про товар, полегшити облік і контроль, і, в кінцевому підсумку, збільшує прибуток торгового підприємства.
Штрихкод, як база даних
База даних служить обов'язковим доповненням до одновимірного штрихкоду. Але зараз стрімко поширюються двомірні штрих-коди, в яких велика кількість букв і цифр зберігається на досить малу площу. Відмінність двомірного штрих-коду від одновимірного в тому, що в двомірному для запису інформації використовуються як вертикальне, так і горизонтальне напрямки, в результаті чого його ємність зростає в десятки і сотні разів в порівнянні з одновимірним кодом. Тому двомірний код часто не потребує супутньої базі даних, оскільки його ємності досить для зберігання вичерпної інформації про об'єкт. Практично, двомірний код сам є базою даних. Саме в цьому - його якісну відмінність від одновимірного коду.
Двомірні коди незамінні в автономних системах ідентифікації, або ж для зберігання складних ієрогліфів, наприклад, китайського або японського мови. Вміщені в них кошти корекції помилок гарантують більш надійний захист даних; цієї переваги позбавлені одномірні коди.
Єдина база EAN
Міжнародна некомерційна організація EAN, що займається питаннями штрихового кодування, веде всесвітню базу даних штрихових кодів різних стандартів, в тому числі EAN 13. Отримати доступ до всіх містяться в базі відомостями неможливо, так як вони не підлягають розголошенню, але можна перевірити окремо взятий штрих код і таким чином дізнатися підприємство, котре випустило товар. Для цього створено онлайн-сервіс GEPIR; знайти його можна в розділі «Пошук по штрих коду (GTIN). Процедура перевірки дуже проста: досить ввести цифри штрих коду, і через мить з'явиться інформація про компанію-виробника, разом з контактними даними.
Регіональні представники EAN в різних країнах - офіційні реєстратори - у своєму розпорядженні власні базами привласнених виробникам штрих кодів, інтегрованими у всесвітню систему GEPIR. Часто плутають бази реєстраторів, це невірно, тому що будь-яка реєстратора працює в єдиній базі, а її власна - всього лише реєстр виданих підприємствам штрихових кодів. Наявність у реєстратора своєї, відокремленої від EAN бази даних неможливо, так як при цьому порушується принцип унікальності і неповторності штрихового коду.
Ця ж схема поширюється на легальних російських реєстраторів, які працюють в області штрихкодирования.