Документообіг в корпоративних інтра- і екстранет.
Інтрамережа (або intranet) - це приватна корпоративна мережа, що використовує програмні продукти і технології Internet, наприклад, Web-сервер. Інтрамережі можуть бути ізольовані від зовнішніх користувачів Internet за допомогою спеціальних програм, які називаються брандмауерами, або просто функціонувати як автономні мережі, які не мають доступу ззовні. Зазвичай компанії створюють интрасети для своїх співробітників, однак повноваження на доступ до них іноді надаються діловим партнерам та іншим групам користувачів.
Іншим способом забезпечення спільного доступу ділових партнерів до інформації, що зберігається в інтрамережі, є створення екстрамережі (extranet). Цим терміном зазвичай називають частину интрасети, призначену для доступу ззовні. Ділові партнери часто створюють екстрамережі, що забезпечують обмежений доступ до окремих частин своїх интрасетей. Діловим партнерам доступні тільки ті частини интрасети, на які вони мають відповідні права доступу. Для конкурентів ж будь-який доступ до такої интрасети закритий.
Створити интрасеть нескладно. Наприклад, компанії досить організувати в своїй локальній або територіально розподіленої мережі Web-сервер, забезпечити користувачів Web-браузерами і при необхідності передбачити брандмауер.
Співробітники отримують переваги миттєвого доступу до самої останньої інформації, що зберігається в центральному архіві, а компанії можуть скоротити або зовсім виключити витрати на друк документів. Коротше кажучи, надаючи доступ до різноманітної інформації в масштабі всього підприємства, интрасети дозволяють співробітникам працювати ефективніше, а компанія починає функціонувати більш злагоджено і економічно.
Економія і зручність. Основні технології, на яких будується интрасеть, були спеціально розроблені так, щоб забезпечити незалежність від платформи і загальнодоступність. Такі технології як Всесвітня "павутина" (World Wide Web) були створені для того, щоб дати можливість ученим, які працюють на різних платформах, обмінюватися інформацією через Internet, не витрачаючи часу і сил на підготовку версій одного документа для декількох платформ. В результаті будь-який користувач интрасети може переглядати поміщені в ній документи за допомогою Web-браузера.
Навіть невелика компанія, що має тільки один офіс і має в своєму розпорядженні мережею скромних р азмер, може виграти від створення локальної мережі. Вигоди від використання цієї технології збільшуються разом із зростанням кількості співробітників, розмірів мережі і числа віддалених мережевих вузлів.
Інтрамережі мають перевагу перед іншими способами взаємодії. В інтрамережі можна створити такі документи, які надавали б користувачам інформацію в реальному часі, наприклад, поточні біржові зведення або найостанніші дані про будь-якому сегменті ринку. Маючи практично миттєвий доступ до таких відомостей, співробітники компанії можуть більш оперативно реагувати на зміни ринку або на дії компаній-конкурентів, а це в свою чергу позначається на зростанні доходів компанії.
Додаткові вигоди від сумісності з Internet. Без особливих витрат організація може з'єднати свою интрасеть з Internet. Тоді віддалені користувачі (наприклад, що знаходяться у відрядженні співробітники або клієнти компанії) отримають можливість доступу до її интрасети через Internet. Організація може керувати доступом користувачів до документів, дозволяючи всім бажаючим переглядати одну частину документів, а іншу їх частину, роблячи доступною тільки для певного кола користувачів. Можна також дозволити користувачам локальної мережі вихід в Internet, відкривши їм доступ до найбагатшого фонду інформації, що містить відомості практично на будь-яку тему.
Документообіг в інтрамережі.
Як правило, для вирішення цих проблем компанії використовують системи управління документообігом. Ці системи забезпечують закритий інтерфейс клієнтських станцій (proprietary front end) для доступу до центрального серверу; крім того, в системах є засоби контекстного пошуку, завдяки яким користувач може розшукувати документи з певної теми, а також програми перетворення файлів. Користувачі можуть імпортувати файли з систем управління документообігом в програми обробки електронних таблиць і підготовки текстів.
Звичайно, системи підготовки документів - це потужний засіб роботи. Однак можливості таких систем зростуть багаторазово, якщо їх функції з'єднати з відкритістю і простотою intranet. Комбінація цих двох технологій забезпечить користувачам простий і швидкий доступ до великих обсягів інформації.
З появою intranet, виробники систем управління документообігом стали постачати серверні частини своїх додатків інтерфейсами з Web-броузерами. Очікується, що зростання популярності intranet допоможе розширити число користувачів систем управління документообігом.
Використання Web служить наочною ілюстрацією можливих вигод компанії від забезпечення легкого доступу до інформаційних сторінок. Все більше число компаній починають усвідомлювати привабливість такого шляху до вдосконалення систем управління документообігом.
Керівники інформаційних відділів підприємств зазвичай вітають перехід до використання Web-технологій, оскільки це позбавляє їх від необхідності підтримувати нестандартні інтерфейси систем управління документообігом або налаштовувати нестандартні засоби взаємодії таких систем на роботу з операційними системами, встановленими на призначених для користувача робочих станціях. Замість цього достатньо буде забезпечувати підтримку того ж універсального програмного забезпечення, яке вони і раніше рекомендували користувачам для роботи з intranet.
Системи управління документообігом з виходом на Web мають ще одну важливу гідність: вони полегшують розміщення документів на intranet, оскільки багато хто з них забезпечують HTML-індексацію документів "на льоту".
Ще одна перевага полягає в тому, що системи управління документообігом працюють точно так же, як Web-сервери, з якими користувачі добре знайомі і робота з якими не приносить їм ні найменших труднощів. Користувачі вже навчилися розшукувати необхідні їм документи на Web, тому їм не складе великих труднощів усвідомити, які можливості надають їм нові системи. Системи управління документообігом, при цьому, забезпечують більш розвинені засоби пошуку, ніж ті, що можна знайти на звичайних Web-серверах. Як правило, стандартні засоби пошуку Web допускають пошук по одному або двом словами, в той час як системи управління документообігом дозволяють шукати документи, вводячи три або чотири ключових слова.
Системи управління документообігом мають розвинені функції захисту і дозволяють привілейованим користувачам редагувати документи і переміщати їх з одного підрозділу в інший.
Багаторівневий характер Intranet.
Одним з найважливіших достоїнств intranet з точки зору прийняття рішень про доцільність впровадження цих технологій на підприємстві є багаторівневий характер їх функціональних можливостей. До одного кінця спектру функціональних можливостей интрасети відносяться статичні Web-сторінки, які замінюють корпоративні друковані документи або забезпечують новий спосіб спільного використання інформації; на іншому знаходяться складні клієнтські інтерфейси для офісних серверних додатків. Природно, що більш високий рівень функцій коштує дорожче. Визначення рівня можливостей своєї локальної мережі, що становить частину цього спектру, забезпечує основу планування, яке може використовуватися компаніями для керівництва прийняттям бізнес рішень і здійсненням інвестицій в технології.
Здатність фірми підвищити рівень функціональності своєї інтрамережі обумовлюється рядом факторів, пов'язаних з можливістю створення відповідної мережевої інфраструктури. Мережа на базі TCP / IP з доступом до Internet, захищеним за допомогою брандмауера, - це необхідний стартовий мінімум. Наявність сполук між ПК, робочими станціями, серверами і мейнфреймами створить масу сприятливих можливостей для інтеграції знань і досвіду, накопичених в компанії. Наявність фахівців з технологій клієнт-сервер і Internet істотно впливає на якість і час виконання роботи.
Рівень 1. Маючи базову мережеву інфраструктуру, організації можуть зробити наступний крок для побудови локальної мережі. Буквально протягом одного-двох днів можна встановити недорогі браузери і Web-сервери з базовим інформаційним наповненням. Це найпоширеніший спосіб створення локальної мережі "з нуля".
Організаційне значення вихідної конфігурації интрасети безпосередньо пов'язано з тим, наскільки корисно її інформаційне наповнення. Значимість цього наповнення сприяє тому, що різні підрозділи компанії приєднуються до системи і додають інформацію, і, отже, значимість интрасети експоненціально збільшується. Коли мережа починає широко використовуватися і з'являється можливість доступу до "критичної" маси даних, увагу адміністратора перемикається на структуру і організацію інформації.
Мережі рівня 1 характерні для початкового етапу спільного використання корпоративної інформації. Будучи відносно простим, цей рівень, тим не менш, забезпечує високу віддачу від інвестицій. Компанія Harris вирахувала, що один додаток, що надає в інтерактивному режимі довідник корпоративних методів і процедур, дає щорічну економію в 50 тис. Дол.
Рівень 2. Згодом, коли користувачі виявляють, що знайти потрібну інформацію стає все важче і важче, найсильніша сторона интрасети рівня 1 стає її найбільшою слабкістю. Багату складну інформацію важко охопити за допомогою структури на основі посилань. Значний обсяг цієї інформації призводить до того, що пошук потрібних даних починає вимагати серйозних витрат часу. Тому на наступному етапі компанія вводить пошукові засоби.
Механізми пошуку інформації та путівники по Web спрощують користувачам знаходження документів, проте призводять до ускладнення системи, оскільки потребують управлінні індексами пошуку. Крім того, вони змушують адміністраторів з підвищеною увагою ставитися до системної і мережевий продуктивності.
Отже, компанія добралася до інтрамережі рівня 2. Інвестиції зростають, оскільки багато хто з необхідних коштів коштують набагато дорожче тих, які були потрібні для інтрамережі рівня 1. Але при цьому користувачі отримують динамічний доступ до статичних даних. Система допомагає користувачеві знаходити потрібну інформацію, але за підтримку інформації як і раніше повинні відповідати люди. У загальному випадку интрасеть рівня 2 сприяє більш активному використанню інформаційної бази корпорації.
Рівень 3. Коли компанія реалізує інтерфейси між системою і існуючими базами даних і додатками, відбувається перехід до інтрамережі рівня 3. Це дозволяє пов'язати з внутрішнім Інтернетом фінансові, кадрові, інженерні, комерційні та інші додатки та бази даних, щоб забезпечити до них більш широкий доступ з допомогою простого у використанні клієнтського інтерфейсу.
Нерідко таку систему вважають внутрішнім Інтернетом з повним набором послуг. Мало хто інструментальні засоби здатні допомогти в розробці подібного середовища. Для того щоб забезпечити інтерфейс з зовнішніми ресурсами, потрібно спеціалізований програмний код. У багатьох випадках необхідний додатковий код для інтеграції інформації з багатьох джерел в єдине уявлення.
Користувачі отримують кошти доступу нового покоління, які допомагають керувати все більш ускладнюється інформаційним середовищем. Ці кошти базуються на "виштовхує" (push) моделі надання інформації. Замість здійснення запитів і пошуку (за системою "витягування" інформації), користувачі створюють свої профілі за інтересами, на які орієнтується система, приймаючи рішення, яку інформацію видати ( "виштовхнути") даному користувачеві. Користувач отримує повідомлення, коли його цікавлять дані надходять в интрасеть або коли відбуваються певні зміни елемента бази даних. Тепер интрасеть забезпечує динамічний доступ до динамічних даними.
Інтрамережа рівня 3 дозволяє інтегрувати весь інформаційний багатство корпорації. На цьому рівні корпорація може будувати додатки, що забезпечують інтеграцію даних з багатьох джерел.
Рівень 4. Це останній етап метаморфоз интрасети. Маючи доступ до всієї корпоративної інформації, організації можуть налаштовувати його відповідно до завдань бізнесу, потребами своїх клієнтів або окремих службовців.
Складність і багате інформаційне наповнення интрасети уможливить розробку нового покоління додатків. Дані про продажі будуть взаємопов'язані з процесами відстеження замовлень, складання рахунків та оплати. У разі затримки поставок торгові агенти автоматично отримають повідомлення, які дозволять їм оповістити замовників.
Організації будуть розробляти програми для настройки інформації на специфічні потреби користувачів. Як приклад можна привести комплексну систему управління, яка забезпечить автоматичну реалізацію продажів при виконанні певних умов і складе розклад, автоматично встановлює зв'язок з потрібною інформацією про службовця або клієнта, або відомостями з конкретного питання для проведення ділової зустрічі або якого-небудь заходу.
Інтрамережі будуть залучені в процес обслуговування замовників, інтегруючи внутрішні системи з продажами на базі Web, маркетинговими і сервісними додатками. Буде забезпечено персоніфікований доступ до персоніфікованих даних усередині і - при відповідних умовах - поза корпорацією. Інтрамережі рівня 4 - це архітектура корпоративної інформації майбутнього, що забезпечує базу для розробки і розгортання додатків.