Доброго дня колеги!
Сьогодні хотіла б розповісти вам про те, як Бітрікс24 допомагає вирішити проблему з купою паперових документів, які накопичуються і з часом займають купу місця і часу на пошук потрібної інформації.
Тепер працювати з файлами стало зручніше, просто завантаж документ на портал і вся історія роботи з ним буде доступна на одній сторінці.
В інтерфейсі Бітрікс24 є три бібліотеки документів, які мають свої особливості: особисті файли, загальні документи, файли в групах.
Розділ «Файли» зліва в меню - це особисті файли кожного співробітника. Тут ви можете розміщувати свої приватні документи, не побоюючись їх розголосу. Але, поряд з цим, у вас є можливість відкрити до них доступ для інших співробітників.
Робота з документом починається з його завантаження на портал. Завантажити файл просто, натисни на посилання завантажити - вибери документ на комп'ютері - при необхідності вкажи властивості документа - завантаж.
Крім звичайної завантаження, можна скористатися множинної і завантажити відразу кілька документів.
Повідомлення в живій стрічці про завантаженому документі отримають співробітники, які мають доступ до цього розділу, папці, документом.
Тут же, в картці, можна скачати документ, відкрити, скопіювати посилання, відредагувати повідомлення, при цьому заблокувати, щоб інші співробітники бачили, що документ редагується вами зараз.
При необхідності документ можна перемістити в іншу папку даної бібліотеки, перейменувати, видалити.
Після видалення файл відправляється в кошик, звідки його можна відновити.
Дуже часто бувають ситуації, коли нам необхідно змінити вже наявний документ, при цьому хотілося б зберегти оригінал, первісну версію. Для вирішення цього питання в інтерфейсі Бітрікс24 є можливість роботи з історією зміни документа.
Звичайно, пам'ятати точні назви всіх документів, шукати їх в загальному списку - справа не проста, вирішити дане питання допоможе «Пошук».
Ви можете скористатися готовими значеннями збережених фільтрів:
Або вказати кілька параметрів і фільтр швидко покаже вам документи, що задовольняють запиту.
При необхідності можна вивести додаткові умови.
При пошуку документа в загальному пошуку порталу, в першу чергу будуть показані ті документи, в яких більша кількість лайків, тут також мають пріоритет лайки керівників.
Виконавши всього кілька кліків мишею, ви можете підключити бібліотеку документів як мережевий диск.
Все папки і файли, завантажені на портал, будуть автоматично збережені на мережевому диску.
