Скільки зберігаються документи?
Бухгалтерська звітність, регістри бухобліку і первинні документи повинні зберігатися протягом строку, встановленого поточними правилами ведення архівної справи. Цей термін не може бути менше п'яти років. Для інших документів вказуються окремі терміни у відповідному переліку (наприклад, акти виконаних робіт зберігаються 75 років, а деякі інші документи - безстроково). Обробка архіву передбачає своєчасне вилучення справ із закінченим терміном зберігання і їх подальше знищення. Одним з важливих аспектів є уточнення моменту, коли саме документ надійшов на зберігання: початок відліку терміну також визначається державними законами. Постійні терміни зберігання зазвичай ставляться до документів організацій, які є матеріалами для комплектування архівів.
Обробка архівів передбачає не тільки своєчасне знищення справ, а й багато інших операцій.
Якщо ваша компанія не передає документи на зберігання спеціалізованій організації, то слід зайнятися власною обробкою архівів. Для цього необхідно скласти положення про зберігання документів (затверджене генеральним директором організації), створити архівну службу, описати посадові обов'язки її співробітників, скласти положення про експертну комісію - групі осіб, які виробляють первинну обробку архіву (зокрема, експертизу цінності документів). Наступний етап обробки архіву - систематизація і класифікація справ, а також складання докладної номенклатури відповідно до прийнятих норм. Після закінчення цих етапів складається опис, яка затверджується керівником організації.
знищення документів
Важливим моментом при обробці архівів є організація знищення документів - норми передбачають, що перед знищенням папери зберігаються в спеціально призначеному для цього приміщенні, а потім в обов'язковому порядку або передаються сторонньої спеціалізованої компанії, або ж знищуються своїми силами організації.
Хто робить обробку документів?
Кращому помічником в зручному і швидкому використанні документів є своєчасна професійна архівна обробка документів від спеціально навчених цій справі архівістів.
Обробка архівів це досить складна процедура для проведення власними силами організації, вимагає особливої уваги і спеціальних знань в даній області.
Що зазвичай обробляють в компаніях?
- Кадрові документи;
- Бухгалтерські документи;
- договору;
- Фінансові документи;
- Технічну документацію;
Обробка документів архіву може відбуватися як в електронному вигляді так і в паперовому.
Наші фахівці проведуть відбір документів у справи постійного і більш десяти років зберігання, в тому числі і на документи з особового складу. Згідно з архівними правилами, угруповання документів при архівної обробки відбувається за роками. Ці справи не повинні перевищувати більше двохсот п'ятдесяти аркушів, товщина томи - до чотирьох сантиметрів. У разі перевищення параметрів все, що понад при обробці документів, визначається в окрему справу.
Обробка архіву проводиться нашими фахівцями виключно в рамках правового поля чинного законодавства.
Обробка і переклад в електронний архів:
- розробка технічного завдання;
- встановлення та налаштування спеціалізованого ПЗ;
- підготовка до сканування;
- обробка електронних документів;
- технічна підтримка електронного архіву.
Обробка архіву в паперовому вигляді включає в себе:
- cістематізацію документів в архіві за роками та видами;
- експертизу цінності та науково-технічну обробку справ;
- виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання;
- якісний архівний плетіння й подальше оформлення документів;
- складання описів справ;
- систематизацію документів після проведення експертизи цінності, науково-технічної обробки і оформлювальних робіт всередині фонду по роках і структурних частин;
- стеллажірованіе документів в архівосховище;
- створення при необхідності науково-довідкового апарату та нормативно-методологічної бази з організації діяльності архіву вашої організації.