Науково-технічна обробка справ є одним з важливих етапів необхідних для правильного зберігання документів і ефективного їх використання.
Практика показує, що вимоги щодо формування справ в більшості організацій не дотримуються або дотримуються частково. Документи формуються в справи в довільному порядку. Документи, знаходяться на скоросшивателях, в яких вони систематизовані в зворотному хронологічному порядку, кількість аркушів у справі перевищує 250, окремі документи поміщені в пластикові файли і ін. В справи поміщаються другі екземпляри і копії документів, чернетки, розрізнені документи. Тому, практично, завжди потрібно проводити формування або переформування справ.
При формуванні справ здійснюється віднесення документів до певної справи та систематизація документів усередині справи. При переформування справ неправильно згруповані документи в справи розформовується і справи формуються знову.
При цьому необхідно дотримуватися таких вимог:
- включати в справи справжні документи, а в окремих випадках при відсутності справжніх документів у справи можуть включатися завірені копії;
- документи постійного і тимчасового зберігання групуються в окремі справи;
- включати в справу по одному примірнику кожного документа, (в справу можуть включатися чорнові і дублетні екземпляри найбільш значущих документів, копії документів на яких є справжні резолюції, візи, позначки, які є доповненням до основного документа;
- групувати в справи документи одного календарного року. Виняток становлять: перехідні справи, судові справи, особисті справи, документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік (крім документів по адміністративним і бухгалтерськими темами), документи театрів, що характеризують сценічну діяльність - в межах театрального сезону та ін.
- не включати в справу більше 250 стандартних аркушів, при товщині не більше 4 см. (кількість нестандартних листів може бути більше, але товщина справи зберігається в межах 4 см.). Якщо в процесі формування справи кількість листів перевищила норму, справа підлягає поділу на томи;
- систематизувати документи у справі так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання;
- формувати документи разом з додатками, незалежно від дати їх затвердження або складання. Додатки до документів обсягом понад 250 аркушів формуються в окремі томи.
Своєчасне створення правильного архіву - запорука успіху майбутнього вашої компанії. Якісна обробка архіву дозволяє уникнути множинних проблем пошуку необхідних документів, а також збереже добрі відносини з вашими діловими партнерами.