Бюджет - справа тонка
Скільки грошей треба виділяти на закупівлю канцтоварів? Питання не риторичне, а для багатьох компаній і зовсім насущний. Всі співробітники хочуть писати красивими ручками в красивих бізнес-зошитах, але мало хто з начальників згоден оплачувати естетичні уподобання своїх підлеглих. З іншого боку, є такі поняття як імідж, статус, і інші nobless oblige, нехтувати якими стратегічно невірно. Як же знайти золоту середину між «хочеться» і «можеться»? Варіантів два: звернутися до професіоналів, компаніям, що займаються продажами офісних канцтоварів, або спробувати самостійно вирішити це питання.
Формуючи бюджет, починати слід з складання списку співробітників і короткої характеристики діяльності кожного. Особливо ефективна ця робота для невеликих фірм і компаній з чисельністю від 10 до 30 осіб. В окремій графі навпроти прізвища співробітника необхідно вказати мінімум товарів необхідних для роботи. Наприклад, кур'єр і водій повинні мати як мінімум блокноти і ручки, юристу потрібні файли, папки, маркери, накопичувачі, коректор, хороший автоматичний олівець, м'який ластик, блокнот для записів, візитниця, лінійка, клей і багато-багато паперу (скільки саме паперів витрачає співробітник, найкраще запитати у нього самого). Секретарю обов'язково потрібен канцелярський набір, плюс зошит для загальних записів, плюс блокнот для розпоряджень керівника і неодмінно яскраві, красиві стікери різних розмірів. Ну, і так далі. Ось ви і склали список необхідних канцтоварів для співробітників своєї власної фірми. Поруч з канцелярським мінімумом поставте вартість всіх вхідних в нього товарів. Підсумуйте і отримаєте відповідь на питання, скільки грошей необхідно для закупівлі канцтоварів. Наприклад, розрахунки компанії «Комус» показують, що бюджет на закупівлю канцтоварів для одного співробітника в офісі з 20 чоловік з великим обсягом документообігу (наприклад, аудиторська фірма) становить 1 482 руб. Таким чином, щомісячний бюджет на офіс з двома десятками співробітників буде дорівнював 29 640 руб. Витрати на одного співробітника в офісі з 70 осіб рівні 740 руб. а щомісячний бюджет становить 51 800 руб.
Якщо ж компанія ваша велика, і перерахувати всі «на пальцях» не представляється можливим, єдино правильний варіант - звернутися до професіоналів. А поки можна орієнтуватися на дані компанії «Комус», згідно з якими в компанії з різними відділами загальною чисельністю 300 осіб бюджет на одну людину становить 217 руб. в місяць на канцтовари піде 65 100 руб. Зниження середньої суми витрат на співробітника пояснюється тим, що зі збільшенням кількості персоналу в офісі співвідношення між тими, хто займається документообігом, і тими, хто виконує інші функції, зміщується в бік останніх. На канцтовари для одного середньостатистичного співробітника офісу, не пов'язаного з великим обсягом документообігу, цілком вистачає 882 руб. в місяць.