Для підприємства, його структурного підрозділу, посадової особи рекомендується використовувати такі види бланків документів: загальний бланк; бланк листа; бланк конкретного виду документа.
Загальний бланк використовується для складання будь-яких видів документів, крім листів.
Загальний бланк містить такі реквізити:
- Державний герб Російської Федерації (герб суб'єкта РФ або міста), він встановлюється для організацій, що мають на це право;
- емблему організації (при наявності герба непроставляється);
- найменування вищестоящої організації (якщо вона є);
На загальних бланках вказуються трафаретні частини таких реквізитів, як дата і реєстраційний номер документа. Крім того, на загальних бланках рекомендується також проставляти обмежувальні куточки для наступних реквізитів документа: гриф затвердження; заголовок до тексту; відмітка про контроль.
Національному та російською мовою на одному рівні поздовжнього бланка. Як правило, зліва друкують реквізити на національній мові, справа - російською.
Всі бланки повинні мати поля не менше:
Бланки підприємства можуть зберігатися в пам'яті комп'ютера і виводитися на друк при створенні конкретного документа.
Для бланків застосовують папір форматів А4 (210х297 мм) і А5 (148х210 мм).
Бланки слід виготовляти на папері, призначеної для роботи з друкуючими пристроями, копіювальним обладнанням. Тому папір для бланків повинна бути якісною, відповідати вимогам по щільності - 80 г / м2 до 200 м / м2 і по білизні - 88% до 98%.
Бланки конкретного виду документа (за винятком листа) складається на основі загального бланка, містить ті ж реквізити і лише доповнюється найменуванням відповідного виду документа, наприклад: "Н А К А", "РОЗПОРЯДЖЕННЯ" і т. П.
Існують два варіанти розташування реквізитів на бланках поздовжній і кутовий.
Поздовжній бланк передбачає розташування реквізитів заголовної частини документа уздовж верхньої частини аркуша з їх центруванням, тобто рівним видаленням кожного рядка від лівого і правого поля.
Підприємствам, що працюють із зарубіжними партнерами, необхідні спеціальні бланки з дублюванням реквізитів бланка на мові партнера або англійською мовою.
На бланках організацій суб'єктів РФ, що мають свою національну мову як державну реквізити (найменування організації, довідкові дані про організацію, місце складання або видання документа) оформляються на бланках.
Бланк листа містить реквізити:
- державний герб РФ (герб суб'єкта РФ або міста) встановлюється для організацій, що мають на це право;
- емблему організації (при наявності герба непроставляється);
- код організації за ЄДРПОУ (ЄДРПОУ підприємств і організацій;
- найменування вищестоящої організації (якщо вона є);
При друкуванні бланків повинні застосовуватися друкарські шрифти за вимогами відповідних ГОСТів. Обмежувальні позначки для полів і окремих реквізитів наносяться на бланк у вигляді куточків або інших позначень. Допускається наносити на бланки позначки для фальцювання і пробивання отворів дироколом.
Особливий порядок роботи встановлено ГОСТ Р 6.30-97 при використанні в організації гербових бланків. що підлягають обліку. Ці бланки повинні бути пронумеровані друкарським способом або нумератором. Кожен вид гербових бланків враховується окремо в реєстраційній формі (в журналі або на картці) з використанням наступних реквізитів:
- найменування виду гербового бланка;
- номер супровідного документа;
- найменування організації - постачальника гербових бланків;
- кількість екземплярів;
- серія і номери гербових бланків;
- найменування виду гербового бланка;
- серія і номери гербових бланків;
- найменування структурного підрозділу організації, прізвище та ініціали посадової особи - одержувача гербових бланків;
- розписка в отриманні;
- примітка (відмітка про знищення і т.д.). Знищення зіпсованих або застарілих гербових бланків оформляється актом з відміткою в реєстраційній формі.
1.2.2. Завдання до самостійної роботи
3. Визначте, в чому полягають загальні вимоги до уніфікації до-ментів.
4. Назвіть всі види документів і вкажіть, за якими ознаками вони класифікуються.
6. Знайдіть помилки в оформленні наведених нижче документів. До-бавьте відсутні реквізити, покажіть, як правильно вони повинні офор-Млять.
7. Зобразіть кутове розташування реквізитів на бланку.
8. Зобразіть поздовжнє розташування реквізитів на бланку документа.
9. Назвіть загальні вимоги до змісту тексту документа.