Первинні документи, основні рахунки і субрахунка застосовуються при обліку матеріально-виробничих запасів
Облік виробничих запасів здійснюється на підставі наступних первинних документів: прибуткового ордера, довіреності, акту про приймання матеріалів, лімітно-забірної карти, вимог, накладної на внутрішнє переміщення, накладної на відпуск матеріалів, картки складського обліку матеріалів, відомості обліку залишків матеріалів на складі.
Уніфіковані первинні облікові документи затверджені Постановою Держкомстату РФ від 30.10.97 № 71а «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, основних засобів і нематеріальних активів, матеріалів, малоцінних і швидкозношуваних предметів, робіт у капітальному будівництві».
Довіреність (форми № М-2 і № М-2а) застосовуються для оформлення права особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою.
Форму № М-2а застосовують організації, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер. Видачу цих доручень реєструють в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей.
Прибутковий ордер (форма № М-4) застосовується для обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки. Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей на склад. Прибутковий ордер має виписуватися на фактично прийняте кількість цінностей.
Акт про приймання матеріалів (форма № М-7) застосовується для оформлення приймання матеріальних цінностей, що мають кількісне і якісне розбіжність, а також розбіжність по асортименту з даними супровідних документів постачальника; складається також при прийманні матеріалів, що надійшли без документів; є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику, відправнику.
Лімітно-забірна карта (форма № М-8) застосовується при наявності лімітів відпустки матеріалів для оформлення відпустки матеріалів, систематично споживаних при виготовленні продукції, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпуску матеріалів на виробничі потреби і є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей з складу.
Для скорочення кількості первинних документів там, де це доцільно, рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках обліку матеріалів (форма № М-17). В цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформляються, а сама операція проводиться на підставі лімітних карт, які виписуються в одному примірнику, і не мають значення бухгалтерських документів. Ліміт відпустки можна вказати і в самій картці. Представник структурного підрозділу при отриманні матеріалів розписується безпосередньо в картках обліку матеріалів, а в лімітно-забірної карті розписується комірник.
За лімітно-забірної карті ведеться також облік матеріалів, не використаних у виробництві (повернення). При цьому ніяких додаткових документів не складається.
Понадлімітний відпустку матеріалів і заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника організації, головного інженера або осіб, на це уповноважених.
Зміна ліміту здійснюється тими ж особами, яким надано право його встановлення.
Вимога - накладна (форма № М-11) застосовується для обліку руху матеріальних цінностей всередині організації між структурними підрозділами або матеріально відповідальними особами.
Накладна на відпуск матеріалів на сторону (форма № М-15) застосовується для обліку відпуску матеріальних цінностей господарствам своєї організації, розташованим за межами її території, або стороннім організаціям, на підставі договорів та інших документів.
Картка обліку матеріалів (форма № М-17) застосовується для обліку руху матеріалів на складі по кожному сорту, виду і розміру; заповнюється на кожен номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою (комірником, завідувачем складом). Записи в картці ведуть на підставі первинних прибутково-видаткових документів в день здійснення операції.
Акт про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд (форма № М-35), застосовується для оформлення оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд, придатних для використання при виробництві робіт.
Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ-2) застосовується для обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів, виданих під розписку працівникові для тривалого користування.
Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ-4) застосовується для оформлення поломки та втрати малоцінних і швидкозношуваних предметів.
Акти вибуття згодом прикладаються до актів на списання (форма № МБ-8).
Відомість обліку видачі спецодягу, спец. взуття та запобіжних пристроїв (форма № МБ-7) застосовується для обліку видачі спецодягу, спец. взуття та запобіжних пристроїв працівникам в індивідуальне користування (застосовується при автоматизованій обробці облікових даних.)
Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів (форма № МБ-8) застосовується для оформлення списання зношених і непридатних для подальшого використання малоцінних і швидкозношуваних предметів.
Основні рахунки і субрахунка застосовуються при обліку матеріально-виробничих запасів
Матеріали зі складів і з комор відпускаються для виробництва будівельних і монтажних робіт, на господарські потреби.
Відпускаються матеріали зі складів і з комор тільки з дозволу певних посадових осіб. Однією з основних завдань матеріального обліку є попередній і послідовний контроль за витрачанням матеріалів на виробництві.
Мета попереднього контролю - не допускати відпуску матеріалів у виробництво понад кількість, передбаченого нормами на заданий обсяг робіт. Такий контроль здійснюється за лімітно-забірними картками. Лімітно-забірні картки - це свого роду дозвіл на поступовий відпустку протягом місяця матеріалів на виробництво. Лімітування витрат матеріалів проводиться плановим або виробничим відділом при складанні місячних оперативних планів ділянок виконавців робіт. Лімітно-забірна карта виписується кожному виробнику робіт у двох примірниках на один або кілька видів матеріалів (номенклатурних номерів). Карта реєструється в реєстрі, після чого один примірник передається виконавцю робіт, а другий на склад. Реєстр карт передається в бухгалтерію. Відпуск матеріалів зі складу проводиться тільки після пред'явлення примірника лімітно-забірної карти, що знаходиться у виконроба. Відпущений кількість матеріалів записується в обох примірниках карти і підтверджується підписом одержувача (на примірнику, що знаходиться на складі) та завідувача складом (на примірнику одержувача). Таким чином, лімітна картка це накопичувальний видатковий документ. Після закінчення місяця обидва примірника лімітно-забірних карт надходять до бухгалтерії, де вони звіряються і таксує. Матеріали, не є необхідною умовою повсякденно, відпускають за разовими вимогам, що виписуються в двох примірниках начальником дільниці, начальником цеху або виконавцем робіт.
Склад може відпускати тільки ті матеріали і в таких кількостях, які вказані в лімітно-забірної карті або вимогах. Заміна матеріалу не дозволяється. Відпуск матеріалів не в тих кількостях, які вказані у вимогах, допускається тільки в тих випадках, коли це викликається станом упаковки, габаритами, тарою і т. П.
Рахунок 10 «Матеріали».
Призначений для реєстрації інформації про наявність та рух належних підприємству сировини, матеріалів, палива, запасних частин і т.п. цінностей.
Матеріали враховуються на рахунку 10 «Матеріали» за фактичною собівартістю їх придбання або обліковими цінами. Фактична собівартість придбання або заготовляння матеріалів складається з вартості за цінами придбання і витрат по заготівлі і доставці цих цінностей на підприємство. При цьому бухгалтеру вкрай важливо знати перелік витрат, що включаються в законний склад витрат по заготівлі і доставці матеріалів на підприємство - цей перелік регулюється відповідними нормативними актами. За участю матеріалів за обліковими цінами різниця між вартістю цінностей за цими цінами та фактичною собівартістю придбання цінностей відображається на рахунку 16 «Відхилення у вартості матеріальних цінностей».
До рахунку 10 «Матеріали» можуть бути відкриті субрахунка:
10-1 - Сировина і матеріали;
10-2 - Куплені напівфабрикати і комплектуючі вироби, конструкції і деталі;
10-4 - Тара і тарні матеріали;
10-5 - Запасні частини;
10-6 - Інші матеріали;
10-7 - Матеріали, передані в переробку на сторону;
10-8 - Будівельні матеріали;
10-9 - Інвентар та господарські речі.
Залежно від прийнятої підприємством організації обліку, надходження матеріалів може бути відображено з використанням рахунків 15 «Заготівельні і придбання матеріалів».
Аналітичний облік за рахунком 10 «Матеріали» ведеться за місцями зберігання матеріалів і окремим їх найменуванням (видом, сортами, розмірами і т.д.). Це дозволяє в будь-який момент перевірити їх наявність і вартість. Рахунок 10 активний, він відображає вкладення коштів в матеріали сировину [1], [13].