Відокремлений підрозділ організації - будь-який територіально відокремлений від неї підрозділ, за місцем знаходження якого обладнані стаціонарні робочі місця. Визнання відокремленого підрозділу організації таким проводиться незалежно від того, відображено або відбито його створення в установчих чи інших організаційно-розпорядчих документах організації, і від повноважень, якими наділяється зазначений підрозділ.
Порядок ведення бухгалтерського обліку організації, що має відокремлені підрозділи, а також документообіг. залежить від характеру і обсягу повноважень, які представляє головна організація своїм відокремленим підрозділам.
Організація може або зобов'язати свою філію самостійно вести бухгалтерський облік здійснюваних ним операцій з оформленням відокремленого балансового звіту, або позбавити його цих повноважень, організувавши бухгалтерський облік в цілому в головної організації. В останньому випадку необхідно організувати чітку систему своєчасного і повного збору і передачі з відокремлених підрозділів первинних документів для відображення їх в бухгалтерському обліку організації.
-
Порядок ведення бухгалтерського обліку
Для організацій, що мають відокремлені підрозділи, більш прийнятна система організації бухгалтерського обліку, заснована на передачі останнім повноважень щодо самостійного ведення такого обліку в частині здійснюваних ними фінансово-господарських операцій.
Головна організація відображає в бухгалтерському обліку тільки фінансово-господарські операції, безпосередньо здійснювані нею, а бухгалтерську звітність юридичної особи оформляє шляхом підсумовування показників як власних облікових регістрів, так і показників внутрішньої бухгалтерської звітності відокремлених підрозділів.
Разом з тим відображення в бухгалтерському обліку операцій по перерозподілу майна між головною організацією та відокремленими підрозділами, між самими відокремленими підрозділами, а також по формуванню собівартості продукції (робіт, послуг), виробленої кількома відокремленими підрозділами, здійснюється одночасно в декількох сегментах бухгалтерської служби організації. Тому дані операції не можуть бути відображені в бухгалтерському обліку та внутрішньої бухгалтерської звітності тільки головної організації або одного з її відокремлених підрозділів. Показники бухгалтерської звітності по взаєморозрахунках головної організації з відокремленими підрозділами, а також цих підрозділів між собою повинні бути сформовані на підставі даних регістрів бухгалтерського обліку головної організації або відокремленого підрозділу, сформованих на підставі первинних облікових документів.
Помилкою є формування фінансової звітності організації, що має відокремлені підрозділи, тільки на підставі даних внутрішньої бухгалтерської звітності відокремлених підрозділів.
-
документообіг
У головний офіс (відповідно до затверджених керівником організації в обліковій політиці термінами) передаються всі оформляються поза його розташування первинні облікові документи, якщо філія (представництво) не виділено на окремий баланс, а також при проведенні операцій з відокремлене майно.
Отримавши їх, бухгалтерія організації відображає результати здійснених такими відокремленими підрозділами фінансово-господарських операцій в бухгалтерському обліку головного офісу.
До первинних облікових документів, що передаються з філій (представництв) організації, прикладається реєстр передачі, в якому обов'язково зазначаються:- найменування філії (представництва);
- період, за який передаються документи;
- перелік переданих документів із зазначенням їх найменувань, дат оформлення, натуральної і вартісної оцінок, підписами оформили їх осіб;
- розписки відповідальних посадових осіб головного офісу та філії (представництва) про прийом-здачу документів.
Реєстр оформляється в двох примірниках: відповідно для головного офісу та філії (представництва). Якщо первинні облікові документи передаються філією не безпосередньо в головний офіс, а в інший відокремлений підрозділ організації, виділене на окремий баланс, реєстр прийому-передачі оформляється в трьох примірниках. При цьому бухгалтер відокремленого підрозділу, виділеного на окремий баланс, робить в екземплярі реєстру, призначеному для передачі в головний офіс, позначку про наявність отриманих первинних облікових документів у своєму бухгалтерському обліку.
-
Організація бухгалтерії в філії
Більш прийнятним є передача відокремленим підрозділам повноважень щодо самостійного ведення такого обліку в частині здійснюваних ними фінансово-господарських операцій. При цьому в кожній філії (представництві) створюється самостійна бухгалтерія, що є складовою частиною єдиної бухгалтерської служби організації. Бухгалтерія філії відображає здійснювані їм фінансово-господарські операції в своєму відокремленому обліку в терміни, визначені обліковою політикою організації. Для забезпечення достовірності бухгалтерського обліку внутрішньогосподарських розрахунків обмін інформацією між головним офісом організації та її філіями (представництвами), виділеними на окремий баланс, а також такими підрозділами між собою організовується:
- шляхом прямого імпорту даних бухгалтерського обліку відокремлених підрозділів в бухгалтерський облік головного офісу організації або інших її філій (представництв);
- з оформленням авізо (по регламентованої облікової політикою організації формі) на передачу в бухгалтерський облік відповідного підрозділу організації сумарних даних про рух майна, грошових коштів, витрат, зобов'язань і фінансових результатів.
Імпорт в бухгалтерський облік головного офісу всіх оформлених у відокремлених підрозділах організації бухгалтерських проводок здійснюється відповідно до правил, встановлених розробниками застосовуваного в організації для ведення бухгалтерського обліку програмного забезпечення.
З метою документального оформлення такого імпорту, а також контролю за своєчасністю та повнотою передачі даних складаються реєстри передачі із зазначенням, від кого і кому передані дані бухгалтерського обліку, кількості переданих бухгалтерських проводок, номенклатури, кількості, вартості та місць зберігання відповідних первинних облікових документів.
Щоб контролювати наявність і стан активів і пасивів кожного філії (представництва), при організації бухгалтерського обліку внутрішньогосподарських розрахунків доцільно застосовувати так звані трирівневі номера субрахунків наступної структури - 79-X-XX-XX-X, де:- перші три знаки - номер рахунку (79 "Внутрішньогосподарські розрахунки", субрахунок 1 "Розрахунки по виділеному майну" або 2 "Розрахунки за іншими поточними операціями");
- четвертий і п'ятий знаки - порядкові номери відокремлених структурних підрозділів, в яких знаходяться ті чи інші активи і пасиви організації (2, 3; головному офісу для організації обліку у відокремлених підрозділах присвоюється окремий порядковий номер - 1);
- шостий, сьомий і восьмий знаки - номера використовуваних в структурних підрозділах організації рахунків і субрахунків бухгалтерського обліку відповідно до Плану рахунків.