Чи можна оформляти один РКО на кілька людей (список) відправляються у відрядження? у нас універсальна форма виписки під звіт - виписуємо відомістю, внизу присвоюється номер РКО, який заноситься в касову книгу із загальною сумою. Чим загрожує така виписка?
За відсутність касових документів організацію можуть оштрафувати.
Відсутність первинних документів є грубим порушенням правил ведення бухгалтерського та податкового обліку. За це передбачена адміністративна та податкова відповідальність.
Якщо направляєте у відрядження кілька співробітників, то гроші можна видати одному з них. Законодавство не забороняє видавати гроші на відрядження відповідальній особі. Таку форму видачі закріпіть наказом керівника. У ньому вкажіть обов'язок відповідального співробітника своєчасно оплачувати проїзд і послуги проживання в готелі.
Сергія Розгляну. дійсного державного радника РФ 3-го класу
Як оформити і відобразити в бухобліку видачу авансу на відрядження по Росії
Загальні правила видачі
При видачі авансу потрібно дотримати наступні правила: *
- гроші не можна видати, якщо працівник не відзвітував за підзвітними сумами, отриманими ним раніше;
- сума авансу повинна бути видана на підставі заяви співробітника.
Бухоблік: видача готівки з каси
У бухобліку видачу співробітникові авансу на відрядження по Росії відобразіть проводкою:
Дебет 71 Кредит 50
- видано під звіт гроші відрядженому працівникові.
з рекомендації
Олени Попової, державного радника податкової служби РФ I рангу
Як оформити прибутковий і видатковий касовий ордер. журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів
Видатковий касовий ордер
- запис про суму готівки, що видаються під звіт;
- запис про термін, на який видаються готівка;
- підпис керівника;
- дата.
Як заповнювати РКО
У рядку «Додаток» перерахуйте додаються первинні та інші документи (рахунки, заявки на видачу грошей і т. Д.). Вкажіть номер і дату складання документів.
Як працювати з РКО: порядок дій
Етап 1. Касир перевіряє: *
- чи є в ордері всі необхідні підписи і чи відповідають вони наявними у касира зразків;
- чи відповідають суми цифрами сум прописом;
- чи всі документи, які перераховані в ордері, є в наявності;
- збігаються П. І. Б. в ордері до даних паспорта або іншого документа, який пред'являє отримувач грошей.
Етап 2. Касир готує суму готівки для видачі і передає видатковий ордер одержувачу для проставлення підпису.
Етап 3. Одержувач в видатковому касовому ордері ставить підпис.
Етап 4. Касир перераховує підготовлену до видачі суму грошей так, щоб одержувач міг спостерігати за його діями, і видає йому гроші в сумі, зазначеній у видатковому касовому ордері.
Етап 5. Одержувач готівки перераховує під наглядом касира отримані ним гроші. Якщо одержувач не зробить цього, то він не зможе в подальшому пред'явити претензії касиру за сумою отриманих готівки.
Етап 6. Касир підписує видатковий ордер.
Чим загрожує відсутність касових документів
Увага: за відсутність касових документів організацію можуть оштрафувати.
Відсутність первинних документів є грубим порушенням правил ведення бухгалтерського та податкового обліку. За це передбачена адміністративна та податкова відповідальність. *
Такий порядок встановлений статтею 15.11 Кодексу РФ про адміністративні правопорушення та статтею 120 Податкового кодексу РФ.
Андрія Кизимова, заступника директора департаменту податкової і митно-тарифної політики Мінфіну Росії
Як діяти, якщо у відрядження відправлені кілька людей. Аванс виданий одному співробітнику
Авансовий звіт можна оформити на одну людину. Пояснюється це наступним.
Якщо направляєте у відрядження кілька співробітників, але гроші видаєте одному з них, то слід призначити останнього відповідальним. Він і буде звітувати за відрядження.
Законодавство не забороняє видавати гроші на відрядження відповідальній особі. Таку форму видачі закріпіть наказом керівника. У ньому вкажіть обов'язок відповідального співробітника своєчасно оплачувати проїзд і послуги проживання в готелі.
Приклад оформлення відрядження на двох співробітників
Співробітники «Альфи» Ю.І. Колесов і А.І. Іванов спрямовані у відрядження в Саратов на три дні. Аванс на відрядження видано Іванову в розмірі 12 600 руб. Він був призначений відповідальним за відрядження. Він же купував квитки, вартість кожного - 1200 руб. Послуги з проживання оплатив Іванов за двох в сумі 6000 руб. і рахунок за готель був оформлений на нього (в одному рахунку два прізвища). У Колесова документів на проживання немає.
Після відрядження Іванов відзвітував за двох. До авансового звіту він доклав рахунок з готелю і квитки.
В авансовому звіті відображені такі статті витрат:
- витрати на проїзд - 2400 руб .;
- витрати на проживання - 6000 руб .;
- добові - 4200 руб.
Разом 12 600 руб.