Факсиміле - від давнини до наших днів
Прабатьком сучасного факсиміле можна вважати древньому знакові (часто із зображенням тварини), який наші предки ставили на майно або худобу, щоб позначити свою власність. Це допомагало при вирішенні спорів та розбіжностей з приводу визначення власника будь-якої матеріальної цінності.
Поступово друку набували більш цивілізованого вигляду, замість знаків і картинок на них стали з'являтися іменні герби, що засвідчують особу власника друку. Використовувалися вони для завірення різних документів. Друку такого виду, до якого ми всі звикли, вперше з'явилися на Стародавньому Сході, де добре була розвинена торгівля - ними скріплювалися торгові договори.
У наш час можна зустріти величезну різноманітність печаток і штампів - від штампика «Погашено», використовуваного в касових документах, до гербових печаток, які вінчають важливі урядові постанови.
Однією з різновидів сучасної преси є факсиміле. Словники розшифровують цей термін як «точне відтворення графічного оригіналу фотографічним або друкованим способом». Комерсанти ж під цим словом мають на увазі кліше-друк, що відтворює підпис офіційної особи.
Факсиміле на договорі
Пояснимо на прикладі, чи можна ставити факсиміле на рахунку-фактурі і які несподіванки можуть його підстерігати, якщо він вирішить їм скористатися.
Директор ТОВ «Побутові прилади» Константинов Р. П. за своїми посадовими обов'язками змушений підписувати щодня сотні документів (договори, угоди, рахунки, накладні, акти та ін.). Щоб скоротити свої трудовитрати на підписання гори документів, він замовив собі факсиміле і став його використовувати. Крім того, при від'їзді у відрядження він залишав його в бухгалтерії, щоб папери не накопичувалися в його відсутність, а були своєчасно підписані.
Таке легкодумство директора обернулося для нього серйозними проблемами: один з його контрагентів довгий час не погашав свою заборгованість, але при зверненні до судових органів для стягнення з нього боргу ТОВ «Побутові прилади» виявилося стороною, що програла, а борг - безнадійним до стягнення. Причина - проставлення факсиміле на договорі та акті із зазначеним контрагентом в той час як угода про застосування факсиміле відсутнє, а договір відповідного застереження не містив.
Важливо! Факсиміле можна використовувати для підписання тих документів, які не повинні накладати на підписувача матеріальну відповідальність (ч. 2 ст. 160, п. 3 ст. 2 ГК РФ).
Факсиміле на первинці і рахунках-фактурах
Але це були ще не всі сюрпризи, пов'язані з факсиміле: головбух ТОВ «Побутові прилади» теж був погано обізнаний в питаннях правомірності застосування факсиміле на рахунку-фактурі і первинці, тому допускав до обліку такі документи від контрагентів. З цієї причини після перевірки податківцями ТОВ «Побутові прилади» частина податкових відрахувань і витрат зняли, донараховано ПДВ та податок на прибуток.
Відстоюємо відрахування за рахунком-фактурою з факсиміле
Які ж комерсанту потрібно зробити кроки, щоб факсиміле на рахунку-фактурі не підносить неприємних сюрпризів?
Знижуємо ризики при роботі з факсиміле
Якщо керівник і головбух не мають можливості підписувати рахунки-фактури, можна знайти інші виходи з цієї ситуації - наприклад, передоручити право підпису рахунків-фактур іншим особам. Для цього потрібно оформити локальний акт (наказ, розпорядження тощо.) Або закріпити повноваження довіреністю і в рахунку-фактурі поруч з підписом і розшифровкою уповноваженої особи вказати реквізити наказу або доручення. Якщо довіреність на право підписання рахунків-фактур видасть ІП, в рахунку-фактурі потрібно буде вказати реквізити відразу двох документів - виданої довіреності та свідоцтва про держ. реєстрації ВП.
Факсиміле і електронний документообіг
Застосування факсиміле покликане зекономити час, але при цьому юридична сила рахунки-фактури як документа, що обґрунтовує податкові відрахування, різко знижується. У такій ситуації комерсанта хвилює, чи існує спосіб, при якому і час можна заощадити, і з вирахуванням у покупця проблем не виникне.
На сьогоднішній день проблему з факсиміле можливо вирішити за допомогою переходу на електронний документообіг. При цьому електронні документи, якими обмінюються контрагенти, повинні відповідати всім вимогам, що пред'являються до первинних документів, і підписані електронно-цифровим підписом (ЕЦП).
Електронний рахунок-фактура - альтернатива факсиміле
Можливість застосовувати електронні рахунки-фактури закріплена в п. 1 ст. 169 НК.
Переваги електронного рахунку-фактури перед факсиміле
По-перше, для підписання Есф не потрібно особистої присутності керівника і головного бухгалтера (або уповноважених осіб) - достатньо однієї кваліфікованої електронно-цифрового підпису (п. 6 ст. 169 НК). Факсиміле, звичайно, теж не вимагало особистої присутності при підписанні рахунки-фактури, однак ризики відмови в відрахуваннях ПДВ при цьому були високі, в той час як Есф позбавлений цього значимого нестачі.
По-друге, застосування Есф економить значно більше часу, ніж використання для підписання рахунків-фактур факсиміле. Крім того, скорочуються витрати на роздруківку паперових примірників і відпадає необхідність витрачатися на доставку рахунків-фактур контрагенту - це бере на себе оператор ЕДО.
Говорячи про переваги Есф, не можна обійти його можливі недоліки. Оскільки обмін Есф можливий тільки по каналах зв'язку через спецоператора, при відсутності доступу до Інтернету або технічний збій автоматизованих систем сторін угоди і оператора неможливим стає повідомлення про набуття Есф покупцем. Есф в цьому випадку не вважається виставлених (пп. 1.10 і 1.11 порядку, затв. Наказом № 174н), внаслідок чого продавцеві доводиться оформляти паперовий рахунок-фактуру.
- Факсиміле на рахунках-фактурах використовувати не рекомендується, так як в цьому випадку право на податкові відрахування доведеться доводити в суді, результат якого важко передбачити.
- Позбавити комерсанта від підписання рахунків-фактур і при цьому обійтися без факсиміле можливо, якщо передоручити цей обов'язок уповноваженим особам (на підставі наказу або доручення).
- Ще один спосіб відмовитися від факсиміле на цих документах - використовувати електронні форми. Це дозволить заощадити час, позбутися від претензій контролерів, заощадити на роздруківці паперових примірників і т. Д.