Як ви оцінюєте успішність проведеної наради? Напрошується проста відповідь: важливо, наскільки точно і повно результати наради відповідають початковим цілям. Якщо ви хотіли виробити якесь колективне рішення, розробити маркетингову кампанію, усунути розбіжності з питань бюджету і досягли поставленої мети, можна сказати, що нарада пройшла успішно.
Але у проведеної наради може бути далеко не один результат і цілий "букет" наслідків. А якість колективного рішення, складеного плану, або варіанти вирішення цієї проблеми може не збігатися з вашими очікуваннями, але при цьому відповідати ситуації, що склалася.
Більше того, ви можете і не досягти головної мети, але це ж не привід не помічати прогрес, досягнутий за рахунок інтенсивної колективної роботи.
Нехай команда і не впоралася із завданням повністю, цілком можливо, що між учасниками наради виникли нові зв'язки, вони отримали важливу інформацію про суть проблеми і про своїх колег, висунули нові ідеї, які в кінцевому підсумку принесуть результат.
Іншими словами, визначити реальну міру успішності наради не так просто. Її можна оцінювати за чотирма напрямками:
Нарада була продуктивною?
Наскільки ефективно ви витратили час? На нараді були присутні тільки ті люди, чия участь було необхідно для прийняття рішення? Захід тривав рівно стільки, скільки потрібно?
Основна мета досягнута?
Як близько ви підійшли до вирішення завдань, через які скликались нарада? Чи є ясність з приводу прийнятого рішення? Чи розуміють учасники наради, що відбудеться за його підсумками? Чи всім зрозумілі їхні подальші дії? Чи всім зрозуміла їхня особиста відповідальність за реалізацію узгодженого плану роботи?
Що зміниться в подальшій роботі учасників після наради?
Кожне проведена нарада це невеликий крок до досягнення зрілості і зростання професійної кваліфікації вашої команди. Навіть якщо вам не вдалося повністю вирішити основну проблему, але певний прогрес є, і робочі відносини між учасниками покращилися, нараду можна вважати частково вдалим.
Як учасники наради оцінюють його ефективність?
Це повністю суб'єктивний параметр, однак колективний розум учасників совещаній- потужний інструмент для оцінки загальної ефективності (хоча б з їх точки зору).
Чому це важливо?
Єдиний спосіб поступово зробити наради краще - постійно оцінювати їх ефективність. Застосовувати одержуваний досвід на практиці і робити все необхідне для досягнення бажаних результатів.
Присвячуйте останні п'ять хвилин кожного наради групового розбору польотів. Обговоріть зі своєю командою, як пройшла нарада, що можна поліпшити. Поступово ви збудуєте корпоративну культуру, де цінуються конструктивні діалоги. Заодно ви подасте чіткий сигнал, що вам важливо, як пройшла нарада і ви хочете, щоб наступна зустріч стала краще і продуктивніше.
Є один дуже простий, але хороший питання: "Що б ви зробили по-іншому за підсумками сьогоднішнього діалогу"? Якщо ваша команда відповість "нічого", варто подумати про інші способи продуктивного використання часу і сил, що витрачаються на наради.
Уважно спостерігайте, як проходять наради і вчіться на помилках. А головне, ніколи не забувайте: ви не можете управляти тим, що не в змозі оцінити.