У багатьох організаціях одночасно з зарплатою видають і різні виплати, належні фізособам. І зрозуміло бажання бухгалтерів включити їх в розрахунково-платіжну або платіжну відомість, щоб видати за одним документом все і відразу. Але чи безпечно включати в відомість незарплатних суми або краще складати на них окремі РКО? Відповідаємо на запитання читачів в нашій статті.
Що дозволено видавати по зарплатній відомості
(?) В деяких наших відокремлених підрозділах зарплата видається готівкою за відомістю. Чи дозволено включати в видається за відомістю суму незарплатних виплати працівникам - відшкодування витрат на відрядження, лікарняні тощо?
І. Захарчук, Новосибірська обл.
- відшкодування витрат на відрядження;
- соцстрахівські допомоги;
- компенсація за використання в роботі особистого майна;
- дивіденди;
- відшкодування представницьких витрат;
- аліменти.
Також призначені для таких виплат гроші можна зберігати в касі понад ліміт протягом терміну виплати зарплати. Перевищувати ліміт протягом цього терміну (але не більше 5 робочих днів 5) можна тільки на суми, які включені у відомість "по праву".
- матеріальна допомога працівникам;
- відшкодування плати працівників за дитячий сад;
- вихідну допомогу;
- суми, нараховані при звільненні у зв'язку зі скороченням чисельності, ліквідацією організації;
- одноразову допомогу при виході на пенсію.
І. Захарчук, Новосибірська обл.
Оскаржити факт видачі грошей в такому випадку не можна, оскільки у відомості є підпис одержувача. Однак інспекція може вдатися до спроб оштрафувати за недотримання порядку зберігання вільних грошей - простіше кажучи, за перевищення ліміту каси 7. Він буде порушений, якщо суми, включені в зарплатну відомість всупереч касовим правилами, зберігаються в дні виплати зарплати в касі понад ліміт.
Примітка. Також не можна зовсім виключити ймовірність того, що інспекція спробує оштрафувати вас за неоприбуткування 8 цієї суми, оскільки на неї не складено і не зареєстрований в касовій книзі окремий РКО. Нагадаємо, що під оприбуткуванням розуміється реєстрація в касовій книзі не тільки всіх прибуткових, але і всіх видаткових касових ордерів за день 9.
Адже якщо гроші за відомістю видавалися протягом декількох днів, то немає доказів того, що видані по ній незарплатних суми відображені в касовій книзі саме в день їх видачі. У відомості не вказують дату видачі по кожній окремій сумі.
Якщо ж гроші за відомістю видавалися протягом одного дня, то, швидше за все, інспекція не стане чіплятися. Тоді на кінець цього дня вже був складений на підставі відомості і зареєстрований в касовій книзі РКО. Тобто видана сума в касовій книзі врахована вчасно, нехай і не окремо, а в складі підсумкової суми за відомістю.
Годяться чи зарплатні відомості для оформлення виплат за цивільно-правовими договорами
(?) Чи буде порушенням касової дисципліни видача за відомістю сум, щомісячно виплачуються організацією фізособам, які не є ІП, за укладеними з ними цивільно-правовими договорами?
Е. Борзенкова, бухгалтер
- під працівниками розуміються також ті фізособи, з якими у організації укладені цивільно-правові договори 11;
- під іншими виплатами працівникам розуміються виплати, включені відповідно до методології заповнення форм федерального державного статистичного спостереження в фонд заробітної плати 12. А в нього входить винагорода за роботи і послуги за цивільно-правовими договорами з фізособами (НЕ ІП). Це випливає з статистичної форми N П-4 і п. 88 Вказівок щодо її заповнення 13.
- видавати такі суми за відомістю;
- зберігати їх в касі понад ліміт протягом терміну виплати зарплати (не більше 5 робочих днів).
Але проблема в тому, що форми відомостей призначені для розрахунку і виплати зарплати працівникам - про це прямо сказано у Вказівки щодо їх заповнення 14. Причому тут під працівниками вже повинні розумітися ті, з ким укладені трудові договори. Та й сконструйовані відомості під виплату грошей працюють за трудовим договором. Особливо розрахунково-платіжна відомість - в ній є графи з зазначенням посади, тарифної ставки, відпрацьованого часу і т.п.
Примітка. Ви не можете прибрати графи з форм платіжної і розрахунково-платіжної відомостей. Порядок ведення касових операцій зобов'язує вас використовувати саме держкомстатівські форми 15.
Тому регулярна щомісячна виплата винагороди за такою відомості може стати для перевіряючих з фондів зайвим приводом до того, щоб спробувати перекваліфікувати цивільно-правовий договір у трудовій (навіть якщо в графах з "трудовими" показниками ви поставите прочерк) і донарахувати вам внески. А оскаржувати донарахування доведеться в суді.
Так що безпечніше складати на такі виплати окремі РКО. Як в цьому випадку скористатися правом тримати готівку на них в касі понад ліміт протягом терміну виплати зарплати? Адже суму, яка може перевищувати ліміт, перевіряючі касу податківці зазвичай встановлюють по платіжній або розрахунково-платіжної відомості (саме вона є розпорядженням директора видати зарплату готівкою). Можна суто в касових цілях складати окремий загальний розпорядчий документ за підписом директора про виплату з каси протягом певного терміну (не більше 5 робочих днів) зарплати і всіх інших сум, які по "статистичним" правилам входять до фонду зарплати, включаючи і винагороди за цивільно -правових договорів: стільки-то видати за відомістю, стільки-то - по РКО.
На що видається працівникові орендну плату складіть РКО
(?) Наше ТОВ щомісяця платить заступнику директора за оренду автомобіля. Видаємо ці гроші з каси разом із зарплатою. Договір оренди - це теж цивільно-правовий договір. Чи вірно ми розуміємо, що на цій підставі можна зберігати в касі орендну плату в зарплатні дні понад ліміт і видавати одній загальною сумою разом з зарплатою по платіжній відомості?
Е. Борзенкова, бухгалтер
Невірно. За правилами заповнення статистичних форм в фонд зарплати 16 включаються виплати тільки по тим цивільно-правовими договорами, які передбачають виконання робіт та надання послуг. Податківці розглядають оренду як послугу тільки в цілях ПДВ та застосування ККТ. Тому орендну плату за відомістю краще не видавати - це буде суперечити касовим правилам. Складіть на неї окремий РКО.