І. Соколова
Де і як зберігати документи
Підготовка справ для передачі в архів організації ділиться на основні стадії:
- формування справ;
- оформлення справ;
nbsp-; експертиза цінності документів.
Формування справ починається з початку року на поточний календарний рік (за винятком справ, які містять документи, не завершені протягом року) відповідно до затвердженої номенклатури справ.
Документи формуються в справи відповідно до термінів зберігання. Документи, що має довготривалий - більше 10 років - термін зберігання в подальшому підлягають архівної обробки і передачі їх на державне зберігання. До таких документів належать:
- трудові договори і додаткові угоди до них;
- договори підряду;
- книга обліку, прийому, переміщення працівників;
- накази по особовому складу (прийом, переміщення, звільнення, преміювання);
- штатний розклад;
- особові картки (ф.Т-2) співробітників;
- особисті справи співробітників;
- списки працівників, зайнятих на виробництві з шкідливими умовами праці;
- табелі та наряди працівників шкідливих професій;
- акти про нещасні випадки на виробництві;
- особові рахунки працівників або розрахунково - платіжні відомості по заробітній платі.
При проведенні експертизи цінності документів виділяються справи з простроченим терміном зберігання до знищення і підлягають передачі на державне зберігання.
Документи, що знаходяться в розсипи, формуються в справи і підлягають повному оформленню: підшивання або оправлення справи, нумерація аркушів, складання засвідчувального напису справи, складання внутрішнього опису документів, оформлення обкладинки справи.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню, при цьому дозволяється не проводити пересістематізацію документів у справі, які не нумерувати аркуші справи і не складати завірчі написи.
На жаль, потрапляючи в державний архів, документи знаходяться в різному, найчастіше неврегульованих стані, що значно знижує їх інформативну цінність і можливість повноцінного використання.
У цьому випадку співробітники архіву, змушені починати роботу з підготовки справ для подальшого зберігання з проведення експертизи їх цінності, заново формувати справи і розробляти або вдосконалити вже наявний науково-довідковий апарат.
Ці фактори відіграють визначальну роль в прагненні державних архівів до первісної правильній постановці, організації і веденні діловодства, а також упорядкування поточного зберігання документів в організаціях.