Будь-яка організація, незалежно від своїх обсягів і форми власності, змушена працювати з фінансовою документацією. Це розрахунки з клієнтами, постачальниками, сплата податків та багато інших важливих фінансові питання.
Платіжне доручення - це один з важливих моментів в роботі будь-якої організації і тому необхідно з усією відповідальністю підійти до оформлення даного документа, а також смердіти, де саме його взяти і які моменти необхідно буде туди включити.
Поняття платіжного доручення
У будь-якій організації є свій розрахунковий рахунок в банку. Платіжне доручення керівника підприємства або бухгалтера - це документ, який є своєрідним розпорядженням банку перевести певну суму з цього рахунку на рахунок іншого підприємства (одержувача).
Згідно з бухгалтерськими позначенням платіжне доручення - це первинний документ. Саме ним повинні бути підкріплені всі витрати, зазначені в балансі.
Складаючи платіжне доручення, необхідно пам'ятати про черговість будь-якого платежу. У рідкісних випадках вона призначається безпосередньо представником організації, який надає даний бланк. У більшості випадків черговості платежів визначаються на законодавчому рівні.
Для прикладу: платежі до Податкової Інспекції будуть більш пріоритетними, ніж розрахунки з постачальниками. Це має на увазі, що в разі нестачі грошей на рахунку компанії для оплати всіх платіжних доручень кошти будуть списані на оплату тих, які мають більший пріоритет. У міру надходження грошей на рахунок будуть проведені списання за дорученнями, які знаходяться слідом в черзі.
зазначені відомості
Якщо деякі документи організації можуть бути оформлені в довільній формі, то фінансові бланки повинні мати чітку структуру. Неправильне оформлення подібних документів буде суворим порушенням. Крім того, в ряді випадків при неправильному оформленні бланка сама фінансова операція буде неможлива.
До основних даними, які потрібно вказати в платіжному дорученні, відносяться:
- рахунок, на який потрібно переказати кошти;
- покладена сума. яка буде перераховуватися;
- заснування. В даному випадку мається на увазі рахунок-фактура, договір або будь-яка інша причина переказу коштів;
- дата видачі, підпис і печатка представника організації. яка видає платіжне доручення;
- номер рахунку. з якого необхідно буде перерахувати вказану суму.
способи складання
Багатьох, хто тільки починає всерйоз займатися бізнесом і хто до цього був знайомий не дуже тісно з складанням фінансових документів, турбує питання - де взяти фінансове доручення.
Можна виділити 3 основні способи знайти даний бланк:
- у банку;
- скласти самостійно;
- використовувати інтернет-банкінг.
За фактом суть документа не змінюватиметься в залежності від того, яким чином він був підготовлений. Юридичну силу платіжне доручення також буде мати однакову. Змінюється при цьому комісія, яку необхідно буде заплатити за підготовку даного бланка. Часто банки стягують досить чималі суми за підготовку подібних бланків і тому доводиться справлятися із завданням самостійно, щоб просто не переплачувати зайві кошти.
Кожен спосіб має свої плюси і мінуси, які слід врахувати, перш ніж вибрати оптимальний для себе варіант.
Отримання в банку
Будь-який клієнт, що має розрахунковий рахунок в банку, може звернутися до його працівникам, які допоможуть підготувати платіжне доручення. При цьому подібний спосіб є найменш популярним серед бухгалтерів. У банк представники підприємств звертаються тільки в самих крайніх випадках, коли потрібно терміновий переказ грошових коштів і при цьому немає часу готувати документ самостійно.
Хоча в даній ситуації клієнт і застрахований повністю від будь-яких помилок, які можливо допустити при складанні, але цей спосіб настільки непопулярний через високі комісій, який стягуються усіма банками за подібні послуги. З урахуванням того, що платіжні доручення великим компаніям доводиться видавати дуже часто, то переплата тут буде досить відчутною.
самостійне складання
Ще буквально кілька років тому цей спосіб був найпоширенішим. Зараз все більше компаній переходять на інтернет-банкінг для оформлення фінансових документів, але все ж серед невеликих за розміром організацій платіжні доручення в такому форматі залишаються популярними.
Створити платіжне доручення можливо за допомогою будь-якої бухгалтерської програми. Найпоширенішою є 1С. Також це можливо зробити навіть просто за допомогою exel. але для цього найголовніше знати, як саме має виглядати даний бланк і яку основну інформацію необхідно в ньому вказати.
Коли організація відкриває розрахунковий рахунок у банку, то на нього додатково заводиться картка, в якій вказується печатку підприємства і підпис керівника. Вся ця інформація повинна бути вказана і на платіжному дорученні. На даний момент законодавством допускається відсутність своєї друку у компанії, тому її можна не вказувати на бланку, але тільки якщо в картці рахунку вона також відсутня.
Після складання фінансового документа його необхідно віднести в офіс банку. При цьому зробити це може особисто керівник або особа, у якого є довіреність на вчинення подібних дій.
Інтернет банкінг
Останнім часом цей спосіб стає все більш популярним. Це пояснюється максимальною зручністю та швидкістю підготовки документа. Для його передачі немає необхідності їхати в банк - все можливо зробити протягом 2 хвилин, не виходячи з офісу.
Також перевага способу в тому, що відправити документ можливо десь завгодно, просто маючи доступ в інтернет. Сучасні технології вже дозволяють це зробити навіть просто за допомогою мобільного додатку.
Коли клієнт відкриває розрахунковий рахунок і потім реєструє інтернет-банкінг йому надається можливість оформити електронний підпис. Після цього підписати і відправити платіжне доручення в банк можна по інтернету.
Перевага тут ще й в тому, що подібні проводки можливо відправляти в банк в будь-який час. Тобто платіж автоматично стане в чергу на відправку як тільки банк почне свою роботу і для цього не потрібно з самого ранку їхати в офіс.
Деякі керівники підприємств ще з побоюванням ставляться до подібного способу, але насправді цифрові підписи мають надійну ступінь захисту, яка забезпечує повну безпеку.
Хоча за використання даної функції і стягується також додаткова плата, але зате це дозволяє помітно прискорити процес переказу грошових коштів і заощадити масу часу, який потрібно витрачати на складання фінансових документів вручну і на дорогу до офісу банку.
Дуже корисна інформація!