Розрахунки платіжними дорученнями є широко поширеною формою розрахунків за товарними і нетоварними операціями. Як правило, ними оформлюється попередня оплата товарів і послуг. У такому випадку складається платіжне доручення на суму попереднього внеску, а після виконання умов договору вноситься залишок суми угоди. Допустима сума попередньої оплати не повинна перевищувати 50% суми договору, в цьому випадку зберігається паритет сторін. При вимозі постачальника внести 100% суми у вигляді авансу порушуються права покупця, який вилучає зі свого обороту грошові кошти і по суті кредитує постачальника. Така форма розрахунків доцільна лише за умови надання покупцю значних знижок. Схема розрахунків платіжними дорученнями представлена на рис. 1 [6].
Платіжне доручення являє собою письмове розпорядження власника рахунку банку про перерахування певної грошової суми з його рахунку (розрахункового, поточного, бюджетного, позичкового) на рахунок іншого підприємства - отримувача коштів у тому чи іншому одногородном або иногороднем установі банку. Можливості застосування в розрахунках платіжних доручень різноманітні. З їх допомогою відбуваються розрахунки в господарстві як по товарних, так і за нетоварними операціями. При цьому всі нетоварні платежі здійснюються виключно платіжними дорученнями. У розрахунках за товари і послуги платіжні доручення використовуються в наступних випадках:
- за отримані товари та надані послуги (шляхом прямого акцепту товару) за умови посилання в дорученні на номер і дату товарно-транспортного документа, що підтверджує отримання товарів чи послуг платником;
- для платежів в порядку попередньої оплати та послуг (за умови посилання в дорученні на номер договору, угоди, контракту, в яких передбачена попередня оплата);
- для погашення кредиторської заборгованості за товарними операціями;
- при розрахунках за товари та послуги за рішеннями суду та арбітражу;
- по орендній платі за приміщення, платежах транспортним, комунальним, побутовим підприємствам за експлуатаційне обслуговування та ін.
У розрахунках за нетоварними операціями платіжні доручення використовуються для: платежів до бюджету; погашення банківських позичок і відсотків по ним, перерахування коштів у позабюджетні фонди; внесків коштів у статутні фонди при установі підприємств; придбання акцій, облігацій, депозитних сертифікатів, банківських векселів; сплати пені, штрафів, неустойок і т.д. Платіжне доручення приймається банком до виконання лише за наявності достатніх коштів на рахунку платника. Для здійснення платежу може використовуватися позика банку при наявності права на її отримання. Платіжне доручення виписується платником на бланку встановленої форми, що містить всі необхідні реквізити для здійснення платежу, і видається в банк, як правило, в 4 примірниках, кожен з яких має своє певне призначення: 1-й примірник використовується в банку платника для списання коштів з рахунку платника і залишається в документах для банку; 4-й примірник повертається платникові зі штампом банку як розписки про прийом платіжного доручення до виконання; 2-й і 3-й екземпляри платіжного доручення відсилаються в банк одержувача платежу; при цьому 2-й примірник служить підставою для зарахування коштів на рахунок одержувача і залишається в документах для цього банку, а 3-й примірник додається до виписки з рахунку одержувача як підставу для підтвердження банківської проводки.
При постійних і рівномірних поставках товарів і наданні послуг покупці можуть розраховуватися з постачальниками платіжними дорученнями в порядку планових платежів. При цьому розрахунки здійснюються не по кожній окремій відвантаженні чи послузі, а шляхом періодичного перерахування коштів з рахунку покупця на рахунок постачальника в конкретні терміни і в певній сумі на основі плану відпуску товарів і послуг на майбутній місяць, квартал. Розрахунки плановими платежами - прогресивна форма перерахування платежів, так як у своїй основі має зустрічний рух грошей і товарів. Це веде до прискорення розрахунків, зниження взаємної дебіторсько-кредиторської заборгованості, спрощує техніку розрахунків, дає можливість підприємствам і організаціям заздалегідь планувати свій платіжний оборот. Кожна плановий платіж банку представляється окреме платіжне доручення, де в графі «Вид платежу» покупець вказує плановий платіж за терміном (число, місяць). Після перевірки банком правильності оформлення доручення виробляється списання коштів з рахунку платника. При відсутності коштів на рахунку покупця в день настання терміну планового платежу платіжне доручення приймається банком в картотеку неоплачених розрахункових документів з оприбуткуванням по позабалансовому рахунку № 9929 «Розрахункові документи, не сплачені в строк». Оплата його виробляється в міру надходження коштів на рахунок платника після першочергових платежів до бюджету і позабюджетні фонди. Платник може завчасно передавати банку платіжні доручення на планові платежі. В цьому випадку платіжні доручення реєструються в спеціальному журналі і оплачуються в день настання терміну платежу. Доручення за плановими платежами, строки оплати яких не настали, можуть бути відкликані платником. Чинне Положення про безготівкові розрахунки передбачає особливий порядок розрахунків платіжними дорученнями при оплаті грошових переказів через підприємства зв'язку. Підприємствам і організаціям надано право без обмеження суми здійснювати грошові перекази через підприємства зв'язку на наступні цілі:
- підприємствам в місцях, де немає установи банку, на витрати для виплати заробітної плати, щодо організованого набору робітників, для заготівлі сільськогосподарської продукції.
Розрахунки платіжними дорученнями мають ряд переваг в порівнянні з іншими формами розрахунків: відносно простий і швидкий документообіг, прискорення руху грошових коштів, можливість платника попередньо перевірити якість оплачуваних товарів, послуг, можливість використання при нетоварних платежах - що робить розрахунки платіжними дорученнями найбільш перспективною формою розрахунків.